Gestión del tiempo, palanca para mejorar la productividad laboral

España ha recuperado más de la mitad de los puestos de trabajo destruidos en el auge de la crisis que azotó al país entre 2007 y 2013, una cifra que se concreta en que 1,81 millones de personas han vuelto a encontrar un empleo. Sin embargo, no todo son buenas noticias: seguimos a la zaga en lo que a productividad se refiere.

Desde que comenzó la recuperación económica en 2013, el 78% de los empleos creados registra una productividad inferior al promedio de Europa, según se desprende de un informe del servicio de estudios de CaixaBank. En este sentido, y de acuerdo con los datos de Eurostat, la productividad en España es del 31,5% por hora trabajada, muy lejos de la que registran países como Noruega (79,9%), Suiza (57,9%) o Dinamarca (55,3%).

A la hora de analizar por sectores, aquellos en los que la productividad ha crecido menos desde el 2013 son administración pública, educación y sanidad, y las actividades artísticas. Algo que, además de a otros factores, puede deberse a la escasa planificación o la incorrecta gestión de las tareas y a la inexistencia de una comunicación eficaz entre los diferentes trabajadores que integran las organizaciones.

Mejorar la planificación y reducir tiempos

Precisamente y en el caso de las empresas de servicios, en sectores como la sanidad u otros, hablamos de personal que trabaja en turnos en el desarrollo de una actividad 24×7. En este contexto, cualquier aumento en la eficiencia de la gestión del capital humano, la más mínima mejora en la planificación y reducción de tiempos, la posibilidad de tomar decisiones en tiempo real para adecuarse a cualquier eventualidad y elevar el nivel de satisfacción y la motivación del personal tiene un impacto positivo directo en la cuenta de resultados. Por el contrario, las deficiencias en la gestión de los RRHH en una empresa se traducen simplemente en pérdida de tiempo o tiempo mal empleado por parte de los equipos de trabajo, y, por lo tanto, en pérdida de la productividad.

Pero, además, estas deficiencias también se dan en empresas de otros sectores en un entorno laboral como el actual que está sometido a muchos cambios y está brindando a los trabajadores la posibilidad de trabajar bajo unos parámetros de flexibilidad mayores como las medias jornadas, turnos rotativos, bolsas de horas o el teletrabajo. Aunar toda esta amalgama de opciones de trabajo con los avances tecnológicos resulta imperativo para procurar que la productividad no se quede anclada.

Normalizar e identificar los horarios, jornadas, turnos o movilidad de los trabajadores para facilitar la identificación de los aspectos clave a gestionar en el control horario; integrar los turnos de trabajo con el control horario, las vacaciones o el calendario laboral o establecer contadores para delinear la gestión de presencia y ausencia u horas extras; o centralizar la información son algunas de las recomendaciones de los expertos para gestionar de manera eficiente el trabajo de los empleados.

Involucrar al capital humano en su propia gestión

Hacer realidad estas recomendaciones de forma efectiva pasa por involucrar al capital humano en su propia gestión y es una de las posibilidades que GTT, el software de gestión del tiempo de aggity, abre en las organizaciones. GTT facilita la organización del sistema de trabajo gracias a la integración de los cuadrantes de trabajo, la mejora y optimización de la organización a través del control del calendario laboral, los horarios y los ciclos de trabajo. GTT también permite crear calendarios individuales que recogen los descansos legales y controlar las incidencias de cada trabajador, además de integrar funcionalidades para establecer turnos de trabajo adaptados a las necesidades de personal y empresa.

GTT tiene en cuenta cuatro pilares capitales de la empresa -el trabajo, las personas, la administración y las estructuras- con el objetivo de facilitar la toma de decisiones con tiempo y basadas en datos reales y mejorar, como consecuencia, los índices de cobertura y las ratios de productividad.

Bajo una filosofía Social Business, la herramienta está disponible en su versión GTT Digital Time Plan, que integra el sistema de mensajería corporativa, la red social corporativa y la comunicación vía vídeo para ofrecer, en forma de app fácil e intuitiva, una herramienta que permite la geolocalización física de los profesionales, así como el marcaje directo en cualquier lugar en el que se encuentre el profesional.

La aplicación, a la que también se puede acceder desde la web, también permite el envío de forma automática y segura de mensajes directos entre los profesionales de la empresa a través de Corporate Messenger by aggity, así como obtener de manera cómoda y sencilla un informe del registro diario de jornada. De esta forma, los profesionales juegan un papel más activo en su propio desarrollo y gestión.

La mejora de la productividad es, desde hace años, una asignatura pendiente y en un momento de digitalización y transformación en el entorno laboral, hacer uso de la tecnología, más que una opción, es un imperativo.