Los metadatos y su influencia en la empresa

Tras un documento o una fotografía se esconden metadatos. Se trata de una información que mejora la capacidad de análisis de las empresas y que es necesario proteger para que no caiga en manos de ciberdelincuentes.

Los metadatos son importantes para extraer información valiosa y son fundamentales en la estrategia de gestión de los datos de una empresa.

Los datos son el principal activo de las organizaciones. La tecnología ha posibilitado que, hoy en día, se puedan almacenar una mayor cantidad de ellos y se pueda realizar una mejor gestión y análisis de estos. Extraer el valor de los datos e, en la actualidad uno de los pilares sobre los que se sustentan las estrategias empresariales y en sus procesos de gestión de la información, los metadatos juegan un papel esencial.

Pero ¿qué son los metadatos y por qué son importantes? En general se puede decir que los metadatos son información que se encuentra en un dato más global. Un ejemplo simple lo encontramos cuando queremos ver los metadatos de una fotografía. En este caso los datos globales nos dan la información que vemos en la propia foto: lugar de la imagen; qué personas o qué entorno aparece en ella; qué tiempo hace o el tamaño de esta. Los metadatos aportan información que no vemos como, por ejemplo: si se utilizó el flash para realizar la foto, qué tipo de lente se usó, a qué hora y en qué localización exacta se ha hecho o si la imagen ha sido retocada. Lo mismo ocurre si queremos ver metadatos de un documento de Word o de una hoja de Excel. En este caso, los metadatos nos darán información sobre el autor, la fecha y la hora en la que se ha creado o modificado el documento o la carpeta en la que estaba alojado el archivo.

La importancia de los metadatos

Así pues, los metadatos son importantes para extraer información valiosa de un determinado archivo y, por tanto, son fundamentales para la gestión de los datos de una empresa. Son esos metadatos los que posibilita que se realice una toma de decisiones rápida e inteligente ya que, por ejemplo, reducen los tiempos que se destinan a tareas de mantenimiento y permiten visualizar y comprender mejor las referencias cruzadas (por ejemplo, si una hoja de Excel ha sido modificada por varios usuarios), además de dar información sobre el impacto de cualquier tipo de cambio que se haya producido en las estructuras de datos.

Gestionar de forma correcta los metadatos es esencial para tramitar los diferentes flujos de información que hay dentro de una organización y permiten buscar los datos de una manera más sencilla y rápida, además de posibilitar el análisis de los datos desde la propia fuente, lo que favorece el reporting.

Proteger el metadato

Los metadatos contienen información que es esencial proteger dentro de la estrategia de ciberseguridad de la empresa. Habitualmente, casi ningún usuario presta atención a la información que contiene un archivo y lo envía sin tener en cuenta los metadatos que se encuentran en él. En muchos casos, se puede realizar un borrado para que el destinatario no pueda ver los metadatos. Es un proceso que puede realizarse de forma manual, pero también existen herramientas que automatizan ese proceso.

Una solución como Cloud & Cibersecurity by aggity permite, entre otras funcionalidades, gestionar los metadatos de los archivos de una empresa. En la gestión y protección de los datos de una empresa es vital contar con las herramientas adecuadas y con un plan de ciberseguridad, que identifique los riesgos y sirva para aplicar las mejores prácticas y mejorar de forma continua. La propuesta de aggity asegura a las organizaciones la protección de los metadatos dentro una estrategia global de ciberseguridad.