Historia de la contabilidad, el empuje de la tecnología
En los 80 del siglo XX, coincidiendo con la aparición del primer ordenador personal de IBM, se empieza a considerar la información contable clave en la toma de decisiones y surgen los primeros sistemas informáticos de gestión financiera. La digitalización de los sistemas de gestión financiera agiliza el control de la economía de la empresa a la vez que facilita su organización. La contabilidad es un sistema de registro de las operaciones económicas de una organización u entidad. Se realiza desde que las personas necesitan controlar qué tienen, cuánto ganan y cuáles son sus gastos para llevar las cuentas de su patrimonio. Entre las primeras muestras de este tipo de registros que se conservan figuran unas tablillas de arcilla de la antigua Mesopotamia que datan de hace más de 5.000 años. En el Imperio Romano el método era más sofisticado y ya se utilizaban dos libros de registro. En el Adversaria se recogían ingresos y gastos en dos columnas diferenciadas, y en el Codex se anotaba una descripción de la operación con la cantidad y el nombre del titular. Aunque en Roma el sistema era bastante avanzado, no fue hasta el siglo XV cuando el fraile franciscano y matemático Luca Pacioli introduce la partida doble, base de la contabilidad moderna. El economista italiano se convierte en el primero en organizar y sistematizar los procesos contables. Introduce los conceptos ‘asiento contable’, ‘activo’ y ‘pasivo’ y el uso de cuatro libros que aún hoy se utilizan: Inventario y Balances, Borrador o Comprobante, Diario y Mayor. Con la Primera Revolución Industrial se perfecciona el sistema y aumenta la información financiera generada. Digitalización de la contabilidad En los 80 del siglo XX, coincidiendo con la aparición del primer ordenador personal de IBM, se empieza a considerar la información contable clave en la toma de decisiones y surgen los primeros sistemas informáticos. La llegada de Internet y de servicios y tecnologías como las plataformas online o la computación en la nube dan paso a la contabilidad colaborativa. Ambos factores permiten a las empresas puedan controlar los activos financieros en tiempo real. Esto significa la digitalización de todos los procesos contables. Este cambio no solo se está produciendo en las empresas, también implica a las administraciones. La Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) está incorporando gradualmente modelos de tributación telemática para agilizar trámites y evitar desplazamientos. El primero de ellos, anunciado en 2015, fue el Suministro Inmediato de Información (SII). Ha supuesto el paso del sistema de gestión del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA), en funcionamiento desde hace 30 años, a otro por el que se lleva el registro de los libros del IVA a través de la sede electrónica de la AEAT. Para este trámite, y el resto que se están implantando, contar con un software de contabilidad como Uniclass by aggity ayuda a cubrir de manera sencilla y fácil la gestión de cualquier compañía, automatizando y añadiendo funciones adicionales a las soluciones contables en uso. Gracias a este sistema, totalmente integrado con las herramientas ofimáticas de Microsoft, es posible contar con una visión multidimensional de los saldos de la empresa en un entorno intuitivo y de fácil uso. Incluye herramientas como fiscalidad, distribuciones analíticas, presupuestos, cuentas por cobrar y pagar, conciliación bancaria y tesorería, registro de facturas recibidas y emitidas, etc. Además, opera con distintas bases de datos, como DB2, SQL Server y Oracle, sin afectar a la funcionalidad. Implementar este sistema avanzado de gestión financiera agiliza el control de la economía de la empresa, a la vez que facilita su organización. Descubre cómo digitalizar la contabilidad de tu empresa
¿Cómo mejorar la gestión de los gastos?
Las soluciones para el control de los gastos no solo mejoran su visibilidad, también constituyen una herramienta muy útil para llevar a cabo un registro actualizado de la contabilidad y realizar ajustes ante posibles desviaciones. Solo con una fotografía del ticket es posible recoger automáticamente la información de fecha, tipo de gasto e importe. Los departamentos financieros de las empresas tienen en sus manos una de las labores más complejas para el buen funcionamiento de cualquier negocio: asegurar su rentabilidad. Esto implica el desarrollo de un plan estratégico para la compañía que no solo afiance el nivel de ingresos establecido, también un control de los gastos de empresa para que estos se adecuen a sus objetivos económicos. La gestión de este proceso varía dependiendo del tipo de compañía. En el caso de las microempresas se reduce a herramientas básicas y sencillas que permitan, a su vez, minimizar el papeleo. En las pequeñas y medianas empresas se produce un salto cuantitativo debido al aumento de los costes para el mantenimiento del negocio y a la diversidad de sus tipologías. En cualquiera de los casos, el uso de soluciones personalizadas adaptadas a las necesidades de la organización permitirá al personal del departamento financiero mejorar la gestión de los gastos. En las grandes empresas, por su parte, la incorporación de herramientas que automaticen determinadas tareas es esencial. Las compañías con más de 250 empleados manejan un gran volumen de gastos, no solo internos también relacionados con sus proveedores, por lo que su control se convierte en una tarea ingente difícil de asumir sin un software que gestione y automatice toda esa contabilidad. No solo es más cómodo y eficiente, también más fiable en el tratamiento de estos datos al evitar errores humanos. Visibilidad y registro del gasto En cualquiera de los casos, independientemente del sector y tamaño de la compañía, la implementación de la solución más adecuada no solo ayuda a mejorar el control de los gastos, también agiliza esta labor y ayuda a cumplir con los objetivos del departamento financiero marcados en la estrategia de empresa. El sistema contable financiero Uniclass by aggity cubre de manera sencilla y fácil la gestión de cualquier empresa, dotándola de automatismos y funcionalidades adicionales susceptibles de adaptarse a otras soluciones contables. En el apartado de gestión de gastos contempla todas las fases del circuito, desde la captación y entrada de tickets hasta la validación, contabilización y liquidación, con un beneficio añadido: reduce al mínimo el uso del papel. El sistema, además, dispone de una app con la que los empleados podrán notificar fácilmente todos los gastos. Solo es necesario que tomen una fotografía de los tickets para que se recoja automáticamente la información de fecha, tipo de gasto, importe y, en el caso de que sea necesario, añadir observaciones. Este proceso también es posible llevarlo a cabo desde la web corporativa. Así mismo, el trabajador puede proceder a una liquidación de gastos y comunicarse directamente con la empresa a través de un sistema de avisos y chats. El acceso se realiza con un usuario y contraseña único para facilitar la personalización de los servicios. Las soluciones para el control de los gastos de las organizaciones no solo mejoran su visibilidad, también constituyen una herramienta muy útil para llevar un registro actualizado de la contabilidad y realizar ajustes ante posibles desviaciones. Contar con la información económica en tiempo real ayuda a respetar los presupuestos fijados por la empresa y a asegurar su rentabilidad.
Beneficios de la digitalización en procesos financieros
La digitalización en procesos financieros reduce el tiempo que se dedica a la gestión de los procesos financieros, disminuye el uso del papel, mejora la productividad y elimina errores gracias a la automatización de la mayoría de las tareas. Los beneficios de la implantación de este tipo de soluciones se traducen en un control más exhaustivo del presupuesto y los gastos. La digitalización en procesos financieros de las empresas es una evolución necesaria, sobre todo en el escenario que está dejando tras de sí la pandemia del COVID-19. En estas semanas, el modelo de teletrabajo se ha impuesto y atañe a todos los departamentos y profesionales. Los responsables de la gestión contable han visto cómo los recursos que habitualmente empleaban para el control de las finanzas ya no estaban a su alcance. Las formas de trabajo de estos departamentos siguen dependiendo mayoritariamente del papel y de la ejecución manual de los procesos. Es habitual la recepción y emisión de facturas y gastos a través del correo convencional o electrónico que, en ocasiones, deben ser aprobados por varios empleados para, a continuación, incorporarlos al sistema de contabilidad. Este trabajo requiere tiempo y exige precisión para que todos los recibos queden registrados y facilitar la conciliación bancaria. Para agilizar y mejorar el control de la economía de las empresas y la digitalización en procesos financieros, y favorecer al mismo tiempo su organización, es recomendable recurrir a sistemas digitales de gestión financiera. Su aplicación ayuda a reducir el tiempo que se dedica a procesos tradicionales, disminuye el uso del papel, mejora la productividad y elimina errores gracias a la automatización de la mayoría de las tareas. Procesos más precisos y eficaces Este tipo de soluciones facilitan la liquidación de gastos en un periodo concreto y de manera muy visual. El software de gestión financiera Uniclass by aggity cubre todas las fases, desde la captación y entrada de tickets hasta los circuitos de validación, contabilización y liquidación. Unos procesos que resultan aún más sencillos con la implementación de una app que facilita la captación de tickets y avisos, y que convierte cualquier móvil en una herramienta adicional de trabajo intuitiva y eficaz. A través de esta aplicación, y simplemente realizando una fotografía de los recibos, estos se incorporan automáticamente al sistema contable de la empresa registrando datos como la fecha, tipo de gasto, importe, observaciones y, si es necesario, la propia imagen. Se automatizan, así, muchas tareas manuales que podían suponer fallos en las anotaciones en la digitalización en procesos financieros y se evita también la pérdida de documentos gracias a su almacenamiento en formato digital. Además, es posible personalizar la solución en función del perfil del empleado que vaya a hacer uso de ella. Las liquidaciones son contabilizadas automáticamente y existe la opción de generar documentos PDF de las hojas de cálculo para realizar su validación y seguimiento. Esto facilita el control de los registros contables y la comprobación del estado de las liquidaciones efectuadas, que puede complementarse con un software de conciliación bancaria para corroborar que las operaciones realizadas por la empresa coinciden con los movimientos que el banco haya anotado en su cuenta. Las liquidaciones son contabilizadas automáticamente y existe la opción de generar documentos PDF de las hojas de cálculo para realizar su validación y seguimiento. Esto facilita el control de los registros contables y la comprobación del estado de las liquidaciones efectuadas, que puede complementarse con un software de conciliación bancaria para corroborar que las operaciones realizadas por la empresa coinciden con los movimientos que el banco haya anotado en su cuenta.
¿Cómo controlar los gastos de tu empresa?
Una buena planificación financiera y un correcto control de gastos de la empresa son fundamentales para lograr el éxito de tu empresa Una buena solución digital de gestión y optimización de la tesorería que automatiza la supervisión de los gastos Alcanzar la rentabilidad es el principal propósito económico de cualquier empresa. Para lograrlo es imperativo llevar un control diario de las cuentas, lo que incluye ingresos y gastos. Es a esta última variable a la que hay que prestar más atención y realizar un seguimiento más exhaustivo. De esta forma se podrán eliminar gastos superfluos, realizar un plan de ahorro sólido y evitar problemas financieros en el futuro. La gestión de gastos de una empresa requiere antes conocer la naturaleza de los mismos que, básicamente, se dividen entre fijos y variables. Los primeros son los que hay que afrontar necesariamente independientemente de la facturación y los resultados, como puede ser el alquiler del espacio de trabajo o los salarios; mientras que los gastos variables están relacionados con el volumen de la actividad, como la logística o la mano de obra extra en periodos de alta demanda. 5 Claves para controlar los gastos de tu empresa 1.Elaborar un presupuesto donde se refleje la solvencia financiera y objetivos a cumplir en un periodo concreto, por ejemplo, de un año. 2.Revisar periódicamente los resultados para comprobar si se ajustan al presupuesto y realizar ajustes ante posibles desviaciones. 3. Evaluar cada uno de los gastos para identificar aquellos de los que se puede prescindir. 4. Reducir su cuantía Revisar aquellos gastos que, aún siendo fijos, pueden reducir su cuantía negociando con proveedores o buscando alternativas. 5.Provisión de gastos Reflejar en el presupuesto una para imprevistos y poder afrontarlos con solvencia. Supervisar cada uno de estos pasos no resulta sencillo, excepto si se cuenta con un software de finanzas y contabilidad como Uniclass by aggity . Esta solución permite una gestión de los gastos de la empresa y de la facturación de forma automatizada. Cubre todas las fases del circuito, desde la captación y entrada de tickets hasta la validación, contabilización y liquidación. Para añadir agilidad, esta plataforma incluye la implementación de una app totalmente personalizable y ajustada a las necesidades de cada empresa. Desde el propio dispositivo móvil es posible la captación de tickets y avisos, donde se recoge la información de fecha, tipo de gasto, importe, observaciones y, en el caso de que sea necesario, fotografía. Las liquidaciones se contabilizan automáticamente y el responsable de la contabilidad dispone de una visión global de los gastos. La automatización de todo el proceso no solo facilita el seguimiento de los gastos y facturación de una organización, también permite llevar un control del presupuesto definido para comprobar si las cuentas se ajustan a lo planificado. De esta forma, es posible anticiparse a posibles desviaciones, así como aprender para plantear presupuestos más ajustados en el futuro.
Problemas más comunes de la conciliación bancaria
La salud financiera de una empresa implica que las anotaciones contables de la organización coincidan con los valores registrados por el banco y evitar los problemas más comunes de la conciliación bancaria. Es habitual en las empresas que se produzcan errores. Un sistema integrado de conciliación bancaria ayuda a detectar y resolver todos estos problemas. llevar el registro contable de un negocio implica corroborar que las operaciones realizadas por la empresa coinciden con los movimientos que el banco haya anotado en cuenta. Como problemas más comunes de la conciliación bancaria no es excepcional que en el momento de contrastar ambos se detecten diferencias. La conciliación bancaria ayuda a identificar cuáles son los errores que han conducido a ese desajuste. El proceso de comprobación de estas discrepancias ha de realizarse con un sistema personalizable que facilite la conciliación bancaria automática y manual. El objetivo es asegurarse de que todos los movimientos realizados están recogidos en la contabilidad, que todos ellos están asociados a una operación de cobro o pago, y que no falta por registrar ninguno por no estar correctamente documentado. Los problemas más comunes que soluciona la conciliación bancaria son: Cheques no liquidados La fecha de emisión de una factura no siempre coincide con la de cobro. Esto puede generar descuadres en la contabilidad dependiendo de si la comprobación se realiza en el extracto del banco o en la factura emitida. Gastos asociados al propio banco También es recomendable revisar que las comisiones y los gatos aplicados a la cuenta bancaria son los correctos, así como otros movimientos derivados de la gestión realizada por la entidad. Gastos sin facturas Hay proveedores que no emiten facturas, pero cuyos gastos sí imputa en la contabilidad y deberían estar documentados. Dentro de estas operaciones figuran el pago de impuestos y tributos, como el IBI; suministros generales, como agua y luz; recibos de primas de seguros y cuotas a asociaciones o colegios profesionales, entre otras. El justificante en estos casos es el cargo bancario. Errores en los apuntes La meticulosidad es una cualidad que ha de acompañar a cualquier gestión contable. Sin embargo, siempre hay que considerar que, cuando se realizan las anotaciones, pueden producirse descuidos, como asignar una operación a otro proveedor o cliente, cambiar una coma de sitio, registrar un movimiento en la cuenta equivocada o duplicar cobros o pagos, entre otras. Anotación equivocada por parte del banco Hay que contemplar también la posibilidad de que la entidad bancaria cometa errores en el momento de las liquidaciones. Aunque no es fácil que ocurra, puede suceder que, por ejemplo, se repercuta el ingreso o el gasto en una cuenta corriente diferente a la que se usa para llevar la contabilidad de la empresa por tener ambas el mismo titular. Para evitar problemas más comunes de la conciliación bancaria, lo más adecuado es optar por una solución con la que se posible realizar la conciliación bancaria tanto de forma automática como manual, de manera que, junto a la identificación predefinida de los apuntes más habituales, también disponga de la opción de introducir aquellos ingresos y gastos de los que no se tenga toda la documentación. Gracias al uso de un software de conciliación bancaria es posible evitar estos errores. El empleo de sistemas integrados de automatización y análisis permite detectar discrepancias y facilita, con todas sus funcionalidades, concordar los registros contables de la empresa con los movimientos bancarios y, asegurarse así, de que las cuentas cuadren.
La multinacional aggity sigue incrementando su presencia en Latam: ahora en EL SALVADOR
La empresa de packaging de El Salvador ha contratado el software de Gestión de Gastos de Uniclass y con ello aggity inicia su actividad empresarial en este país, ya son 12 los países de América Latina. El nuevo cliente es de fabricación y comercialización de packaging a nivel internacional, con servicio local y personalizado. El nuevo cliente de aggity es Termoencogibles, es una empresa salvadoreña de packaging, con más de 40 años de experiencia en la fabricación y comercialización de empaques flexibles y bolsas de plástico, ha contratado el software de Gestión de Gastos de Uniclass by aggity. Termoencogibles, empaques flexibles de calidad, es a nivel internacional, con servicio local y personalizado y posee la mayor capacidad flexográfica y el parque más grande de maquinaria para bolsas de consumo masivo de la región, contando con tecnologías de última generación en todos los procesos productivos. Ofrecen sus servicios a todos los rincones de la región Centroamericana y el Caribe desde sus propias distribuidoras localizadas en Honduras, Nicaragua, Costa Rica y República Dominicana, y al resto de América y del mundo desde sus dos centros de distribución regionales localizados en El Salvador. La sede central está ubicada en Ciudad Merliot, La Libertad, El Salvador y dispone de delegaciones en: Perú, Guatemala, Honduras, Costa Rica y Nicaragua. Sobre aggity aggity es una multinacional de tecnología especializada en la Transformación Digital de los negocios combinando las mejores prácticas y formas operativas con Soluciones Tecnológicas Innovadoras especializadas en diferentes procesos empresariales. Con aggity queremos ofrecer a nuestros clientes una visión transversal del nuevo entorno digital, con soluciones prácticas, tecnológicamente avanzadas y digitales para enfrentarse a las nuevas posibilidades y negocios que el mercado global está ofreciendo a todos Con cerca de 100 empleados a nivel global y una facturación consolidada en 2018 de 6,5 millones de euros, aggity tiene sus sedes principales en Barcelona y Madrid (España) y cuenta con una oficina central para Latinoamérica en la Ciudad de México y delegaciones en Argentina, Uruguay, Chile, Perú, Colombia y Ecuador. La compañía dispone de laboratorios especializados en la transformación digital en Barcelona, México (2) y en Phoenix (US). aggity supera los 750 clientes activos en más de 20 países, de un abanico de sectores que incluye alimentación, finanzas y seguros, salud y administración pública. Entre sus referencias en España se encuentran Grupo Perelada, Planeta Internacional, Asefa, General Óptica, Art Partner, Ahorro Corporación, LVMH Iberia, Legrand Española, Grupo Lar, Venca, Pierre Fabre, Ausolan, Paprinsa, Clarins París, SpinReact, Complementos Sanitarios, Germans Boada, Teknon Healthcare, Quirón Salud, Xarxa Hospitalaria Santa Tecla, Port de Tarragona y Port de Barcelona, entre otros. Entradas destacadas
Cómo reducir el coste de procesamiento de facturas hasta el 60%
La automatización de facturas en las empresas puede reducir el coste de proceso de facturación hasta un 60%. Este es uno de los motivos que explica el creciente uso de la factura electrónica en España, obligatoria para todos los proveedores de la Administración Pública desde 2015 y cada vez más utilizada en el ámbito privado. En este post explicamos cómo un software de automatización de facturas contribuye a la reducción de costes. En el panorama digital actual, las empresas, con altos niveles de facturación y variedad de clientes, no pueden verse limitadas por el sistema tradicional de facturación manual, que consume grandes cantidades de tiempo y recursos. En este contexto, la facturación electrónica supone ventajas en todos los sentidos. Ventajas del procesamiento automatizado de facturas: Mejora de la gestión documental. De esta forma se fomenta la creación de una oficina sin papeles. Reducción de pérdida de facturas. Mejora de los controles internos en el proceso. Así se evitan los pagos duplicados. Se evita el retraso en los pagos. Facilita la gestión y planificación de presupuestos y mejora el flujo de dinero en caja. Aumento de la rapidez en el procesamiento de facturas. Reducción del tiempo que se dedica a este proceso. Este tiempo puede emplearse en otras actividades con el objetivo de añadir valor a la empresa. Cumplimiento de la normativa. Punto especialmente importante cuando se gestionan facturas de proveedores de distintos países. Mejora del control de facturas recibidas en cuanto a su coincidencia con los pedidos realizados. Mejora de la trazabilidad de las facturas. Garantiza la seguridad. El archivo de la factura electrónica está protegido por la firma digital y asegura la integridad del documento original. Asimismo, con la automatización de facturas se disminuyen las probabilidades de cometer errores que podrían perjudicar la imagen de la empresa de cara a sus proveedores, además de provocar pérdidas económicas. aggity cuenta con Proactis by aggity, un software para el procesamiento de facturas que agiliza el pago y la conciliación de estos documentos para obtener un mayor rendimiento. La solución para la automatización de facturas de PROACTIS permite: Evitar el pago de facturas duplicadas o no válidas. Garantizar una asignación de costos adecuada. Aprovechar los descuentos por pago adelantado y evitar recargos por pago atrasado. Brindar visibilidad para mejorar la gestión del presupuesto y el dinero en efectivo. Obtener detalles de facturas para permitir el análisis de gastos y minimizar los costos de auditoría. Reducir el tiempo que el personal de cuentas a pagar demora en responder a las consultas de proveedores sobre los pagos. En un mundo digitalizado resulta imperativo que las empresas se hagan eco de los últimos avances tecnológicos con el fin de aumentar la productividad y ahorrar en costes. La facturación es uno de los procesos en los que estos dos objetivos ofrecen importantes oportunidades de mejora. Entradas destacadas
Cómo reducir riesgos empresariales con la gestión de proveedores
La correcta gestión de los proveedores es un aspecto a tener en cuenta para alcanzar el objetivo de reducir los posibles riesgos en la cadena comercial. La relación con los proveedores puede marcar una gran diferencia en los resultados de venta y de fidelización de clientes de una empresa de e-commerce. El auge del comercio electrónico es una realidad: ya supone el 20% del consumo en España y cada vez más empresas de retail están adoptando esta modalidad de venta. Actualmente se despachan cerca de 700.000 paquetes al día, de los que un 30% no se entregan debido a retrasos o malentendidos, tal y como calcula Milenvíos. Esto genera tanto pérdidas económicas como bajas de clientes para las empresas. De hecho, y según distintos análisis, el 78% de los usuarios deja de comprar a un proveedor la tercera vez que recibe un pedido tarde o incompleto. Con el objetivo de minimizar al máximo posibles pérdidas para la empresa es imperativo establecer una buena relación, así como una interfaz amigable proveedor-cliente. ¿Cómo mejorar la relación con los proveedores? Compatibilidad. Es el punto de partida de cualquier relación integrada. Hay dos tipos de compatibilidad: la compatibilidad corporativa (entre las dos empresas) y la compatibilidad interpersonal (entre las diferentes personas que conforman los equipos responsables). Confianza. Es el factor crítico más importante en esta relación. Las relaciones de negocio deben generar beneficios a las dos partes. Por ello, la estrategia “win-win” es esencial, así como aspectos como la empatía, el respeto y la honestidad. Cumplir con los acuerdos pactados, mostrar una buena imagen y mantener una buena comunicación es clave para afianzar la relación con el proveedor. Transparencia. Este factor proporciona a la relación orientación (hacia dónde queremos ir) y visibilidad (objetivos, motivaciones, limitaciones…). En este contexto, las nuevas tecnologías mejoran en gran medida la relación entre empresa y proveedores. Así, se pueden utilizar para conocer el estado de los pedidos, el tiempo de llegada o posibles incidentes. Se trata de detectar situaciones de riesgo y de poder establecer las acciones correctivas necesarias. Software de gestión de proveedores para simplificar las tareas de control A este respecto, aggity cuenta con el software Proactis by aggity. Se trata de una solución de subcontratación y gestión de proveedores que: Automatiza todo el ciclo de compras. Mejora la gestión y el seguimiento de las operaciones de gasto. Reduce el tiempo y los costes de procesamiento. Permite una colaboración más eficaz con la red de comercio. Proactis cuenta con una funcionalidad específica para mejorar las relaciones con los proveedores. Así, este software de gestión de proveedores ayuda a los departamentos de compras a crear y mantener una base de proveedores sólida. Ventajas de utilizar Proactis: Reducir el riesgo de proveedores y mejorar las relaciones con ellos Mantener una colaboración y gestión de proveedores eficaz y coherente Eliminar el trabajo administrativo ineficaz de la gestión de proveedores Lograr un aprovisionamiento más rápido y efectivo Mantener un autoservicio de proveedores controlado Entradas destacadas
¿Cómo garantizar una buena subcontratación?
En la actualidad muchos negocios no disponen de recursos suficientes para cubrir todos los procesos que deben realizar. Ante esta situación, muchas organizaciones optan por subcontratar a una o varias empresas que se encargan de realizar distintas tareas. En este post explicamos los problemas que puede conllevar la subcontratación y las ventajas que ofrece el uso de Proactis by aggity. Muchas empresas se decantan por la subcontratación puesto que les resulta más eficaz y rentable que ampliar plantilla. Se trata, muchas veces, de funciones temporales, y por lo tanto no compensa contratar a más empleados. Asimismo, para desarrollar muchas de estas tareas las empresas no disponen de las instalaciones o recursos propios necesarios. Un ejemplo serían las marcas que desarrollan e-commerce. Estas necesitan diversos servicios para conseguir que sus productos lleguen a tiempo y en buen estado a los clientes. Se trata de necesidades concretas y específicas que no pueden o no es rentable asumir por la propia empresa. Por ello, estos negocios actualmente suelen subcontratar a proveedores y empresas de servicios de paquetería, envío y transporte. Principales problemas derivados de la subcontratación Está claro que la subcontratación cada vez se usa más porque ofrece multitud de ventajas. Además, los beneficios en cuanto a tiempo, costes o esfuerzo son evidentes. Sin embargo, la subcontratación también presenta diversos problemas: Dificultad a la hora de mantener el control de los procesos y asegurar la calidad final. Al trabajar con otra empresa, la comunicación y organización se hace más complicada. Distintas empresas con distintas tecnologías. A la hora de subcontratar hay que tener en cuenta el tipo de tecnología que usa cada negocio. En la era digital, las opciones y tipos de tecnologías son inmensas. Esto complica la elección ya que las tecnologías de la empresa que contrata y la subcontratada pueden no ser compatibles. Gran cantidad de oferta. Las posibilidades son cada vez más y más variadas. Esto genera muchas dudas a las empresas a la hora de elegir a qué empresa contratar. No definir bien el proyecto o el servicio que se quiere. No pautar desde el principio qué es lo que se quiere puede dar lugar a confusiones. Estas provocan errores en el servicio determinantes para la empresa en muchos sentidos. Falta de confianza. No se trata de un trabajador propio, conocido y controlado por la propia empresa y esto genera desconfianza. Falta de disponibilidad inmediata. Normalmente las empresas subcontratadas trabajan también para otras. Esto puede provocar una falta de disponibilidad para realizar los servicios en el momento preciso. Pérdida económica. Si la subcontratación no está bien definida, puede generar un gasto adicional para el negocio. Supone una carga extra de gestión. Pero ¿cómo se pueden evitar estos problemas? La clave para evitar los problemas mencionados antes es una comunicación adecuada. Esto implica definir bien desde el principio el proyecto y el trabajo a realizar en la subcontratación. Consecuentemente, también hay que establecer cuáles son los límites y qué no se debe hacer. Además, es imprescindible proveer a la empresa subcontratada de lo que pueda necesitar para realizar el servicio contratado. Asimismo, para que exista una confianza y un buen trabajo en equipo, se debe comprobar trabajos anteriores y pedir referencias. A este respecto, aggity dispone del software Proactis, que automatiza todo el ciclo de compras y mejora la gestión y el seguimiento de las operaciones de gasto. Igualmente, reduce el tiempo y los costes de procesamiento y permite una colaboración más eficaz con su red de proveedores. Ventajas de Proactis en la subcontratación Reduce el riesgo en la contratación de proveedores y facilita las relaciones con ellos Posibilita una colaboración y gestión de proveedores eficaz y coherente Elimina el trabajo administrativo ineficaz en la gestión de proveedores Logra un aprovisionamiento más rápido y efectivo Mantiene un autoservicio de proveedores controlado Entradas destacadas
Control del gasto público en los nuevos ayuntamientos
Los nuevos ayuntamientos españoles ya se han constituido. Analizamos cuáles son sus principales tareas y explicamos las ventajas que tiene la funcionalidad de contratación pública electrónica de la plataforma Proactis de aggity. El pasado sábado se constituyeron los nuevos ayuntamientos de nuestro país tras las últimas elecciones municipales. En este contexto, repasamos cuáles son sus principales obligaciones y retos. Además, mostramos las funcionalidades que tiene Proactis aggity para el gasto y las compras electrónicas de las administraciones públicas. Los más de 8.000 ayuntamientos españoles tienen ya en su conjunto más ahorro que deuda, según la Autoridad Independiente de Responsabilidad Fiscal (Airef). En concreto, las Administraciones territoriales guardan en los bancos 27.000 millones de euros. Esta cifra supera los 26.000 millones que soportan de endeudamiento. Son números que aseguran la recuperación económica de estas instituciones. Sin embargo, para procurar que esta situación no se revierta, es necesario buscar métodos de gestión que garanticen la mayor eficiencia posible. En este sentido, una de las principales obligaciones que tienen los ayuntamientos es gestionar el aprovisionamiento. ¿En qué consiste? El aprovisionamiento es la acción de adquirir bienes o servicios, u obras públicas, a menudo mediante una subasta o una licitación. Este proceso se usa para asegurar que el comprador recibe los bienes o servicios al mejor precio posible. Pasos para realizar el aprovisionamiento Identificación de la necesidad: plasmar un objetivo a corto plazo para después definir las especificaciones de lo que se pretende. Análisis de costes: examinar los datos de costes para facilitar la toma de decisiones. Identificación de proveedores: encontrar proveedores que proporcionen el producto o servicio en condiciones deseadas de precio, plazos de entrega y especificaciones técnicas y sociales. Selección de un proveedor: proceso para seleccionar al proveedor que resulte más ventajoso. Para ello, la institución debe llevar a cabo un análisis de riesgo, del coste total de propiedad un estudio de coste-beneficio. Contratación: incluye plazos de entrega, precio, disponibilidad y customización. Los detalles se plasman en un contrato. Gestión de logística y rendimiento: Evaluar el rendimiento del producto o servicio mientras es consumido. Cuando el producto o servicio se acaba, y se plantea la necesidad de renovarlo, la institución revisa su experiencia con el proveedor. Además, en el ámbito de la contratación pública, se encuentran muchos fraudes en el aprovisionamiento. Este tipo de fraude se define como la obtención de una ventaja indebida o la evitación de una obligación. Asimismo, puede ser un fraude la provocar un daño al erario durante los procesos de contrataciones. Un ejemplo de fraude puede ser el soborno, una situación en la que un agente tramposo de un determinado suministrador paga a un agente tramposo del comprador para que su oferta sea la seleccionada, y, a menudo, a un precio inflado. En este contexto, resulta imperativo que los ayuntamientos adopten nuevos métodos de gestión. Se trata de garantizar la máxima viabilidad y calidad de los servicios que la ciudadanía precisa a la vez que se controlan los gastos. Se trata de garantizar la máxima viabilidad y calidad de los servicios que la ciudadanía precisa controlando los gastos Contratación pública electrónica Se entiende por Contratación Pública Electrónica la utilización de medios electrónicos para adquirir bienes y servicios, u obras públicas. Este modelo de contratación se apoya en soluciones de software, y ha demostrado ser eficaz debido a que: 1. Publicita el concurso con documentación complementaria. 2. Presenta las ofertas electrónicamente. 3. Gestiona las notificaciones electrónicas que puedan notificarse durante el proceso. 4. Publica la clasificación de los licitadores y la posterior adjudicación del contrato. 5. Firma el contrato mediante sistemas electrónicos. La solución PROACTIS by aggity para la gestión del gasto y las compras electrónicas permite alcanzar la eficiencia y obtener ahorros con total transparencia. Se trata de una herramienta web que posibilita al sector público hacer todo su ciclo de adquisiciones de una manera simplificada. Ventajas de PROACTIS by aggity Aprovisionamiento Electrónico: proporciona la plataforma electrónica para que todo tipo de entidades públicas puedan anunciar sus procesos de compra venta. Gestión de Proveedores: permite al equipo de compras y contrataciones construir un amplio directorio de proveedores. Además, posibilita su gestión de la forma más eficiente durante todo su ciclo de vida. Gestión de Contratos: permite tener bajo control y monitorizados todos los contratos durante todo su tiempo de vigencia. Así, garantiza su cumplimiento y reduce el riesgo. Gestión de contenidos: el sistema facilita el acceso del personal autorizado a los catálogos homologados del proveedor, websites y marketplaces Compras (Pedidos): garantiza el cumplimiento de las políticas de autorización de cada organismo para evitar compras innecesarias o inapropiadas. Pagos: automatiza de forma segura el procesamiento de pagos, eliminando cuellos de botella, papeleo innecesario y malas praxis que generan costes. En conclusión, esta solución web permite tener una visibilidad completa y control sobre los contratos, de manera dinámica y automatizada. De esta forma, se garantiza total transparencia sobre la gestión del ciclo de vida completo del proceso de licitación. Entradas destacadas