¿Qué es el software Social Business?

Social business es un concepto cada vez más extendido en la cultura corporativa de las empresas, ya que representa su futuro dentro del proceso de transformación digital.

Internet y el correo electrónico supusieron una revolución en la forma de colaborar y desarrollar el trabajo en las empresas. De repente, era posible establecer comunicación con otros miembros de la organización, socios y clientes sin necesidad de descolgar el teléfono, enviar un fax o desplazarse a una oficina postal.

De forma simultánea a la adopción del email, con el desarrollo de sitios web las empresas configuraron centros de información e interacción. Aparecieron los foros y los chats y las organizaciones más innovadoras desplegaron intranets y plataformas de colaboración -el denominado groupware-, que permitían programar reuniones, compartir documentos o distribuir comunicaciones.

Hoy día, el email sigue siendo fundamental, especialmente para los mayores de 35 años, pero para los más jóvenes la realidad es otra. Muchos vislumbran un futuro incierto para esta herramienta y no pocos vaticinan su desaparición. Por el contrario, continúan en expansión las redes sociales.

El futuro del software empresarial pertenece al Social Business, un concepto que, a grandes rasgos, recoge las aplicaciones y plataformas basadas en web específicamente diseñadas para facilitar la comunicación y la colaboración online entre empleados, socios y clientes.

El inicio de sesión en las plataformas y apps Social Business se realiza de forma similar al de una plataforma de mensajería instantánea o una red social, facilitando el acceso a un espacio central que, de acuerdo a los criterios de organización, se diseña como una gran comunidad, cuenta con distintos espacios de trabajo para departamentos diferentes e incorpora los distintos sistemas de gestión de la empresa.

Social Business se distingue por las dos características que explican el éxito de las redes sociales: su facilidad de uso y su capacidad para ahorrarnos tiempo y ganar eficacia en la comunicación. Ambos principios son el germen de Social Business y la razón por las que las empresas lo están incorporando en su operativa.

Útil para empresas desde dos hasta cientos de miles de empleados, Social Business es sinónimo de comunicación instantánea y trabajo colaborativo: la comunicación y la colaboración residen en el mismo lugar y este lugar se encuentra en todas partes. La adopción de Social Business tiene, además, un efecto adicional, positivo y humanizador en las organizaciones al aumentar la conciencia de los usuarios de ser parte de una comunidad y de su contribución a la consecución de objetivos comunes. Social Business permite que sean los propios empleados y colaboradores los que definan y mantengan actualizado su perfil, compartan información y conocimiento, y participen de forma proactiva para lograr los objetivos o dar cumplimiento a un proyecto.

Comunicación y colaboración, piedras angulares

Con la posibilidad de alojarse en la infraestructura interna o de utilizarse en modo SaaS, Social Business ofrece amplias posibilidades de comunicación y colaboración: mensajería, chat, publicación, compartición y administración de documentos en diversos formatos, flujos de actividad al estilo del feed de publicaciones de Facebook, etc., con el propósito de promover la comunicación y la colaboración entre todos los miembros de la organización, ya estén en modalidad presencial o remota.

Comunicación y colaboración son las piedras angulares de Social Business, sin contar con las plenas garantías de privacidad, confidencialidad y cumplimiento legal. Su potencial para aumentar la productividad y eficacia de las organizaciones también se deriva de su capacidad para estimular el trabajo en equipo, integrando no solo a personas, sino también a sistemas y procesos en forma de chatbots. Hablamos de equipos comerciales que reciben actualizaciones de un proceso de venta o de equipos de marketing distribuidos que definen estrategias y acciones en un espacio común.

Por supuesto, el potencial de Social Business también alcanza a las relaciones externa de las empresas con socios y clientes, lo que se traduce en un incremento de los niveles de fidelización y retención.

Las claves de Social Business

La comunicación productiva y la compartición de conocimientos que procura Social Business tiene unas claves:

• Comunidad

Social Business brinda a las empresas sociales o 4.0 acceso, conectividad y comunicaciones instantáneas, lo que posibilita tomar decisiones de forma rápida, eficiente y cercanas al cliente. Alejado de estructuras jerárquicas tradicionales, Social Business se configura como una red entrelazada donde todos se relacionan entre sí y la actividad se ajusta a cada momento.

• Conversación

Con Social Business la comunidad se comunica en tiempo real, agilizando la resolución de problemas y estimulando el debate y la participación en la planificación, gestión y control. Buena parte del trabajo, ideas, experiencias y soluciones se atesoran en estas conversaciones, siempre accesibles y contextualizadas.

• Colaboración

La conversación conduce a la colaboración que tiene un efecto en cascada, ya que induce a la reflexión sobre el propio trabajo y el de los demás, con un objetivo final de mejora. De forma síncrona (mensajería instantánea, videoconferencia, reuniones online, etc.) o asíncrona (espacios comunes de trabajo, documentos compartidos, blogs, etc.) las herramientas colaborativas empoderan a las personas y estimulan su sentimiento de pertenencia y compromiso.

• Contenido

Comunicación, conversaciones y colaboración giran en torno al contenido. El trabajo colaborativo genera contenidos, ya sea un documento o una lista de tareas y los trabajadores del conocimiento crean, consumen, comparten y administran contenidos. Social Business permite desarrollar todas esas acciones y, además, contextualizarlas según una determinada lógica y filtros que facilitan la localización y comprensión en un proceso de búsqueda.

• Control

Por motivos legales y operativos, en cualquier se necesita control. Con Social Business todos son coparticipes de este en función de su perfil y permisos. Es posible configurar los flujos de trabajo, la naturaleza pública o privada del contenido, los derechos de acceso, etc. Los cargos con responsabilidad o gestores de equipos pueden monitorizar y controlar qué se está haciendo, quién y cómo lo está haciendo, y con qué resultados para, en caso necesario, intervenir, prestar ayuda y reconducir.

Todas estas ventajas conducen al éxito, gracias a la creación de vínculos y a la potenciación de contenidos. Si internamente Social Business apoya la colaboración y el trabajo en equipo, externamente mejora la atención al cliente y crea comunidad. Eso sí, para cumplir con estas premisas, el software Social Business debe ser seguro, flexible, personalizable y, además, mantenerse actualizado para integrar nuevas tecnologías, funcionalidades y usos internos y externos.