¿Cómo mejorar la gestión de los gastos?

Las soluciones para el control de los gastos no solo mejoran su visibilidad, también constituyen una herramienta muy útil para llevar a cabo un registro actualizado de la contabilidad y realizar ajustes ante posibles desviaciones.

Solo con una fotografía del ticket es posible recoger automáticamente la información de fecha, tipo de gasto e importe.

Los departamentos financieros de las empresas tienen en sus manos una de las labores más complejas para el buen funcionamiento de cualquier negocio: asegurar su rentabilidad. Esto implica el desarrollo de un plan estratégico para la compañía que no solo afiance el nivel de ingresos establecido, también un control de los gastos de empresa para que estos se adecuen a sus objetivos económicos.

La gestión de este proceso varía dependiendo del tipo de compañía. En el caso de las microempresas se reduce a herramientas básicas y sencillas que permitan, a su vez, minimizar el papeleo. En las pequeñas y medianas empresas se produce un salto cuantitativo debido al aumento de los costes para el mantenimiento del negocio y a la diversidad de sus tipologías. En cualquiera de los casos, el uso de soluciones personalizadas adaptadas a las necesidades de la organización permitirá al personal del departamento financiero mejorar la gestión de los gastos.

En las grandes empresas, por su parte, la incorporación de herramientas que automaticen determinadas tareas es esencial. Las compañías con más de 250 empleados manejan un gran volumen de gastos, no solo internos también relacionados con sus proveedores, por lo que su control se convierte en una tarea ingente difícil de asumir sin un software que gestione y automatice toda esa contabilidad. No solo es más cómodo y eficiente, también más fiable en el tratamiento de estos datos al evitar errores humanos.

Visibilidad y registro del gasto

En cualquiera de los casos, independientemente del sector y tamaño de la compañía, la implementación de la solución más adecuada no solo ayuda a mejorar el control de los gastos, también agiliza esta labor y ayuda a cumplir con los objetivos del departamento financiero marcados en la estrategia de empresa. El sistema contable financiero Uniclass by aggity cubre de manera sencilla y fácil la gestión de cualquier empresa, dotándola de automatismos y funcionalidades adicionales susceptibles de adaptarse a otras soluciones contables.

En el apartado de gestión de gastos contempla todas las fases del circuito, desde la captación y entrada de tickets hasta la validación, contabilización y liquidación, con un beneficio añadido: reduce al mínimo el uso del papel. El sistema, además, dispone de una app con la que los empleados podrán notificar fácilmente todos los gastos. Solo es necesario que tomen una fotografía de los tickets para que se recoja automáticamente la información de fecha, tipo de gasto, importe y, en el caso de que sea necesario, añadir observaciones. Este proceso también es posible llevarlo a cabo desde la web corporativa.

Así mismo, el trabajador puede proceder a una liquidación de gastos y comunicarse directamente con la empresa a través de un sistema de avisos y chats. El acceso se realiza con un usuario y contraseña único para facilitar la personalización de los servicios.

Las soluciones para el control de los gastos de las organizaciones no solo mejoran su visibilidad, también constituyen una herramienta muy útil para llevar un registro actualizado de la contabilidad y realizar ajustes ante posibles desviaciones. Contar con la información económica en tiempo real ayuda a respetar los presupuestos fijados por la empresa y a asegurar su rentabilidad.