L’utente, la chiave del successo di un progetto di e-procurement

Tradizione, anni di esperienza e una regola non scritta ci dicono chiaramente che se non riusciamo a far adottare il nuovo sistema di e-procurement a chi lo deve usare quotidianamente, possiamo scordarci il controllo dei costi e il risparmio. Se hanno o trovano un modo più semplice per soddisfare le loro esigenze di acquisto senza ricorrere all’e-procurement, lo faranno.

Il motivo è da ricercare nell’interfaccia, in quanto la maggior parte di questi sistemi si concentra sulla transazione e non sugli utenti e stabilisce flussi di lavoro tutt’altro che automatici, in quanto non contempla la possibilità che un acquisto o una transazione si riducano a un semplice click.

Pertanto, quando si affronta un progetto di e-procurement, la prima cosa che le aziende devono avere ben chiara è un piano per disinnescare la tradizionale opposizione al cambiamento offerta dalle persone che vivono in ambienti in cui le cose sono state fatte per molto tempo in modo simile, magari non facilmente, ma sulla base di una metodologia consolidata ed efficiente. Se il cambiamento non viene agevolato, l’organizzazione non sarà in grado di ottenere il controllo dei costi nella forma e nei modi consentiti da questi sistemi. Gli utenti continueranno a soddisfare le loro esigenze manualmente, i manager e i responsabili di reparto avranno una visione incompleta, i direttori e i dirigenti continueranno ad avere uno scarsissimo controllo su ciò che viene speso e, in definitiva, l’intera organizzazione ne subirà le conseguenze e perderà molteplici opportunità di risparmio su base giornaliera.

Questo nonostante il fatto che incoraggiare i professionisti, anche i più restii, a utilizzare un sistema di e-procurement in modo determinato e costante sia un compito relativamente semplice se si tiene conto della varietà di opzioni che l’azienda può mettere sul tavolo quando si tratta di valutare fondamentalmente e valorizzare questo cambiamento, e di cui deve tenere conto anche nella scelta della soluzione da implementare: la disponibilità di un’interfaccia intuitiva, la semplificazione dei processi aziendali attraverso l’acquisto induttivo e la facilità di risolvere qualsiasi incidente con un flusso di lavoro che pone l’accento sul proprietario della transazione.

Interfaccia più intuitiva

Se vogliamo aprire la strada a questo cambiamento e scegliere il sistema di e-procurement giusto, questo deve offrire un’interfaccia di acquisto induttiva attraverso un’esperienza utente più intuitiva e convincente. Ogni processo deve essere presentato in modo da riflettere il più possibile l’esperienza reale degli utenti.

Il numero di clic, finestre e scorrimenti deve essere ridotto al minimo e l’ergonomia deve essere privilegiata. Il disordine dovrebbe essere eliminato dal desktop, i collegamenti dovrebbero essere utilizzati solo se pratici, le ricerche dovrebbero essere assistite da una selezione progressiva e tutte le opzioni dovrebbero essere personalizzabili in base alle preferenze dell’utente.

Shopping induttivo

Gli standard e i processi di acquisto aziendali sono spesso eccessivamente complessi, soprattutto per coloro che non effettuano regolarmente acquisti per l’azienda. Se vogliamo che il nostro sistema di e-procurement funzioni e sia efficace, deve guidare e condurre l’acquirente attraverso un processo assistito, rispettare tutte le norme e i regolamenti aziendali senza che l’utente debba impararli o ricordarli, e soddisfare le esigenze dell’utente in termini di ciò che desidera acquistare, offrendo un’ampia gamma di possibilità.

Si tratta anche di gestire le restrizioni, senza renderle visibili e offrendo molteplici opzioni. Questo include la possibilità di acquistare al di fuori dei cataloghi aziendali o dei contratti stabiliti, così come l’accesso a eMarketplace esterni o a siti web di fornitori specifici dove l’utente sa di trovare ciò di cui ha bisogno.

Il proprietario della transazione

Vale la pena menzionare anche un’altra caratteristica fondamentale del nostro eProcurement, che semplificherà il processo di adozione o eliminazione degli acquisti tramite procedure manuali. Si tratta della piena visibilità dell’origine della transazione per ognuna delle possibili figure o parti del processo, che si tratti di una semplice richiesta, di un ordine di acquisto completo, di una richiesta di offerta o di gara, ecc. Tutti i problemi che possono sorgere durante la vita di ognuno di essi torneranno al proprietario, sia che si tratti di una richiesta da parte dell’approvatore o della risoluzione di un problema di una fattura, attraverso un flusso di lavoro elettronico. In questo modo tutto può essere fatto in modo più snello, in quanto i colli di bottiglia e altri problemi vengono eliminati dalla via più semplice: il proprietario o la creazione della transazione.

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Scritto da BDI Comunicación per aggity