Automatización de informes con Power BI, ahorra tiempo y gana precisión en tus procesos de reporting

La automatización de informes con Power BI es esencial para aquellas empresas que buscan agilidad, precisión y eficiencia en sus procesos de reporting. En este post explicamos qué es Power BI, cuáles son sus beneficios y cómo aggity te ayuda en su implementación.

Descubre cómo automatizar tus informes con Power BI para ahorrar tiempo, reducir errores y optimizar la toma de decisiones en tu empresa.

Tomar decisiones basándose en datos es cada vez más importante para las empresas. Sin embargo, el problema con el que se encuentran es que en numerosas ocasiones se abusa de la generación manual de informes, lo que incrementa la posibilidad de cometer errores, además de reducir la productividad de los empleados. Sin embargo, al emplear la automatización de informes con Power BI, se solucionan estos problemas y se optimizan los procesos de reporting, liberando tiempo valioso a los trabajadores y aumentando la precisión de los informes.

Las empresas generan cada vez un mayor volumen de datos y la capacidad para transformar los datos en información útil supone una ventaja competitiva. En este sentido, la automatización de informes con Power BI permite que las organizaciones superen los cuellos de botella asociados al tradicional reporting manual, garantizando además que las decisiones se basen siempre en los datos más actuales.

¿Qué es la automatización de informes con Power BI?

La automatización de informes con Power BI consiste en configurar flujos de trabajo para recopilar, transformar, presentar datos de forma automática y llevar a cabo un análisis de datos automatizado con el empleo de esta solución de Microsoft. El objetivo de esta herramienta de automatización de reporting es la de pasar de la creación manual y repetitiva de informes a un sistema donde los datos se actualizan y visualizan dinámicamente con una mínima intervención humana.

El problema que viene a resolver esta solución de reporting empresarial es que tradicionalmente, los analistas dedicaban horas, e incluso días, a extraer datos de diversas fuentes, limpiarlos, organizarlos en hojas de cálculo y luego construir informes estáticos. Este proceso, además de ineficiente, introducía un alto riesgo de errores debido a la manipulación manual de los datos. Además, la frecuencia de actualización de los informes era limitada, lo que a menudo provocaba que las decisiones se tomasen basándose en información desactualizada.

Power BI es, por tanto, una solución de inteligencia empresarial que ofrece varios beneficios con respecto al reporting manual. Una de las más destacadas es una importante mejora de la eficiencia ya que Power BI con automatización elimina la necesidad de tareas repetitivas y monótonas, lo que permite que los empleados se centren en el análisis y la toma de decisiones estratégicas.

Con esta reducción de la intervención humana se produce una mayor optimización de informes, además de que se minimizan los errores de transcripción, cálculo y formato. 

Estos informes automáticos Power BI tienen también la ventaja de que pueden ser configurados para actualizarse a intervalos regulares (cada hora, diario, semanal, etc.), lo que garantiza que siempre se trabaje con la información más reciente. Además, y dado que el volumen de datos está en constante crecimiento, incorporar la solución Power BI en empresas hace posible que estos informes automatizados puedan escalar de forma sencilla sin requerir un aumento proporcional de los recursos manuales.

Finalmente, otro de los grandes beneficios de la automatización de informes Power BI con respecto al reporting manual son los informes dinámicos. Y es que, al hacer que los informes sean fácilmente accesibles e interactivos, la información se vuelve disponible para un público más amplio dentro de la organización, fomentando una cultura impulsada por los datos.

Beneficios de automatizar tus informes con Power BI

Cuando una empresa decide incorporar la automatización de informes Power BI va a apreciar casi de forma instantánea una clara mejora de sus procesos. El beneficio más evidente es el ahorro de tiempo. Las organizaciones van a comprobar desde el primer momento cómo las horas que antes se dedicaban a la recopilación, consolidación y formateo de los datos ahora se pueden dedicar a tareas de mayor valor añadido, como el análisis profundo, la identificación de tendencias, la elaboración de estrategias y la implementación de soluciones.

Más a largo plazo, podrán comprobar cómo las decisiones que se toman son mucho más efectivas. La automatización de reporting que realiza Power BI permite reducir los errores, lo que se traduce en una mayor confianza en la información proporcionada por la herramienta.

Finalmente, con los informes automáticos Power BI, las actualizaciones se realizan según una programación predefinida, lo que significa que los datos más recientes están siempre disponibles. Esto permite a las empresas monitorizar el rendimiento en tiempo real, identificar problemas o nuevas oportunidades que puedan favorecer al negocio de forma rápida y ajustar sus estrategias con la velocidad necesaria. Esta mayor agilidad se traduce en una mayor capacidad para adaptarse a las condiciones del mercado, optimizar operaciones y responder a las demandas de los clientes.

Capacidades principales de Power BI para reporting

Con todos estos beneficios es fácil imaginar que Power BI se está convirtiendo en una herramienta fundamental para el reporting gracias a su versatilidad para transformar datos crudos en información útil con la que la empresa puede tomar decisiones acertadas.

Dentro de sus capacidades hay que destacar la capacidad que posee Power BI para integrar datos procedentes de diferentes fuentes que van desde bases de datos relacionales como SQL Server, Oracle o MySQL, hasta archivos planos como Excel. Su alcance se extiende también a servicios en la nube como Google Analytics, Salesforce, Microsoft Dynamics 365, SharePoint, Dropbox y Google Drive, e incluso a fuentes de Big Data como Hadoop y Spark.

Esta integración es posible gracias a que Power BI posee en su interior la herramienta Power Query, que es la encargada de facilitar la preparación de datos para el análisis. Su importancia es vital para el buen funcionamiento de Power BI ya que es la encargada de clasificar la tipología de los datos, fusionar tablas o agrupar y crear nuevas columnas calculadas. Lo más valioso es que todos estos procesos se registran, lo que garantiza que cada vez que los datos se actualizan, se aplican las mismas reglas de forma automática y consistente, asegurando la integridad y la calidad de la información.

Otra de las funcionalidades más importantes es la actualización automática de los datos. Esto quiere decir que, una vez que se crea un informe y se publica en el servicio de Power BI (que actúa como un repositorio en el que se visualizan los datos) los usuarios pueden diseñar la frecuencia con la que se quiere que se actualicen los datos.

La solución trabaja, además, tanto con datos on-premise como con información que se encuentra en la nube. En el caso de los primeros, Power BI utiliza una especie de conector llamado On-premises data gateway, que es el encargado de recoger la información que se encuentra en local para incorporarla en el servicio de Power BI. En el caso de los datos que ya se encuentran en el cloud, ese gateway no es necesario.

Finalmente, una de las capacidades más importantes es la que tiene que ver con la visualización de datos. Y es que, Power BI permite transformar grandes volúmenes de datos en gráficos atractivos y fáciles de entender, como gráficos de barras, líneas, circulares, dispersión, mapas geográficos, tablas y matrices, así como indicadores clave de rendimiento (KPIs) mostrados en tarjetas o medidores. La interactividad es una característica muy importante y permite que los trabajadores puedan analizar los datos de forma sencilla.

Casos de uso reales con Power BI

La versatilidad de la automatización de informes Power BI permite su aplicación en prácticamente cualquier departamento o industria que dependa de los datos para operar y tomar decisiones. En la actualidad es ampliamente utilizada en los departamentos financieros gracias a su capacidad para automatizar la consolidación de datos de múltiples sistemas contables, la generación de reportes de flujo de caja, estados de resultados y análisis de presupuestos. Con Power BI automatización, los equipos de un departamento pueden recibir informes automáticos al final de cada mes o semana, con alertas en caso de desviaciones significativas respecto a los objetivos establecidos.

Asimismo, los departamentos de RRHH también pueden aprovechar la potencia que proporcionan los informes automáticos Power BI. En este caso, facilita el seguimiento de indicadores tan importantes como la rotación de personal, el absentismo o el cumplimiento de objetivos de formación. Power BI, asimismo, puede integrar datos de sistemas de nómina, plataformas de reclutamiento y encuestas de clima laboral, generando dashboards interactivos que permiten identificar tendencias y tomar decisiones basadas en datos.

Finalmente, las ventajas que proporciona esta solución de reporting empresarial hacen que sea muy utilizada en las áreas de marketing de las empresas. Estos departamentos se aprovechan de la capacidad que tiene Power BI para analizar grandes volúmenes de datos provenientes de campañas digitales, redes sociales y CRM. Con ello pueden medir el retorno de la inversión y optimizar las estrategias de marketing. Además, Power BI permite automatizar la recolección y visualización de datos de campañas, llevar a cabo el seguimiento de leads y medir KPIs. Los profesionales de marketing pueden así dedicarse a tareas más efectivas como el diseño de nuevas campañas o el desarrollo de nuevas estrategias de venta.

aggity, tu partner en automatización de reporting con Power BI

En aggity presumimos de ser el partner de confianza en la automatización de informes Power BI gracias a nuestro profundo conocimiento y amplia experiencia en el ecosistema de Microsoft Power Platform y Business Intelligence. En aggity no solo entendemos la tecnología, también comprendemos las necesidades específicas de cada negocio y diseñamos soluciones de reporting que realmente aportan valor estratégico.

Nuestro compromiso es estar siempre cerca de nuestros clientes con un servicio completo que abarca desde la implementación inicial hasta el acompañamiento continuo. En aggity vamos más allá de la puesta en marcha de la solución y proporcionamos a nuestros clientes soporte y formación continua para asegurar que los empleados dominen la herramienta y puedan explotar al máximo el potencial de la automatización de informes Power BI.