Comunicación interna como clave en la transformación digital

En el momento de iniciar un proceso de transformación digital es importante que, de forma paralela, se diseñe una buena estrategia de comunicación interna como una herramienta más que ayude a implicar a los empleados en el cambio.

Fijar objetivos, identificar audiencia y canales de comunicación, o definir el papel de la dirección son pasos necesarios en el diseño de un plan de comunicación interna.

Abordar la transformación digital de una compañía no solo implica implementar las tecnologías adecuadas, también hacer un trabajo de comunicación interna para que los empleados conozcan de primera mano la nueva estrategia de la empresa, saber cuáles van a ser los pasos que se van a seguir e implicarles en el cambio para que se sientan parte de él y no al margen.

Esta implicación, a través de una comunicación transparente y fluida, aumenta el compromiso de los trabajadores y crea cohesión, no solo entre los propios miembros de la plantilla, también con la organización. Lo que, a su vez, se traduce en un aumento del bienestar de los empleados y la retención del talento y, por tanto, de los resultados.

Como ocurre con cualquier cambio, tanto en la vida personal como la profesional, es necesario un periodo de adaptación en el que la información ayuda a disipar dudas y rebajar la incertidumbre. En el momento de iniciar un proceso de transformación digital es importante que, de forma paralela, se diseñe una buena estrategia de comunicación interna como una herramienta necesaria más.

Pasos para implementar una estrategia de comunicación interna Un plan de comunicación interna adquiere mayor sentido según vaya creciendo el tamaño de la compañía. Para que sea eficaz, desde la escuela de negocios EAE recomiendan seguir los siguientes pasos:

1. Hacer un análisis de la situación.

Comprobar cuál es la situación de la empresa en temas de comunicación interna. Para ello se valoran aspectos como los canales disponibles, el tipo de comunicación imperante o la calidad de la misma, entre otros.

2. Fijar objetivos y metas.

De ese primer análisis se desprenderán los objetivos: qué necesita la empresa, dónde está fallando o cómo mejorar la comunicación entre sus miembros.

3. Identificar audiencias y canales de comunicación.

El tercer paso va estrechamente ligado al punto anterior. Hay que definir las audiencias (trabajadores, colaboradores, departamentos, etc.) y optimizar los canales existentes o elaborar unos nuevos. El objetivo es la satisfacción de todas las audiencias.

4. Papel de la dirección.

La gerencia debe implicarse durante todo el proceso. Son ellos los que van a movilizar al resto de la organización en el momento de implementar un plan de comunicación interna. Cuando las compañías sean demasiado grandes, habrá que identificar a aquellos líderes de sección para que el mensaje sea efectivo.

5. Determinar plazos y responsables.

Como cualquier plan, la comunicación interna necesita un responsable directo y otros que le acompañen. Esta labor puede recaer en la propia gerencia o en adjuntos a ella. También es necesario fijar unos plazos para la ejecución de las labores.

6. Seguimiento y medición.

Cuando el plan esté en marcha, sus responsables deben implementar estrategias de seguimiento, monitorización y medición permanente. Por ejemplo, pueden probar si un determinado canal está siendo efectivo o cómo puede mejorarse. Los procesos de comunicación interna no se detienen, evolucionan y se adaptan.