IA en gestión documental: automatización y búsqueda inteligente de información

La IA en gestión documental permite automatizar la clasificación, la búsqueda y la recuperación de documentos de manera eficiente. Gracias a ella, las empresas pueden reducir el tiempo de búsqueda de información y mejorar la organización de sus archivos.

Descubre cómo la IA optimiza la gestión documental con automatización y búsqueda inteligente de información.

Las empresas manejan cada vez una mayor cantidad de datos y de información, lo que supone incurrir en un aumento de costes, así como en una reducción de la productividad. Tradicionalmente, la gestión documental ha sido una tarea laboriosa, propensa a errores y que consume mucho tiempo, lo que a menudo lleva a la pérdida de información, duplicidades y dificultades para encontrar datos relevantes en el momento en el que se necesitan.

El uso de la IA en gestión documental promete superar buena parte de estos problemas y es que, al integrar tecnologías como el procesamiento de lenguaje natural (NLP) o la indexación inteligente, las empresas pueden reducir el tiempo de búsqueda de información y mejorar la organización de sus archivos.

Las bondades son abundantes: la Inteligencia Artificial en gestión documental permite automatizar tareas repetitivas, extraer información valiosa de manera inteligente y facilitar la búsqueda de datos con una precisión y velocidad inauditas.

¿Qué es la gestión documental con IA?

La IA en gestión documental trabaja gracias a la utilización de algoritmos y técnicas de aprendizaje automático en los sistemas que se encargan de almacenar, organizar, clasificar y recuperar documentos. Su gran diferencia con respecto a los sistemas tradicionales es que éstos dependen de la intervención manual para la clasificación, indexación y búsqueda. Sin embargo, el uso de la IA en gestión documental permite automatizar todos estos procesos lo que optimiza el acceso a la información.

Las empresas que adoptan la IA en gestión documental pueden optimizar la organización de los documentos al superar las limitaciones de los sistemas tradicionales basados en metadatos manuales o estructuras de carpetas rígidas. De esta forma, los trabajadores ya no tendrán que etiquetar y organizar los documentos ya que la IA puede realizar esta indexación inteligente de documentos de manera autónoma y con una precisión mucho más efectiva.

La optimización de la organización de los documentos se consigue gracias a los algoritmos de aprendizaje automático, con los que la IA puede aprender de patrones en los datos existentes para identificar el tipo de documento (factura, informe, contrato, etc.), su contenido temático y su relevancia.

De esta forma se elimina la necesidad de intervención manual y se garantiza una coherencia en la clasificación que sería imposible de mantener a gran escala con métodos tradicionales. Los documentos se indexan no solo por su nombre o fecha, sino por su contenido semántico, lo que los hace significativamente más fáciles de recuperar.

Una de sus grandes ventajas es que el uso de la IA en archivos digitales permite dotar a los sistemas de gestión de documentos (DMS) de la capacidad de comprender su contenido, clasificarlos de manera inteligente, extraer datos relevantes y hacerlos accesibles a través de búsquedas avanzadas de información.

Es en la búsqueda inteligente de información donde la IA proporciona uno de los mayores beneficios. Tradicionalmente se emplean búsquedas basadas en palabras clave, pero los resultados que se obtienen no siempre suelen ser relevantes. Al usar la IA en gestión documental, los usuarios pueden formular preguntas en lenguaje natural y el sistema, gracias a sus capacidades de procesamiento del lenguaje natural, puede interpretar la intención de la consulta y recuperar los documentos más relevantes, incluso si no contienen las palabras exactas de la búsqueda.

Beneficios de la IA en gestión documental

Integrar la IA en gestión documental proporciona a las empresas un amplio conjunto de beneficios prácticamente desde el primer momento, lo que se traduce en una operativa más eficiente, una toma de decisiones más acertada y, finalmente, mayor capacidad para competir en los entornos dinámicos actuales.

Una de las principales ventajas tiene que ver con los procesos de automatización documental con IA. Gracias a la inteligencia artificial en gestión documental se elimina la clasificación manual de documentos y al utilizar el OCR con IA, la extracción de datos de facturas o formularios se realiza de forma instantánea y sin errores.

Además, en el caso de no poder extraer los datos relevantes, es el sistema el que alerta al trabajador para que revise los datos que faltan o que pueden ser incorrectos. Lo mismo ocurre con la búsqueda de información. Se trata de otra tarea que la IA puede realizar en cuestión de segundos, con lo que los empleados quedan liberados de esas tareas tediosas y se pueden enfocar en actividades de mayor valor estratégico.

En definitiva, el procesamiento de documentos con Machine Learning e Inteligencia artificial reduce los costes asociados a la mano de obra, se produce una reducción de papel con IA al no tener que almacenar tantos documentos físicos y los archivos se gestionan de forma más eficiente.

El impacto de la IA también se apreciará en la mejora de la accesibilidad. Una de las características del uso de la IA en gestión documental es que puede indexar los documentos de manera inteligente y permitir búsquedas semánticas. De esta forma, la información no sólo es más fácil de encontrar, sino que también es más relevante.

Al implementar una digitalización documental con IA, los empleados pueden localizar de forma rápida aquellos documentos que necesitan para hacer su trabajo. Gracias a esta accesibilidad se aceleran los flujos de trabajo y las decisiones se tomarán basándose en la información más actualizada y precisa.

Finalmente, entre las ventajas de aplicar la Inteligencia Artificial en gestión documental hay que hacer especial mención al apartado de la seguridad. Muchos de los documentos que manejan las empresas contienen datos personales y sensibles. En este caso, la seguridad documental con IA se ve reforzada y permite a las empresas cumplir con las diferentes normativas de protección de datos.

El factor más relevante, en este sentido, es que la IA puede identificar y etiquetar de forma automática documentos que contienen datos sensibles y aplicar políticas de acceso y retención concretas. Con ello se garantiza que sólo el personal autorizado pueda ver o modificar ciertos documentos, minimizando el riesgo de filtraciones de datos o accesos no autorizados. Además, la IA puede detectar patrones de uso inusuales que podrían indicar una actividad sospechosa.

Herramientas clave

Como en cualquier implementación de Inteligencia Artificial, en el caso de la gestión documental hay un conjunto de herramientas que van a ser imprescindibles para extraer todo el jugo a la solución que se vaya a implementar. Estas soluciones van a trabajar de manera conjunta para procesar, comprender y gestionar la información de manera inteligente.

La piedra angular sobre la que se van a sustentar todos los procesos es el OCR con IA. Su función principal es convertir el texto de imágenes o documentos escaneados en texto legible y editable. Sin los programas de OCR, los documentos escaneados serían simplemente imágenes, imposibles de buscar o procesar por algoritmos de IA.

Las versiones avanzadas de OCR, también llamadas ICR, son capaces de reconocer diferentes fuentes, manejar distorsiones, entender la estructura de formularios e incluso extraer campos de datos específicos con alta precisión. Esto es crucial para departamentos como el de contabilidad o el de RRHH en los que la digitalización de facturas o el tratamiento de contratos representa una parte fundamental de su labor.

Otra de las herramientas más importantes es el Procesamiento de Lenguaje Natural o NLP. Con él, se puede comprender, interpretar y generar lenguaje humano. Se trata de una herramienta fundamental para identificar y extraer información específica como nombres de personas, organizaciones, fechas, ubicaciones, importes financieros, así como para clasificar de forma inteligente la categoría en la que encaja un documento (por ejemplo, si es una factura, un informe de ventas o un currículum) basándose en su contenido semántico. Asimismo, el NLP permite que los usuarios puedan realizar consultas en lenguaje natural y obtener resultados relevantes.

Pero la IA en gestión documental. además de procesar documentos, también puede orquestar y automatizar los flujos de trabajo asociados a ellos, de tal forma que, una vez que un documento ha sido clasificado y la información relevante ha sido extraída, la IA puede desencadenar acciones automáticas como enviar un documento al departamento correcto para su revisión o integrar la información extraída de los documentos directamente en otros sistemas como el CRM o el ERP.

Casos de uso

La adopción de la IA en gestión documental ya está generando resultados tangibles en diversos sectores. Uno de los que más la está empleando es el mundo jurídico. Actualmente, despachos de abogados y departamentos legales de grandes y medianas empresas utilizan la IA para analizar miles de documentos legales, como contratos, acuerdos de confidencialidad o historiales de casos, en minutos. La principal ventaja en este sector es que la Inteligencia Artificial puede identificar cláusulas específicas, posibles riesgos, incoherencias o información relevante para un litigio.

Asimismo, el sector financiero está empleando la IA en gestión documental para revisar datos de los usuarios que piden una hipoteca, analizar los ingresos de una empresa o recabar información sobre los historiales crediticios.

Finalmente, los departamentos de RRHH están aprovechándose de la potencia que proporciona la IA gracias a su capacidad para analizar miles de currículums y clasificarlos automáticamente para identificar a los candidatos más adecuados para un puesto. Esto está acelerando los procesos de contratación y mejorando la calidad de la selección.

aggity, partner en digitalización documental

Como sucede en cualquier implementación, contar con la ayuda de un socio tecnológico experto permitirá extraer todo el valor de la IA en gestión documental. Pero no se trata sólo de implementar las soluciones, sino también de acompañar a la empresa en todo el proceso de transformación.

En este sentido, aggity es un referente en este ámbito, ofrecemos soluciones avanzadas de gestión documental que permiten organizar, almacenar y acceder a la información de forma segura, eficiente y adaptada a la estructura de cada organización.

Con presencia en todas las ciudades españolas y también en el extranjero, en aggity garantizamos que las soluciones de Inteligencia Artificial en gestión documental se implementen atendiendo en todo momento las necesidades específicas que tiene cada empresa.