Los contratos y firmas electrónicas para las empresas

Las firmas electrónicas se han convertido en habituales. Y es que, quien más quien menos se ha visto obligado a estampar su firma digital bien sea para contratar un suministro, dar una autorización o relacionarse con la Administración pública.

Contar con soluciones que permitan la firma electrónica se va a traducir en que los procesos de una empresa se van a agilizar de forma notable.

Lo que antaño era un proceso más que engorroso ahora es algo cotidiano. Con el paso del tiempo han aparecido en el mercado infinidad de programas para firmas electrónicas que han sido aprovechados tanto por las empresas como por los usuarios y que permiten agilizar cualquier tipo de trámite.

Se puede decir que la implantación de la firma digital es uno de los apartados más importantes en los procesos de digitalización que tiene que adoptar cualquier tipo de empresa. Los contratos y firmas electrónicas están a la orden del día y ya están plenamente asumidos incluso por aquellos usuarios más reticentes. Sin ir más lejos, el año pasado un 87% de españoles utilizó algún tipo de certificado digital para realizar trámites con las diferentes administraciones, según un informe realizado por el Observatorio Nacional de Tecnología y Sociedad (ONTSI). Incluso un 60% de mayores de 65 años ha obtenido el certificado de la FNMT.

Contar con algún programa para firmar documentos debería ser una de las prioridades de las organizaciones. Los usuarios ya ni siquiera se preguntan cómo hacer una firma digital, saben realizar la operación. Contar con soluciones que permitan la firma electrónica se va a traducir en que los procesos de una empresa se van a agilizar de forma notable.

Los siguientes pasos que se están dando en el entorno de la firma digital se encaminan a la automatización. Al automatizar los procesos de firma, la compañía gana en agilidad y productividad. La automatización de procesos de firmas digitales es básica para departamentos como el de Recursos Humanos que, cada día, tiene que gestionar infinidad de contratos laborales, nóminas de empleados y hojas de gastos, entre otros documentos. Por ese motivo, la automatización les permite dejar a un lado estas tareas tediosas que no aportan ningún valor a la empresa. Pero no sólo permite un incremento de la productividad y una optimización de los procesos, sino que además ofrece mayor seguridad de los datos que hay en un contrato y evita en mayor medida la filtración de información que si la tarea la llevara a cabo un humano.

La evolución en los últimos años de las soluciones que hay en el mercado ha sido espectacular. Ya no se trata sólo de poner una firma en PDF. En el futuro y gracias a la introducción paulatina de tecnologías como inteligencia artificial y el machine learning, este tipo de herramientas automatizadas permitirán que los fallos se reduzcan de forma sensible y la intervención humana se realice sólo para procesos más complejos o que requieran de cierto análisis.

El enfoque de las empresas, sin embargo, no se dirige únicamente a la automatización para la firma digital, sino que se incluye un conjunto de procesos. Es lo que se conoce como RPA o Automatización Robótica de Procesos, que tiene como objetivo reducir la intervención manual en el uso de determinadas aplicaciones para ganar eficiencia. El camino, de hecho, va ya hacia procesos hiperautomatizados que permitan escalar las capacidades de automatización y digitalización en una organización.