Gestión documental digital, trampolín del rendimiento empresarial
La información se ha convertido en el activo más importante de las empresas en una era digital que ha generado un tsunami de datos y documentos que urge comprender y ordenar. A estas alturas las organizaciones no deben asegurar sólo su patrimonio material, sino también el intangible. Sin embargo, de nada sirve contar con grandes volúmenes de información, si esta no se gestiona de forma correcta. Un estudio realizado a escala mundial por la consultora PwC revela que el 40% de las empresas valora que obtiene pocos beneficios tangibles de sus datos y, lo que resulta aún más dramático, un 23% aprecia que no consigue beneficio alguno. Estos resultados ponen de manifiesto que una parte importante de las empresas todavía no están concienciadas sobre el valor de la información tanto a nivel estratégico como operativo; así como sobre su contribución a la mejora de los procesos de toma de decisiones, al aumento de las oportunidades de negocio en el mercado y a la creación de ventajas competitivas. A pesar del notable avance en materia de transformación digital, todavía existe en las organizaciones documentación en papel que es, además, desaprovechada. Se trata de un tema capital que exige ser abordado de forma efectiva, sobre todo, si tenemos en cuenta que la generación de documentación en las empresas es cada vez mayor. Un estudio de AIIM Europe (Association for Information and Image Management) señala que, de media, el 15% de la superficie de las oficinas está dedicado al almacenamiento de documentación impresa y que el tamaño de este archivo se duplica cada tres años. El análisis de AIMM señala, así mismo, que la gestión de documentos representa hasta un 47% de los costes ocultos de una organización, incluyendo una menor productividad derivada del tiempo invertido en poner orden dentro de esta avalancha de documentos. Digitalizar para extraer el valor de la documentación En esta tesitura, que supone un lastre para la operativa ágil y efectiva de cualquier organización, la solución pasa por el despliegue de un sistema de gestión documental que permite hacer un uso verdaderamente eficiente de toda la documentación de la empresa. Este paso hacia delante no solo posibilita una optimización del espacio, también se traduce en mejoras sustanciales en aspectos como el mejor aprovechamiento del tiempo y los recursos. El software de gestión documental que incorpora la solución Uniclass permite asignar a cada documento digital diferentes características, que permiten organizarlo dentro del sistema empresarial de una manera eficaz, totalmente automatizada y operativa. Con ese objetivo, una de las facilidades que ofrece el software es la posibilidad de escanear masivamente y guardar en la base de datos cualquier tipo de documento escrito. El software permite, así mismo, el acceso directo al servicio de reconocimiento automático de facturas escaneadas para simplificar su catalogación. Asociar documentos y asegurar su correcto acceso y uso Otra funcionalidad enormemente práctica del software de gestión documental integrado en Uniclass es un generador de PDF que garantiza el acceso y lectura de los documentos con independencia del sistema operativo. Esta solución permite, además, asociar documentos distintos si corresponden a un mismo asunto. Por ejemplo, con este software, al acceder a una factura, se pueden ver los documentos previos asociados. En definitiva, la solución de gestión documental de aggity permite dar sentido a todo el entramado de datos, información y conocimiento de una organización, almacenándola de manera que se adapte a la estructura y operativa de cada empresa. De esta forma, no solo se consigue agilizar la comunicación y la búsqueda de la documentación, también se minimiza la burocracia, disponiendo de garantías de seguridad tanto en el acceso como en la recuperación de documentos. A este respecto, a través del software es posible definir los permisos y autorizaciones correspondientes a cada usuario en función de cada tipo de documento.
Gestión del IVA (SII) en el programa de facturacion electrónica Uniclass
Más de 60.000 empresas, todas aquellas que facturan más de seis millones de euros, las de grupos de IVA y las inscritas en el REDEME (Registro de Devolución Mensual del IVA) están obligadas desde el pasado julio a enviar a la Agencia Tributaria los datos de sus facturas telemáticamente en los cuatro días posteriores a su emisión. Son compañías que suponen el 80% de la facturación empresarial de España. Y saltarse dicha norma no va salir gratis, ya que las sanciones previstas podrán ser 6.000 euros por trimestre, más un 1% del volumen de negocio anual. SII, IVA, Tributación y Transformación Digital Hablamos del nuevo sistema de gestión del IVA, denominado Suministro Inmediato de Información (SII) y para cumplir con él es necesario presentar las facturas, a través de servicios web basados en archivos XML, en la Agencia Tributaria (AET) prácticamente en tiempo real. Con esta norma, el Gobierno busca simplificar la gestión de este impuesto, eliminar la obligación de presentar modelos informativos de liquidación de impuestos y, ante todo, luchar contra el fraude fiscal. Ya veremos si las previsiones se cumplen, pero los planes de Hacienda eran recaudar 700 millones de euros extra en concepto de IVA en los seis meses posteriores a la entrada en vigor del SII. Pero, junto a estos objetivos declarados y expresos, en estos meses hemos observado otra derivada importante, relacionada con este cambio legislativo, y es la obligación encubierta de abordar la transformación digital de sus procesos internos de contabilidad, registro de datos y comunicación con la AET, si aún no lo han hecho. También a ejecutar una actualización y mejora de sus sistemas fiscales de gestión TI, que automatice esta nueva forma de operar. Ese corto plazo, entre emisión y presentación digital de las facturas, obliga a las empresas a agilizar la introducción y registro de datos en sus sistemas de gestión TI. A su vez, los datos deben quedar consignados de una manera específica, lo que implica cambios en la forma de generar y guardar digitalmente datos financieros, porque la Agencia Tributaria, en las especificaciones del nuevo sistema SII, ha establecido una estructura de datos determinada para consignar la información de cada factura y elaborar los archivos XML que se le remiten telemáticamente. Además, la norma SII incentiva la digitalización de otras compañías no obligadas por la ley. Si estas se suman a este sistema de comunicación digital e instantánea de facturas, empresas y contribuyentes dejan de tener la obligación de presentar los modelos de impuestos 347 (operaciones con terceros), 340 (libro de registros) y 390 (resumen anual de IVA). Además, podrán presentar e ingresar autoliquidaciones periódicas del IVA 10 días más tarde de lo que viene siendo habitual. Finalmente, y para una mejor gestión y transparencia de este impuesto, las empresas podrán cotejar la información de sus libros de registro con la información presentada por clientes y proveedores que también estén dentro del SII. Nuevos módulos del programa de facturación Uniclass Para simplificar la adaptación de los procesos de contabilidad y registro de facturación y aprovechar las ventajas que SII ofrece a las empresas, aggity ha desarrollado dos módulos específicos para su sistema de gestión financiera Uniclass Financial Solution, que organizan los datos de las facturas de acuerdo con la estructura de la AEAT, genera los archivos XML y los envía y gestiona de manera sencilla y segura. Módulo de configuración de datos para operaciones de facturación El módulo de configuración de datos para operaciones de facturación es capaz de recopilar y organizar la información de los datos contables que incluyen IVA, en facturas emitidas y recibidas y de las operaciones intracomunitarias. Cada operación se asocia automáticamente a los códigos de IVA determinados, tipos de factura, libros de registro, etc. Además, los servicios de aggity de parametrización adecuan la operativa empresarial al nuevo sistema SII y no al revés. Por otro lado, hay que tener en cuenta que en cada envío (10.000 facturas máximo por archivo XML), la Agencia Tributaria puede rechazar o aceptar, solicitando subsanar errores de facturas, incluso de manera unitaria. El módulo de aggity incorpora la funcionalidad de mantenimiento y modificación, por lo que la empresa puede solventar dichos problemas a nivel de la información guardada y generada en exclusiva para esta comunicación. Módulo de traspaso y gestión de envíos y respuestas El módulo de traspaso y gestión de envíos y respuestas permite a las empresas presentar a la AEAT todos los libros de facturas en el plazo requerido. El sistema permite, de manera sencilla, seleccionar que datos se desean transmitir en función de la compañía, libros de registro, periodos y tipos de operación, para que la empresa pueda así establecer un sistema organizado de comunicación acorde a sus necesidades de gestión interna. A la hora de enviar la información, el módulo de aggity genera los archivos XML necesarios y los transmite a la AEAT. También gestiona la recepción de los mensajes de respuesta, con detalle de cada una de las facturas, para que los gestores vean con claridad que facturas han sido aceptadas totalmente, con errores o rechazadas. Identificar rápidamente los errores resulta vital a la hora de resolver los problemas en plazo y evitar sanciones o recargos. El módulo también permite la consulta organizada de todas las operaciones presentadas a la AEAT, junto con el detalle de su estado. Escrito por BDI Comunicación para aggity
Gestione dell’IVA (SII) nel programma di fatturazione elettronica Uniclass.
Più di 60.000 aziende, tutte quelle con un fatturato superiore ai sei milioni di euro, quelle che fanno parte di gruppi IVA e quelle iscritte al REDEME (Registro dei rimborsi IVA mensili) sono obbligate dallo scorso luglio a inviare telematicamente all’Agenzia delle Entrate i dettagli delle loro fatture entro quattro giorni dalla loro emissione. Queste aziende rappresentano l’80% del fatturato della Spagna. Le sanzioni previste possono arrivare fino a 6.000 euro per trimestre, più l’1% del fatturato annuale. SII, IVA, fiscalità e trasformazione digitale Stiamo parlando del nuovo sistema di gestione dell’IVA, noto come Fornitura Immediata di Informazioni (SII), per il quale è necessario inviare le fatture, tramite servizi web basati su file XML, all’Agenzia delle Entrate (AET) praticamente in tempo reale. Con questo regolamento, il governo cerca di semplificare la gestione di questa tassa, di eliminare l’obbligo di presentare moduli informativi di accertamento fiscale e, soprattutto, di combattere le frodi fiscali. Resta da vedere se le previsioni saranno rispettate, ma il Tesoro prevede di incassare 700 milioni di euro in più di IVA nei sei mesi successivi all’entrata in vigore del SII. Tuttavia, oltre a questi obiettivi dichiarati ed espliciti, negli ultimi mesi abbiamo osservato un altro importante derivato, legato a questo cambiamento legislativo, e cioè l’obbligo occulto di affrontare la trasformazione digitale dei loro processi interni di contabilità, registrazione dei dati e comunicazione con l’AET, se non l’hanno già fatto. Inoltre, è necessario implementare un aggiornamento e un miglioramento dei sistemi di gestione fiscale IT, che automatizzeranno questo nuovo modo di operare. Il breve lasso di tempo che intercorre tra l’emissione e l’invio delle fatture in formato digitale costringe le aziende a velocizzare l’inserimento e la registrazione dei dati nei loro sistemi di gestione informatica. A loro volta, i dati devono essere registrati in modo specifico, il che implica cambiamenti nel modo in cui i dati finanziari vengono generati e archiviati digitalmente, perché l’Agenzia delle Entrate, nelle specifiche del nuovo sistema SII, ha stabilito una struttura dati specifica per registrare le informazioni su ogni fattura e per preparare i file XML che le vengono inviati telematicamente. Inoltre, il regolamento SII incoraggia la digitalizzazione di altre aziende non obbligate dalla legge. Se aderiscono a questo sistema di comunicazione digitale e istantanea delle fatture, le aziende e i contribuenti non saranno più obbligati a presentare i moduli fiscali 347 (operazioni con terzi), 340 (libro dei registri) e 390 (riepilogo annuale dell’IVA). Inoltre, potranno presentare e pagare le autovalutazioni periodiche dell’IVA con 10 giorni di ritardo rispetto al solito. Infine, per una migliore gestione e trasparenza di questa imposta, le aziende potranno effettuare un controllo incrociato tra le informazioni contenute nei loro registri e quelle fornite da clienti e fornitori che fanno parte del SII. Nuovi moduli del software di fatturazione Uniclass Per semplificare l’adattamento dei processi di contabilità e di registrazione delle fatture e per sfruttare i vantaggi che il SII offre alle aziende, aggity ha sviluppato due moduli specifici per il suo sistema di gestione finanziaria Uniclass Financial SolutionIl sistema è progettato per organizzare i dati delle fatture secondo la struttura AEAT, generare file XML e inviarli e gestirli in modo semplice e sicuro. Modulo di configurazione dei dati per le operazioni di fatturazione Il modulo di configurazione dei dati per le operazioni di fatturazione è in grado di raccogliere e organizzare le informazioni sui dati contabili, compresa l’IVA, sulle fatture emesse e ricevute e sulle operazioni intracomunitarie. Ogni transazione viene automaticamente associata a specifici codici IVA, tipi di fattura, registri, ecc. Inoltre, i servizi di parametrizzazione di aggity adattano le operazioni aziendali al nuovo sistema SII e non viceversa. D’altra parte, bisogna tenere presente che in ogni invio (massimo 10.000 fatture per file XML), l’Agenzia delle Entrate può rifiutare o accettare, richiedendo la correzione degli errori delle fatture, anche su base unitaria. Il modulo aggity incorpora funzionalità di manutenzione e modifica, in modo che l’azienda possa risolvere tali problemi a livello delle informazioni memorizzate e generate esclusivamente per questa comunicazione. Modulo per il trasferimento e la gestione degli invii e delle risposte Il modulo per il trasferimento e la gestione delle spedizioni e delle risposte consente alle aziende di presentare tutti i registri delle fatture all’AEAT entro i termini previsti. Il sistema permette, in modo semplice, di selezionare i dati da trasmettere in base all’azienda, ai registri, ai periodi e ai tipi di operazioni, in modo che l’azienda possa stabilire un sistema di comunicazione organizzato in base alle sue esigenze di gestione interna. Quando invia le informazioni, il modulo aggity genera i file XML necessari e li trasmette all’AEAT. Gestisce anche la ricezione dei messaggi di risposta, con i dettagli di ogni fattura, in modo che i manager possano vedere chiaramente quali fatture sono state accettate completamente, con errori o rifiutate. Individuare rapidamente gli errori è fondamentale per risolvere i problemi in modo tempestivo ed evitare sanzioni o maggiorazioni. Il modulo permette anche di consultare in modo organizzato tutte le operazioni presentate all’AEAT, insieme ai dettagli del loro stato. Scritto da BDI Comunicación per aggity
VAT management (SII) in the electronic invoicing program Uniclass
More than 60,000 companies, all those with a turnover of more than six million euros, those in VAT groups and those registered in the REDEME (VAT Monthly Return Register) have been obliged since last July to send the Tax Agency the data of their invoices telematically within four days of their issuance. These companies account for 80% of Spain’s business turnover. The penalties foreseen could be 6,000 euros per quarter, plus 1% of the annual turnover. SII, VAT, Taxation and Digital Transformation We are talking about the new VAT management system, called Immediate Supply of Information (SII) and to comply with it, it is necessary to submit invoices, through web services based on XML files, to the Tax Agency (AET) practically in real time. With this regulation, the Government seeks to simplify the management of this tax, to eliminate the obligation to present informative tax assessment forms and, above all, to fight against tax fraud. We will see if the forecasts are fulfilled, but the Treasury’s plans were to collect an extra 700 million euros in VAT in the six months following the entry into force of the SII. But, together with these declared and express objectives, in these months we have observed another important derivative, related to this legislative change, and that is the covert obligation to address the digital transformation of their internal processes of accounting, data recording and communication with the AET, if they have not already done so. Also to implement an update and improvement of their fiscal IT management systems to automate this new way of operating. This short period of time, between the issuance and digital presentation of invoices, forces companies to speed up data entry and registration in their IT management systems. In turn, the data must be recorded in a specific way, which implies changes in the way financial data is generated and stored digitally, because the Tax Agency, in the specifications of the new SII system, has established a specific data structure to record the information of each invoice and to prepare the XML files that are sent telematically. In addition, the SII standard encourages the digitalization of other companies not required by law. If they join this system of digital and instantaneous communication of invoices, companies and taxpayers are no longer required to file tax forms 347 (transactions with third parties), 340 (book of records) and 390 (annual VAT summary). In addition, they will be able to file and pay periodic VAT self-assessments 10 days later than usual. Finally, and for a better management and transparency of this tax, companies will be able to compare the information in their record books with the information submitted by customers and suppliers that are also within the SII. New Uniclass billing software modules To simplify the adaptation of accounting and invoicing processes and to take advantage of the benefits that SII offers companies, aggity has developed two specific modules for its financial management system Uniclass Financial SolutionThe XML files, which organize the invoice data according to the AEAT structure, generate XML files and send and manage them in a simple and secure way. Data configuration module for billing operations The data configuration module for invoicing operations is able to collect and organize information on accounting data including VAT, on invoices issued and received, and on intra-community operations. Each transaction is automatically associated to specific VAT codes, invoice types, log books, etc. In addition, aggity’s parameterization services adapt the business operations to the new SII system and not the other way around. On the other hand, it must be taken into account that in each shipment (10,000 invoices maximum per XML file), the Tax Agency can reject or accept, requesting the correction of invoice errors, even on a unitary basis. The aggity module incorporates maintenance and modification functionality, so the company can solve such problems at the level of the information stored and generated exclusively for this communication. Module for transfer and management of shipments and responses The module for the transfer and management of dispatches and responses allows companies to submit all invoice books to the AEAT within the required deadline. The system allows, in a simple way, to select the data to be transmitted according to the company, record books, periods and types of operation, so that the company can establish an organized communication system according to its internal management needs. When sending the information, the aggity module generates the necessary XML files and transmits them to the AEAT. It also manages the reception of response messages, with details of each of the invoices, so that managers can clearly see which invoices have been fully accepted, with errors or rejected. Identifying errors quickly is vital to resolving problems in a timely manner and avoiding penalties or surcharges. The module also allows the organized consultation of all the operations submitted to the AEAT, together with the details of their status. Written by BDI Comunicación for aggity