Descubre qué son los portales web y su utilidad

Los portales web son herramientas fundamentales para las empresas ya que facilitan la gestión de información, mejoran la colaboración interna y optimizan procesos clave. En este post exploramos qué son, cuáles son sus beneficios y cómo ayuda aggity a implementarlos.

Los portales web centralizan la gestión y mejoran la colaboración empresarial. Descubre sus beneficios y cómo implementarlos con aggity.

La implementación de portales web debe ser una obligación en cualquier organización que quiera maximizar los resultados de su negocio. Gracias a un portal web empresarial, tanto los clientes como los empleados pueden acceder a datos, realizar tareas y comunicarse de manera eficiente, lo que mejora la productividad de cualquier tipología de empresa.

Estos portales no sólo facilitan la comunicación y el acceso a la información, sino que también mejoran la eficiencia operativa y la satisfacción del usuario.

TABLA DE CONTENIDOS

• ¿Qué es un portal web y para qué sirve?
• Beneficios de usar portales web
• Capacidades de los portales web
• Portales web aplicados al mundo empresarial
• aggity, el partner certificado de portales web

¿Qué es un portal web y para qué sirve?

Los portales web son herramientas versátiles que las empresas utilizan para centralizar la información, mejorar la comunicación, tanto con empleados como con partners y clientes; automatizar procesos y proporcionar a sus usuarios una amplia gama de servicios y recursos. Es decir, una plataforma de portales web no es más que un punto de acceso único a una variedad de recursos, servicios y contenidos.

Habitualmente, las interfaces que muestran las soluciones de portales web suelen ser sencillas de utilizar por parte de los usuarios de tal forma que, en numerosas ocasiones, se asemejan a un sitio web tradicional. Sin embargo, y a diferencia de éstos, que suelen enfocarse en una temática concreta o tienen un propósito específico, los portales web integran múltiples funcionalidades y proporcionan una experiencia de usuario mucho más completa y personalizada.

Dentro de su tipología, se pueden ver portales web totalmente públicos y accesibles a todos los usuarios como por ejemplo YouTube, o portales privados, restringidos a un grupo específico de usuarios. En este caso se encontrarían los portales de clientes o los portales para empleados.

La función principal de los portales web desarrollados en el ámbito empresarial no es más que la de facilitar la comunicación, hacer más sencillo el acceso a los recursos de la organización y mejorar la gestión de procesos internos, gracias a que los portales web pueden integrarse con otras aplicaciones y sistemas, como bases de datos, sistemas de gestión de contenidos (CMS) o diferentes herramientas de análisis con las que cuente una empresa.

Beneficios de usar portales web

Los portales web proporcionan diferentes ventajas tanto para las empresas que los tienen implementados como para los usuarios. El principal de estos beneficios radica en que los datos y la información se encuentran en un único lugar, lo que permite que los usuarios puedan acceder a lo que necesitan de una manera rápida y sin necesidad de tener que navegar por diferentes sitios o aplicaciones. Con ello, se produce un incremento de la productividad de los empleados, así como una mejora en los procesos empresariales y de la eficiencia operativa.

Los portales web son un elemento fundamental en el desarrollo de los procesos de digitalización empresarial. Las empresas han visto que gracias a la implementación de este tipo de portales se mejora la comunicación tanto interna como externa.

Por ejemplo, desarrollar una intranet empresarial permite que los trabajadores puedan comunicarse y compartir información de forma más efectiva. Todo ello se traduce en una mejora de la colaboración online. Si hablamos de un portal externo desarrollado para colaboradores, proveedores o clientes, se mejora la comunicación de éstos con la empresa y se les puede proporcionar soporte, información o servicios personalizados y adaptados a las necesidades de cada uno de ellos.

Asimismo, los portales web consiguen una mayor optimización de la gestión documental online empresarial. Gracias a que este tipo de herramientas pueden centralizar todos los documentos en un único lugar, lo que no sólo ahorra tiempo, sino que también reduce la posibilidad de pérdida de información.

El impacto en este apartado es importante ya que los portales web pueden automatizar una amplia variedad de procesos administrativos y operativos, lo que reduce la carga de trabajo manual y aumenta la eficiencia. Esta automatización de procesos permitirá también que tareas como gestionar los permisos por vacaciones o por enfermedad o actualizar los datos personales de cada usuario puedan ejecutarse sin necesidad de intervención humana.

Finalmente, hay que destacar que los portales web pueden personalizarse, proporcionando a los usuarios una mejora en la experiencia del usuario. Esto generará un mayor compromiso de clientes y partners con la marca y, en el caso de los empleados, una fidelización y una mejora en la satisfacción del capital humano al poder acceder a la información y a los servicios de la empresa de una forma rápida y sencilla.

Capacidades de los portales web

Una plataforma de portales web ofrece un vasto espectro de funcionalidades que mejoran la eficiencia operativa y la colaboración dentro de las empresas. Una de ellas es la gestión de usuarios y permisos, gracias a la cual los administradores pueden controlar quién tiene acceso a la información y qué roles tienen asignados los usuarios que utilicen la plataforma.

Esto garantiza que sólo aquellas personas autorizadas puedan acceder a datos e información sensible, de manera que se mejora la seguridad y la protección de los datos, además de cumplir con las distintas normativas.

Otra de las capacidades de los portales web es que pueden integrarse con las aplicaciones y sistemas utilizados por la empresa entre los que se incluyen los programas de ERP, los sistemas de gestión de relaciones con clientes (CRM) o las diferentes herramientas de colaboración que se utilizan en una organización. Esta integración posibilita que la información fluya sin interrupciones entre diferentes plataformas, mejorando la eficiencia y reduciendo la duplicación de esfuerzos.

Por otra parte, la gestión documental online que se integra en estas plataformas es otra de las capacidades que incluyen los portales web y que facilita el acceso a la información. Muchas de estas plataformas también incluyen la posibilidad de personalización, incluyendo la interfaz de usuario, la configuración de accesos directos o la presentación de contenido relevante según el perfil del usuario.

Las capacidades de los portales web, sin embargo, abarca muchos más elementos. Aspectos como la inclusión de herramientas de gestión de proyectos, funcionalidades de autoservicio, soluciones de analítica y de generación de informes, así como utilidades para la gestión de los contenidos para organizar el contenido de forma eficiente son sólo algunos de los más importantes.

Portales web aplicados al mundo empresarial

La implementación de portales web en las organizaciones permiten mejorar sus operaciones cotidianas. Los casos de uso son múltiples y varían según las necesidades de cada organización, aunque hay algunos que son más recurrentes que otros.

Uno de los usos más habituales es el desarrollo una intranet empresarial o de portales para empleados. El objetivo de estas plataformas de portales web es el de mejorar la comunicación interna y la colaboración. Asimismo, este tipo de soluciones proporcionan a los trabajadores el acceso a recursos y herramientas de la organización.

Habitualmente, este tipo de portales web pueden dar acceso a un directorio de empleados o a recursos de formación. Asimismo, posibilitan una mejora de la gestión documental online al permitir el almacenamiento y la compartición de documentos y archivos. Gracias a estas plataformas, se mejora la competitividad de la empresa y la satisfacción de los usuarios.

Otra tipología de plataformas son los portales de clientes que se utilizan para mejorar la interacción y el servicio al cliente. Gracias a ellas, los clientes pueden acceder a información relevante, realizar transacciones o gestionar sus cuentas de manera autónoma. Asimismo, permiten que los usuarios tengan acceso a recursos de soporte o a herramientas para la realización y seguimiento de pedidos y solicitudes.

Los sistemas de gestión de proveedores son otro tipo de portales web que están diseñados para mejorar las interacciones con los proveedores. Gracias a ellas, las empresas mejoran las relaciones y comunicaciones que mantienen con ellos. Habitualmente este tipo de plataformas permiten registrar nuevos proveedores, mejorar la gestión de los contratos, hacer más efectiva la gestión de los pedidos y controlar mejor las facturas y los pagos.

Finalmente, se encuentran las soluciones para el autoservicio de usuarios. Con ellas, éstos pueden gestionar sus propias necesidades sin necesidad de que tenga que intervenir ningún empleado de la empresa. De esta forma, se consigue mejorar la eficiencia al ofrecer una experiencia más autónoma.

aggity, partner certificado de portales web

A la hora de implementar cualquier tipo de portales web es importante contar con un socio especializado y con experiencia que los adapte a las necesidades de las empresas y que les permita conseguir los objetivos que se han planteado. Es fundamental que las organizaciones desarrollen previamente unas líneas maestras de lo que se quiere conseguir: puede ser mejorar la comunicación interna o la relación que se tiene con los clientes y partners.

En este sentido, en aggity ofrecemos soluciones de portales web personalizadas y contamos con experiencia en la implementación en empresas de diferentes sectores, garantizando un servicio ágil y eficiente. En aggity no sólo ayudamos a implementar cualquier tipo de portal web, sino que también, gracias a nuestra experiencia, orientamos a las organizaciones a conseguir los objetivos y adaptar las plataformas a las necesidades de la empresa.

La compañía tiene alcance en toda España con especial presencia en Madrid y Barcelona y ponemos a disposición de las empresas conocimiento y experiencia para ayudar a optimizar la productividad y eficiencia de todo tipo de organizaciones.