Del dato al impacto real – Entrevista con Antonio Rodríguez, experto en Power BI en aggity

Los datos por sí solos no cambian nada, pero bien leídos, pueden transformarlo todo. En esta conversación con Antonio Rodríguez, especialista en BI en aggity, exploramos cómo Power BI se está convirtiendo en una herramienta clave para tomar decisiones rápidas, estratégicas y basadas en evidencia, sin complicaciones técnicas innecesarias. 

¿Podrías hablarnos un poco sobre ti? Tu background y recorrido hasta el día de hoy.

A lo largo de mi carrera profesional he pasado por casi todas las ramas de la informática, lo que me da una visión de conjunto y una gran empatía con compañeros de otras áreas en proyectos multidisciplinares. Empecé en programación de PCs y luego he pasado por programación de mainframes, soporte técnico, Jefe de Proyectos, Helpdesk Manager, Administrador de Sistemas, hasta Director de Microinformática y Desarrollo como socio fundador en una consultora. Luego, tras hacer un máster en Big Data & Analytics, entré en el mundo de BI, primero fugazmente con Tableau y luego pasé a Power BI, entorno en el que llevo ya casi 7 años.

¿Qué es / qué hace exactamente PowerBI?

Primero te diré lo que no es Power BI: no es una mejora de Excel o una especie de nueva versión de Excel, como piensan muchas personas. Sobre lo que es, Power BI es una ventana de acceso a los datos, que permite que el usuario interactúe para obtener información relevante que ayude a tomar decisiones empresariales. Y cuando profundizas en el desarrollo de Power BI, hace cosas con los datos que parecen magia.

¿Dónde estás viendo más impacto de Power BI en las empresas actualmente?

Aún estamos en la fase de utilizar Power BI para analítica descriptiva, o sea, saber qué ha pasado y poder sacar conclusiones de por qué ha pasado. Poco a poco se irá viendo que, aunque Power BI no está preparado directamente para la analítica predictiva (saber qué puede pasar en el futuro en función de los datos que tenemos), sí se puede apoyar en lenguajes como R o Python para conseguirlo.

¿Cuáles son las principales ventajas de trabajar con Power BI frente a otras herramientas?

Hace unos años, las empresas empezaron a manejar los datos de que disponían con Excel y haciendo tablas dinámicas. Muchas veces eran los propios empleados los que creaban esos Excel sin tener conocimientos previos de programación y, sobre todo, de bases de datos y tablas. Luego, tenían que enviar a sus compañeros un email con los archivos Excel o PDFs con la información. Hay casos en los que tenían que hacerlo diariamente. Con Power BI publicas un cuadro de mando en la nube y das acceso (incluso con distintos niveles) a las personas que deban tener acceso al informe y cada uno accede a ver esa información desde un navegador y desde cualquier dispositivo con conexión a internet. Y los datos se actualizan automáticamente. Ahorras el tiempo de cargar los datos en Excel y de compartirlo con los demás. Y ahorras en seguridad y fidelidad de los datos.

¿Qué barreras suelen encontrarse las empresas al implementar soluciones de BI como Power BI?

El principal reto radica en el desconocimiento, tanto sobre el potencial real de estas herramientas como sobre la idea errónea de que su coste es elevado, cuando en realidad no lo es. La herramienta para desarrollar cuadros de mando (Power BI Desktop) es gratuita. Con eso puedes desarrollar y tener cuadros de mando en tu dispositivo y actualizar datos. Si quieres publicar para compartir los cuadros de mando con compañeros de trabajo, una de las licencias cuesta unos 12 o 13€ al mes por usuario.

¿Qué pasa con las empresas que siguen gestionando con Excel y reportes manuales?

Como mencioné anteriormente, el usuario debe invertir muchas horas en actualizar datos, generar gráficos, mantener los archivos Excel y enviarlos por correo electrónico, entre otras tareas. En definitiva, está dedicando tiempo a labores que no forman parte de su función principal, o al menos no deberían. Así, acaba destinando ese tiempo a otras tareas en lugar de centrarse en su verdadero cometido.

¿Puedes compartir un caso real donde Power BI haya transformado la operativa de un cliente?

Un cliente tenía los datos en un Excel con una tabla enorme en una hoja, y luego más de 20 hojas cada una con un gráfico distinto, dependiendo de distintas categorías (diferentes máquinas y diferentes valores a analizar, como m3, piezas, etc.). Todos esos gráficos eran sólo de 3 tipos distintos. Cuando les hicimos el cuadro de mando, quedó todo resumido en 3 pestañas (una por cada tipo de gráfico) porque con Power BI puedes poner selectores para que el usuario elija qué categoría y qué métrica ver (m3, piezas, etc.) Con sólo 2 selectores cubres todas las combinaciones. Ahora todo es más fácil de usar y, además, tienen más información, más fiable y sin tener que mantener e incorporar los datos en Excel.

¿Power BI es solo para grandes empresas o también puede ser útil para otro tipo de empresas?

Power BI es genial haciendo agregaciones de datos y haciendo cálculos en función de distintas segmentaciones temporales. Y es muy rápido haciéndolo. Por tanto, podríamos decir que es útil para cualquier tipo de empresa que necesite obtener información de sus datos. Y cuanto mayor volumen de datos, más útil.

¿Qué recomendarías a una empresa que quiere empezar con Power BI?

Fundamentalmente, hay dos aspectos clave. Primero, no hay que pretender crear «el mejor cuadro de mando del mundo» desde el principio, sino empezar con uno sencillo que luego se irá ampliando a medida que surjan nuevos requerimientos. Además, muchas veces los usuarios van un poco a ciegas porque han oído hablar de Power BI, pero hasta que no interactúan con un cuadro de mando que contiene “sus” propios datos —los que realmente conocen— no se percatan del verdadero potencial de la herramienta. Es en ese momento cuando suelen surgir nuevas ideas para obtener información, porque ya han visto de lo que Power BI es capaz.

Por otro lado, aunque Power BI puede ser utilizado por usuarios sin conocimientos de bases de datos ni programación, es recomendable que se dejen asesorar y que el desarrollo de los cuadros de mando lo realicen personas con experiencia en bases de datos y en Power BI, o en alguna otra herramienta de visualización.