Gestión del tiempo, palanca para mejorar la productividad laboral
España ha recuperado más de la mitad de los puestos de trabajo destruidos en el auge de la crisis que azotó al país entre 2007 y 2013, una cifra que se concreta en que 1,81 millones de personas han vuelto a encontrar un empleo. Sin embargo, no todo son buenas noticias: seguimos a la zaga en lo que a productividad se refiere. Desde que comenzó la recuperación económica en 2013, el 78% de los empleos creados registra una productividad inferior al promedio de Europa, según se desprende de un informe del servicio de estudios de CaixaBank. En este sentido, y de acuerdo con los datos de Eurostat, la productividad en España es del 31,5% por hora trabajada, muy lejos de la que registran países como Noruega (79,9%), Suiza (57,9%) o Dinamarca (55,3%). A la hora de analizar por sectores, aquellos en los que la productividad ha crecido menos desde el 2013 son administración pública, educación y sanidad, y las actividades artísticas. Algo que, además de a otros factores, puede deberse a la escasa planificación o la incorrecta gestión de las tareas y a la inexistencia de una comunicación eficaz entre los diferentes trabajadores que integran las organizaciones. Mejorar la planificación y reducir tiempos Precisamente y en el caso de las empresas de servicios, en sectores como la sanidad u otros, hablamos de personal que trabaja en turnos en el desarrollo de una actividad 24×7. En este contexto, cualquier aumento en la eficiencia de la gestión del capital humano, la más mínima mejora en la planificación y reducción de tiempos, la posibilidad de tomar decisiones en tiempo real para adecuarse a cualquier eventualidad y elevar el nivel de satisfacción y la motivación del personal tiene un impacto positivo directo en la cuenta de resultados. Por el contrario, las deficiencias en la gestión de los RRHH en una empresa se traducen simplemente en pérdida de tiempo o tiempo mal empleado por parte de los equipos de trabajo, y, por lo tanto, en pérdida de la productividad. Pero, además, estas deficiencias también se dan en empresas de otros sectores en un entorno laboral como el actual que está sometido a muchos cambios y está brindando a los trabajadores la posibilidad de trabajar bajo unos parámetros de flexibilidad mayores como las medias jornadas, turnos rotativos, bolsas de horas o el teletrabajo. Aunar toda esta amalgama de opciones de trabajo con los avances tecnológicos resulta imperativo para procurar que la productividad no se quede anclada. Normalizar e identificar los horarios, jornadas, turnos o movilidad de los trabajadores para facilitar la identificación de los aspectos clave a gestionar en el control horario; integrar los turnos de trabajo con el control horario, las vacaciones o el calendario laboral o establecer contadores para delinear la gestión de presencia y ausencia u horas extras; o centralizar la información son algunas de las recomendaciones de los expertos para gestionar de manera eficiente el trabajo de los empleados. Involucrar al capital humano en su propia gestión Hacer realidad estas recomendaciones de forma efectiva pasa por involucrar al capital humano en su propia gestión y es una de las posibilidades que GTT, el software de gestión del tiempo de aggity, abre en las organizaciones. GTT facilita la organización del sistema de trabajo gracias a la integración de los cuadrantes de trabajo, la mejora y optimización de la organización a través del control del calendario laboral, los horarios y los ciclos de trabajo. GTT también permite crear calendarios individuales que recogen los descansos legales y controlar las incidencias de cada trabajador, además de integrar funcionalidades para establecer turnos de trabajo adaptados a las necesidades de personal y empresa. GTT tiene en cuenta cuatro pilares capitales de la empresa -el trabajo, las personas, la administración y las estructuras- con el objetivo de facilitar la toma de decisiones con tiempo y basadas en datos reales y mejorar, como consecuencia, los índices de cobertura y las ratios de productividad. Bajo una filosofía Social Business, la herramienta está disponible en su versión GTT Digital Time Plan, que integra el sistema de mensajería corporativa, la red social corporativa y la comunicación vía vídeo para ofrecer, en forma de app fácil e intuitiva, una herramienta que permite la geolocalización física de los profesionales, así como el marcaje directo en cualquier lugar en el que se encuentre el profesional. La aplicación, a la que también se puede acceder desde la web, también permite el envío de forma automática y segura de mensajes directos entre los profesionales de la empresa a través de Corporate Messenger by aggity, así como obtener de manera cómoda y sencilla un informe del registro diario de jornada. De esta forma, los profesionales juegan un papel más activo en su propio desarrollo y gestión. La mejora de la productividad es, desde hace años, una asignatura pendiente y en un momento de digitalización y transformación en el entorno laboral, hacer uso de la tecnología, más que una opción, es un imperativo.
El 47% de las empresas españolas deberán afrontar la obligatoriedad de registro de la jornada laboral de manera manual
«Los costes extras asociados a los departamentos de administración superan a los de digitalizar este proceso, indispensable, por ejemplo, en el caso de los trabajadores remotos». Las empresas deberán asumir en torno a 50 millones de horas de trabajo extra para cumplir con el Real Decreto anunciado el pasado viernes por el Consejo de Ministros y que obliga a las empresas a registrar diariamente el tiempo de trabajo de sus empleados y almacenar esta información durante cuatro años. Esta es la estimación de la empresa española de soluciones de transformación digital, aggity, tras un estudio realizado entre más de un centenar de pymes y grandes empresas y en todos los sectores de actividad. El estudio también revela que cerca de la mitad de ellas (47%), deberán afrontar el cumplimiento de esta normativa de manera manual, al carecer de soluciones digitales capaces de automatizar esta labor. La nueva normativa, que está prevista que entre en vigor en el plazo de dos meses, no obliga a las empresas a disponer de un sistema determinado. Sin embargo, y según refleja el estudio de aggity, si bien la recopilación manual puede ser una solución inicial para pequeñas empresas, el almacenamiento de la información y la disponibilidad, de manera clara y concisa, a requerimiento de un inspector de trabajo, puede provocar que los costes extra de administración y las posibles sanciones ante incumplimientos, sean superiores a los costes de automatizar y digitalizar esta gestión con una solución de software. De hecho, el problema se agrava en el caso de los trabajadores en remoto, una fórmula cada día más extendida en las empresas españolas. Actualmente, y según apuntan las empresas encuestadas en el estudio de aggity, el 15% de los recursos humanos combinan el trabajo remoto con el desarrollado en las instalaciones de la empresa y esta tendencia va en aumento, pudiendo incrementarse este porcentaje hasta cerca del 40% en el plazo de dos años. Según aggity, para esta fuerza laboral, la única solución es disponer de una solución digital. A pesar del esfuerzo que para las empresas supone el cumplimiento del nuevo RD, aggity también cree que es una oportunidad para digitalizar este proceso. De hecho, la compañía dispone de uno de los pocos módulos del mercado (GTT-Registro de Jornada), específico para gestionar y almacenar los tiempos de trabajo de manera digital. A partir de este módulo, las empresas pueden acceder a una solución más completa, que incluye un portal del empleado que da acceso, vía internet, a información, tal como calendario laboral, documento personal de horas, vacaciones y permisos y sistema de gestión de cambios y permutas con otros empleados. Además, la solución también dispone de aplicación móvil para sistemas Android o iOS para facilitar el acceso desde dispositivos smartphone y tabletas en cualquier momento y lugar. La solución es, además, fácilmente integrable con todo tipo de sistemas de control, registro, seguridad o con aplicaciones de gestión de nóminas. Además, GTT es una herramienta que se integra fácilmente con todo tipo de sistemas de control y registro y sistemas de seguridad, como pueden ser relojes de control de presencia, sistemas de gestión de acceso o gestores de identidades. También ofrece una integración plug&play con aplicaciones de agenda o las principales soluciones de gestión de nóminas del mercado. Actualmente, la solución de GTT da soporte a la gestión de los tiempos y turnos de trabajo de más de medio millón de profesionales en 45 empresas de toda España, tanto públicas como privadas, lo que supone el 2,5% de la población activa en España. Entradas destacadas
Gestión del tiempo de trabajo, en el corazón de la productividad
El binomio productividad y eficacia es una de las claves del éxito de cualquier proyecto empresarial, y la mejora continua del desempeño un objetivo prioritario para cualquier organización. Metodologías y tecnologías se suceden desde hace décadas y, sin embargo, las ratios de productividad en la economía española permanecen en una posición prácticamente invariables, es decir, muy mejorables. De acuerdo con los datos de Eurostat, la productividad en España es del 31,5% por hora trabajada, es decir, muy lejos de la que registran países como Noruega (79,9%), Suiza (57,9%) o Dinamarca (55,3%). Por otro lado, según el último informe de previsiones económicas de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE), España es el segundo país de este entorno en el que menos ha crecido la productividad en los últimos 20 años. Únicamente Italia registra un menor crecimiento de este índice. Las razones que anclan nuestra productividad pueden ser numerosas. Factores como la capacitación tecnológica de los empleados, la falta de motivación, o el nivel de retribución económica, pueden ser algunos de ellos, pero los expertos coinciden en varios aspectos de carácter claramente organizativo: la escasa planificación, la incorrecta gestión o la insuficiente delegación de tareas y la inexistencia de una comunicación eficaz. Todas estas deficiencias se traducen simplemente en pérdida de tiempo o mal empleado por parte de los equipos de trabajo. Esta situación requiere corregirse mediante la puesta en marcha una serie de estrategias que, si bien pueden variar en función de las particularidades de cada contexto, de forma general podemos concretar en: Planificar: tanto en grandes empresas como en pequeñas organizaciones, la planificación es uno de los pilares de la productividad y esa planificación debe realizarse a corto, medio y largo plazo. Crear un mapa del talento y de las tareas: para mejorar la productividad es necesario tener un conocimiento detallado de la capacitación, objetivos, funciones y tareas de los recursos humanos de la organización, así como de la legislación a la que están sujetos. Del mismo modo, las tareas deben estar perfectamente definidas y tener tiempos de ejecución asignados, solo así es posible marcarse un objetivo de cumplimiento. Establecer responsabilidades: las diferentes tareas a desarrollar en la organización han de tener responsables asignados y estos líderes o gestores deben contar con la capacidad para gestionar sus equipos, delegar tareas y conocer en todo momento el estado de desarrollo de cada tarea. Monitorizar, medir y analizar: cuando una organización se propone incrementar su productividad, mejorar la planificación y la ejecución resulta esencial, pero no es menos importante, analizar y revisar el cumplimiento de los objetivos de forma periódica. El software GTT (Gestión del Tiempo de Trabajo) está diseñado para facilitar todas estas funciones, empezando por la definición de la estructura organizativa de la organización. La herramienta facilita, así mismo, una descentralización de la gestión del capital humano, dota a los mandos intermedios de la información necesaria para llevar a cabo la planificación más eficiente y promueve la autogestión, es decir, involucra a los profesionales en su propia gestión. De esta forma, no solo se gana eficiencia en la planificación y gestión de calendarios, turnos y ciclos de trabajo, respetando la legislación laboral, también se gana agilidad a la hora de introducir y comunicar cualquier tipo de cambio o incidencia. El software cierra el círculo con funciones avanzadas de control y análisis, que son, sin duda, el único camino para la mejora continua. Productividad 4.0 En su versión 4.0, GTT Digital Time Plan suma a la potencia del software GTT las ventajas propias de la movilidad y las tecnologías sociales– red social corporativa, mensajería corporativa instantánea y colaboración vía video-, de acuerdo con uno de los principios fundamentales para la mejora de la productividad: la autogestión. Se trata de que los profesionales tengan un papel más activo en su propio desarrollo y gestión y esto significa, fundamentalmente, descentralización y comunicación fluida. Con un formato app cómodo, sencillo e intuitivo, GTT Digital Digital permite, además, la geolocalización de los profesionales y añade los atributos de la ubicuidad y el tiempo real a las funciones de comunicación, gestión, monitorización, medición y análisis. De esta forma, se simplifica el registro del tiempo de trabajo, que los propios profesionales pueden llevar a cabo en un horario previamente establecido o de acuerdo con las necesidades de un momento determinado. Por su parte, los gestores ganan flexibilidad a la hora de comunicar la planificación a los miembros de distintos equipos de trabajo y, fundamental, tienen conocimiento, prácticamente en tiempo real, de quién, dónde y durante cuánto tiempo realiza una determinada tarea, con la posibilidad de obtener registros de cada jornada de una forma muy ágil. La mejora de la productividad es un reto común a todas las organizaciones y sectores productivos, si bien resulta especialmente crítico en sectores intensivos en capital humano como, por ejemplo, el mundo sanitario, donde se estima que, con las prácticas y herramientas adecuadas, sería posible elevar la productividad en más de un 30%. GTT contribuye, además, a la reducción notable del tiempo y los costes asociados a tareas de gestión de los recursos humano: en torno a un 50% y un 35%, respectivamente. 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GTT Digital, la app que agiliza la gestión de RRHH en la empresa
Involucrar al capital humano en su gestión a través de una app Hay sectores en los que el peso de los salarios, el gasto en RRHH, puede llegar a alcanzar hasta un 70% del presupuesto total de las empresas. Hablamos sobre todo de empresas de servicios, en los que el personal trabaja en turnos, de manera ininterrumpida, 24 horas, los siete días de la semana o casi. En este contexto, cualquier aumento en la eficiencia de la gestión de estos RRHH, la más mínima mejora en la planificación y reducción de tiempos, la posibilidad de tomar decisiones en tiempo real para adecuarse a cualquier eventualidad y elevar el nivel de satisfacción y motivación del personal tiene un impacto directo en la cuenta de resultados de manera positiva. GTT Digital, la App para la gestión de RRHH Todo esto es posible gracias a la aplicación de un enfoque Social Business a la transformación digital de la gestión de los RRHH y su resultado concreto es GTT Digital, una app móvil con la que generar un entorno colaborativo para la gestión descentralizada de grupos y equipos de trabajo, impulsando la participación activa de sus miembros. Con esta app (disponible en versión Android e iOS) es posible acometer, de manera sencilla y en un entorno digital, una amplia variedad de operaciones y acciones para gestionar RRHH. Desde el móvil se realizan comunicaciones confidenciales y privadas, de la empresa al trabajador y viceversa, y colectivas entre trabajadores, es factible tramitar documentación legal y contratos, también asignar turnos o vacaciones. GTT Digital permite a mandos intermedios y trabajadores tomar decisiones, un control continuado de los tiempos y turnos de trabajo y de la composición de los equipos de trabajo, y asegura la interaccionar entre ellos. La descentralización vía app de la gestión de recursos humanos y a las posibilidades de autogestión no solo agiliza estos procesos, también reduce alrededor de un 50% el tiempo dedicado a tareas administrativas, optimiza en un 35% los costes asociados a estas labores e, indicador clave, mejora notablemente la experiencia y el nivel de satisfacción de los profesionales. Grupo Santa Tecla apuesta por el uso de GTT Digital Y así lo está comprobando el grupo socio sanitario Santa Tecla. Con una red de 50 centros de salud y asistenciales en los que trabajan más de 3.000 profesionales, Santa Tecla ha optado por el uso de la app GTT Digital con el objetivo de seguir a la vanguardia internacional en la gestión del capital humano y relación con y entre sus profesionales. Fanny Margalef, la responsable de Recursos Humanos de Santa Tecla, asegura que el impacto de GTT Digital en la organización ha sido muy positiva. En su labor diaria, facilita la gestión de los RRHH y es una ayuda fundamental para adecuar los recursos a la estructura productiva de la empresa. Según la directiva, para los mandos intermedios es una perfecta solución para ofrecerles más autonomía en este campo, agilidad y ahorrar tiempo cuando hay que informar y comunicar incidencias para enfocarse en las actividades que añaden valor a la organización. En cuanto a los empleados, Margalef considera que GTT Digital es un apoyo esencial a la política de comunicación interna de la compañía. Además, el personal se ha adaptado fácilmente a las funciones de la app puesto que su interfaz y prestaciones se asemejan a las de las apps de comunicación instantánea tipo WhatsApp, que utilizan de forma cotidiana. Solicitar permisos, vacaciones, estar en relación con los miembros de sus equipos de trabajo para, por ejemplo, realizar cambios de turno, visualizar su calendario en cualquier momento y lugar, y todo ello desde su smartphone, aporta autonomía y agilidad a la hora de disponer de información y realizar cualquier tipo de gestión, lo que redunda en una mayor satisfacción en cuanto a su relación con la organización y, por ende, en un nivel mayor de calidad de los servicios que esta presta. Escrito por BDI Comunicación para aggity