Gestión documental digital, trampolín del rendimiento empresarial

La información se ha convertido en el activo más importante de las empresas en una era digital que ha generado un tsunami de datos y documentos que urge comprender y ordenar. A estas alturas las organizaciones no deben asegurar sólo su patrimonio material, sino también el intangible. Sin embargo, de nada sirve contar con grandes volúmenes de información, si esta no se gestiona de forma correcta.

Un estudio realizado a escala mundial por la consultora PwC revela que el 40% de las empresas valora que obtiene pocos beneficios tangibles de sus datos y, lo que resulta aún más dramático, un 23% aprecia que no consigue beneficio alguno. Estos resultados ponen de manifiesto que una parte importante de las empresas todavía no están concienciadas sobre el valor de la información tanto a nivel estratégico como operativo; así como sobre su contribución a la mejora de los procesos de toma de decisiones, al aumento de las oportunidades de negocio en el mercado y a la creación de ventajas competitivas.

A pesar del notable avance en materia de transformación digital, todavía existe en las organizaciones documentación en papel que es, además, desaprovechada. Se trata de un tema capital que exige ser abordado de forma efectiva, sobre todo, si tenemos en cuenta que la generación de documentación en las empresas es cada vez mayor.

Un estudio de AIIM Europe (Association for Information and Image Management) señala que, de media, el 15% de la superficie de las oficinas está dedicado al almacenamiento de documentación impresa y que el tamaño de este archivo se duplica cada tres años. El análisis de AIMM señala, así mismo, que la gestión de documentos representa hasta un 47% de los costes ocultos de una organización, incluyendo una menor productividad derivada del tiempo invertido en poner orden dentro de esta avalancha de documentos.

Digitalizar para extraer el valor de la documentación

En esta tesitura, que supone un lastre para la operativa ágil y efectiva de cualquier organización, la solución pasa por el despliegue de un sistema de gestión documental que permite hacer un uso verdaderamente eficiente de toda la documentación de la empresa. Este paso hacia delante no solo posibilita una optimización del espacio, también se traduce en mejoras sustanciales en aspectos como el mejor aprovechamiento del tiempo y los recursos.

El software de gestión documental que incorpora la solución Uniclass permite asignar a cada documento digital diferentes características, que permiten organizarlo dentro del sistema empresarial de una manera eficaz, totalmente automatizada y operativa.

Con ese objetivo, una de las facilidades que ofrece el software es la posibilidad de escanear masivamente y guardar en la base de datos cualquier tipo de documento escrito. El software permite, así mismo, el acceso directo al servicio de reconocimiento automático de facturas escaneadas para simplificar su catalogación.

Asociar documentos y asegurar su correcto acceso y uso

Otra funcionalidad enormemente práctica del software de gestión documental integrado en Uniclass es un generador de PDF que garantiza el acceso y lectura de los documentos con independencia del sistema operativo. Esta solución permite, además, asociar documentos distintos si corresponden a un mismo asunto. Por ejemplo, con este software, al acceder a una factura, se pueden ver los documentos previos asociados.

En definitiva, la solución de gestión documental de aggity permite dar sentido a todo el entramado de datos, información y conocimiento de una organización, almacenándola de manera que se adapte a la estructura y operativa de cada empresa. De esta forma, no solo se consigue agilizar la comunicación y la búsqueda de la documentación, también se minimiza la burocracia, disponiendo de garantías de seguridad tanto en el acceso como en la recuperación de documentos. A este respecto, a través del software es posible definir los permisos y autorizaciones correspondientes a cada usuario en función de cada tipo de documento.