Transparencia y control en la gestión del gasto público
Los ayuntamientos de ciudadanos y municipios tienen la tarea de proporcionar y gestionar los servicios sociales de manera ágil y eficiente, así como de promover la economía local con unos recursos, en muchas ocasiones, limitados. No en vano, el objetivo de cualquier administración publica es tener un mayor control y ahorro en la forma en la que se ofertan y adjudican estos servicios, así como conseguir nuevos proveedores que promuevan la economía local. En un contexto en el que las principales preocupaciones civiles son el desarrollo económico, la educación y el apoyo a las personas y familias más vulnerables, es necesario adoptar nuevos métodos de gestión si se quiere garantizar la viabilidad y la calidad de los servicios que la ciudadanía precisa. Una de las funciones que los ayuntamientos deben cubrir es el aprovisionamiento y para ello realizan licitaciones de productos y servicios en distintos ámbitos de cobertura de las necesidades de la ciudadanía. Es en este entorno, donde las soluciones de aprovisionamiento como PROACTIS by aggity ayudan a estas instituciones y a sus departamentos de compras a encontrar, evaluar y contratar proveedores de bienes y servicios. De carácter modular, la solución de PROACTIS integra un sistema de Gestión de Proveedores (SRM), un sistema de licitación electrónica, un Sistema Dinámico de Compras, Subastas Electrónicas y Gestión de Contratos, piezas que la convierten en una solución completa para ayudar a los administradores públicos mejorar la visibilidad del gasto y reforzar su control, ganando al mismo tiempo transparencia y eficiencia en los procesos de licitación. La solución permite, además, obtener un ahorro en los costes y conseguir las ofertas más ventajosas mediante la mejora de la efectividad y la transparencia del proceso de aprovisionamiento, a la vez que se reducen el esfuerzo y las horas de trabajo administrativo. Al mismo tiempo, este tipo de sistemas permiten, entre otros, reducir la fijación de precios con contratos extraordinarios y fuera del catálogo, ayudando así a las organizaciones, en este caso a los ayuntamientos, a mejorar su rendimiento operativo y financiero. PROACTIS by aggity para el aprovisionamiento y licitaciones hace hincapié en el abastecimiento y amplía el alcance de sus herramientas con la asistencia de expertos y servicios de asistencia técnica continua. De esta forma, permite administrar, configurar y desarrollar todos los procesos de eventos de abastecimientos, así como diseñar, promocionar y elaborar las respuestas y puntuación para los citados eventos. Una fórmula especialmente útil en estos entornos son las subastas electrónicas inversas, aquellas en las que el comprador, en este caso los ayuntamientos, expresan el servicio que necesitan con detalles, y los oferentes ofrecen sus productos y/o servicios, iniciándose entonces el proceso de subastas. Con la automatización de la gestión de estos procesos en las administraciones públicas no solo se incrementa la transparencia y se eleva la eficiencia de todas las fases del proceso de adjudicación de subvenciones o proyectos; también se asegura el cumplimiento de las distintas normativas existentes que regulan los precios de estos productos y servicios. Ayuntamiento de Cardiff, más eficiencia con menos gasto público Un buen ejemplo de la potencia de esta solución es el Ayuntamiento de Cardiff, que hace uso de la plataforma de suministro electrónico de PROACTIS para gestionar, de forma ágil y eficiente, el acceso al proceso de licitación a todos aquellos proyectos que cumplen con los requisitos económicos, de calidad y seguridad exigidos. La posibilidad de abrir el abanico de proveedores licitantes, garantizando el cumplimiento de la legalidad y los requisitos técnicos y económicos exigidos, favorece el acceso a precios más competitivos. De esta forma, el Ayuntamiento de Cardiff consigue unos ahorros sustanciales. En una ciudad como Cardiff, en la que el Ayuntamiento debe dar servicio a una población de alrededor de 350.000 habitantes, la solución ha supuesto una mejora en la calidad, la velocidad, la visibilidad y la equidad en la forma en que contrata los servicios. El consistorio no solo ha conseguido simplificar el proceso, también garantiza la máxima concurrencia, publicidad y transparencia en la contratación acabando con las interferencias en la selección de ofertas. Entre los ámbitos en los que el Ayuntamiento de Cardiff hace uso del sistema de subastas electrónicas de PROACTIS se cuenta la licitación de las rutas de transporte escolar. El sistema permite la presentación online de una oferta inicial de cada proveedor para luego iniciarse un proceso de subasta electrónica inversa en la que los proveedores pujan por las distintas opciones en competencia con otros proveedores. Pocas semanas después de la puesta en marcha de la solución, 60 proveedores locales ya se habían registrado. Otra de las ventajas que aprecian los usuarios del sistema se encuentra en la posibilidad de comunicación y de control. Mientras que se desarrolla el proceso, el equipo de licitación de la Consejería correspondiente puede monitorizarlo, así como dar respuesta inmediata a cualquier duda que pueda surgir a los licitadores.
Maximizar beneficios a través del e-procurement
La gestión de los datos y los gastos de las compras electrónicas en grandes compañías normalmente adquiere dimensiones que, sin soluciones e-procurement, pueden resultar incontrolables. De hecho, las empresas que confían en las prácticas tradicionales de procesamiento de facturación se ven afectadas por tareas manuales ineficientes y, por tanto, se encuentran en desventaja competitiva frente a las empresas que han transformado este proceso mediante el uso de una solución avanzada de control y gestión del gasto. En un momento en el que los presupuestos son ajustados y la reducción del gasto es un imperativo, las empresas tienen la oportunidad de reducir costes y, por tanto, contribuir a la maximización de los beneficios a través del uso de Internet como medio principal de comunicación cliente-proveedor y la automatización de procesos internos y externos, relacionados con el requerimiento, compra, suministro, pago y control de productos. En ese estadio avanzado, las empresas pueden, además, analizar en cualquier momento el detalle de los gastos, controlarlos e introducir cambios en base a un conocimiento verdaderamente ajustado a la realidad. Según un informe de Proactis, elaborado a partir de una encuesta a profesionales senior de finanzas y adquisiciones participantes en el evento ReThink´18, la gestión de riesgos y el cumplimiento son tan importantes para la salud financiera y el desempeño competitivo de una organización como los esfuerzos para producir ahorros de costes. La encuesta también refleja que las empresas continúan buscando fórmulas para eliminar la intervención manual en el proceso de facturación y automatizar todo su proceso de compra. No en vano, el impacto negativo de un evento único en la posición financiera puede resultar devastador para la reputación de una organización. Para evitar estos riesgos, la solución Proactis by aggity incide individualmente en el rendimiento de cada evento y proceso y permite a los ejecutivos mejorar drásticamente el funcionamiento de la organización a través del establecimiento de las mejores prácticas probadas, la agilización de los procesos de negocios y la mejora de los controles. Proactis by aggity está desarrollada para garantizar está automatización y la gestión de riesgos y gastos de los procesos de venta. Además de facilitar y optimizar el control de gastos y adquisiciones, la solución, modular y con una elevada capacidad de integración, garantiza la calidad de la gestión durante todo el proceso. Las ventajas que ofrece una solución como Proactis by aggity son innegables, ya que permiten, entre otras utilidades, evitar los registros manuales de facturas, realizar análisis periódicos, detectar gastos innecesarios y tener una visión detallada del estado financiero de la empresa. Todo esto se traduce en una reducción del tiempo, de los gastos y del riesgo. Visión global del negocio y control efectivo En cuanto a los gastos, si no existiese un control sobre en qué se invierte el dinero, resultaría imposible evitar gastos superfluos, innecesarios o erróneos. Además, tener una visión global de todo lo que ocurre en el negocio, qué entra y qué sale, la solución permite optimizar todo el proceso y plantear presupuestos mensuales reduciendo costes. Está optimización también afecta a la eficiencia, al reducirse de forma notable los tiempos de trabajo y al agilizarse todos los procesos de las compras, gracias a una buena gestión. De hecho, cuando la integración de todos los sistemas y entornos de la empresa es verdaderamente eficiente, la organización adquiere la capacidad de comprar sin demora lo que el negocio requiere y se garantiza, además, que existe un control efectivo y que las compras están correctamente autorizadas antes de que la compra tenga lugar. La optimización de la gestión de proveedores y compras es un imperativo en el escenario de cambio contino de los entornos de Finanzas y Adquisiciones. Estos cambios traen consigo nuevas necesidades a las que soluciones como Proactis by aggity permite una fácil adaptación. En su evolución permanente para cubrir estas nuevas exigencias, la encuesta de Proactis citada anteriormente también aborda las áreas que más preocupan a los profesionales de estos sectores y determina los principales desafíos de cara a 2019. En base a este conocimiento y en línea con el compromiso de ayudar a las empresas a repensar y redefinir cómo compran y venden todo tipo de bienes y servicios, Proactis by aggity sigue evolucionando y mejorando aspectos clave, como la facturación electrónica, que sigue siendo una de las prioridades de los profesionales de los entornos financiero y de compras.
Gestión documental digital, trampolín del rendimiento empresarial
La información se ha convertido en el activo más importante de las empresas en una era digital que ha generado un tsunami de datos y documentos que urge comprender y ordenar. A estas alturas las organizaciones no deben asegurar sólo su patrimonio material, sino también el intangible. Sin embargo, de nada sirve contar con grandes volúmenes de información, si esta no se gestiona de forma correcta. Un estudio realizado a escala mundial por la consultora PwC revela que el 40% de las empresas valora que obtiene pocos beneficios tangibles de sus datos y, lo que resulta aún más dramático, un 23% aprecia que no consigue beneficio alguno. Estos resultados ponen de manifiesto que una parte importante de las empresas todavía no están concienciadas sobre el valor de la información tanto a nivel estratégico como operativo; así como sobre su contribución a la mejora de los procesos de toma de decisiones, al aumento de las oportunidades de negocio en el mercado y a la creación de ventajas competitivas. A pesar del notable avance en materia de transformación digital, todavía existe en las organizaciones documentación en papel que es, además, desaprovechada. Se trata de un tema capital que exige ser abordado de forma efectiva, sobre todo, si tenemos en cuenta que la generación de documentación en las empresas es cada vez mayor. Un estudio de AIIM Europe (Association for Information and Image Management) señala que, de media, el 15% de la superficie de las oficinas está dedicado al almacenamiento de documentación impresa y que el tamaño de este archivo se duplica cada tres años. El análisis de AIMM señala, así mismo, que la gestión de documentos representa hasta un 47% de los costes ocultos de una organización, incluyendo una menor productividad derivada del tiempo invertido en poner orden dentro de esta avalancha de documentos. Digitalizar para extraer el valor de la documentación En esta tesitura, que supone un lastre para la operativa ágil y efectiva de cualquier organización, la solución pasa por el despliegue de un sistema de gestión documental que permite hacer un uso verdaderamente eficiente de toda la documentación de la empresa. Este paso hacia delante no solo posibilita una optimización del espacio, también se traduce en mejoras sustanciales en aspectos como el mejor aprovechamiento del tiempo y los recursos. El software de gestión documental que incorpora la solución Uniclass permite asignar a cada documento digital diferentes características, que permiten organizarlo dentro del sistema empresarial de una manera eficaz, totalmente automatizada y operativa. Con ese objetivo, una de las facilidades que ofrece el software es la posibilidad de escanear masivamente y guardar en la base de datos cualquier tipo de documento escrito. El software permite, así mismo, el acceso directo al servicio de reconocimiento automático de facturas escaneadas para simplificar su catalogación. Asociar documentos y asegurar su correcto acceso y uso Otra funcionalidad enormemente práctica del software de gestión documental integrado en Uniclass es un generador de PDF que garantiza el acceso y lectura de los documentos con independencia del sistema operativo. Esta solución permite, además, asociar documentos distintos si corresponden a un mismo asunto. Por ejemplo, con este software, al acceder a una factura, se pueden ver los documentos previos asociados. En definitiva, la solución de gestión documental de aggity permite dar sentido a todo el entramado de datos, información y conocimiento de una organización, almacenándola de manera que se adapte a la estructura y operativa de cada empresa. De esta forma, no solo se consigue agilizar la comunicación y la búsqueda de la documentación, también se minimiza la burocracia, disponiendo de garantías de seguridad tanto en el acceso como en la recuperación de documentos. A este respecto, a través del software es posible definir los permisos y autorizaciones correspondientes a cada usuario en función de cada tipo de documento.
El usuario, clave del éxito de un proyecto eProcurement
La tradición, los años de experiencia y una norma no escrita nos dicen claramente que, si no conseguimos que los que tienen que usarlo a diario no adopten el nuevo sistema eProcurement, nos podemos ir olvidando de controlar los gastos y ahorrar. Y es que, si estos disponen o encuentran una manera más fácil de satisfacer sus necesidades de compra sin hacer uso del eProcurement, lo harán. La razón hay que buscarla en la interface, ya que en la mayoría de estos sistemas ésta se centra en la transacción y no en los usuarios, y establece flujos de trabajo que están muy lejos de poder denominarse automáticos, ya que no contemplan la posibilidad de que una compra o transacción se reduzca a un simple clic. Por eso y ante un proyecto de eProcurement, las empresas lo primero que tienen que tener claro es un plan para desactivar la tradicional oposición al cambio que ofrecen las personas en entornos donde las cosas llevan haciéndose durante mucho tiempo de una forma similar, quizás no sencilla, pero si en base a una metodología establecida que resultaba eficiente. Si no se facilita el cambio, la organización será incapaz de conseguir controlar los gastos en la forma y manera que permiten estos sistemas. Los usuarios seguirán satisfaciendo sus necesidades manualmente, los gerentes y jefes de departamento tendrán una visión incompleta, los directores y ejecutivos continuarán teniendo un control muy reducido de lo que se gasta, y finalmente toda la organización sufrirá las consecuencias y perderá a diario múltiples oportunidades de ahorrar. Esta situación ocurre a pesar de que alentar a los profesionales, incluso los más reticentes, a usar de manera decidida y constante un sistema eProcurement es una tarea relativamente sencilla si tenemos en cuenta la variedad de opciones que la empresa puede poner sobre la mesa a la hora de fundamental y valorizar este cambio, y que tiene también que tener en cuenta a la hora de elegir la solución a implantar: la disponibilidad de una interface intuitiva, la simplificación de los procesos corporativos mediante compras inductivas y la facilidad para resolver cualquier incidencia con un flujo de trabajo que ponga el acento en el propietario de la transacción. Interface más intuitiva Si queremos allanar el camino a este cambio y elegir correctamente un sistema eProcurement, este debe ofrecer una interfaz de compra inductiva a través de una experiencia de usuario más intuitiva y convincente. Cada proceso debe presentarse de forma que refleje fielmente en la medida de lo posible una experiencia del mundo real para los usuarios. El número de clics, de ventanas y desplazamientos deben minimizarse y primar la ergonomía. El desorden debe eliminarse del escritorio, solo deben usarse accesos directos cuando resulte práctico, las búsquedas han de estar asistidas por una selección progresiva y, además, todas las opciones tienen que poder personalizarse en función de las preferencias de cada usuario. Compras inductivas Muchas veces, los estándares y procesos de compra de carácter corporativo resultan excesivamente complejos, sobre todo para aquellos que no realizan compras para la empresa de forma habitual. Si queremos que nuestro sistema eProcurement funcione y sea efectivo es necesario que este guíe y lleve al comprador a través de un proceso asistido, que permita cumplir todas las normas y reglas corporativas sin que el usuario tenga necesidad de aprenderlas o recordarlas, y que satisfaga, además, las necesidades de dicho usuario en cuanto a lo que quiere comprar, ofreciéndole un amplio abanico de posibilidades. Se trata igualmente de gestionar las restricciones, sin que sean visibles y ofreciendo múltiples opciones. Y esto incluye la posibilidad de poder comprar fuera de los catálogos corporativos o de los contratos establecidos, así como el acceso a eMarketplaces externos o a sitios web de proveedores específicos donde el usuario sabe que encontrará lo que necesita. El propietario de la transacción Cabe mencionar también otra característica básica de nuestro eProcurement, que simplificará el proceso de adopción o eliminará las compras mediante procedimientos manuales. Se trata de la total visibilidad del origen de la transacción para cada una de las posibles figuras o partes del proceso, ya sea una simple solicitud, una orden de compra completa, la petición de cotización o licitación, etc. Todos los problemas que se puedan generar durante la vida útil de cada una de estas llegarán de vuelta al propietario, ya sea una consulta de quien tiene que autorizar la compra o la solución a problemas de una factura, mediante un flujo de trabajo electrónico. De esta forma todo puede realizarse de manera más ágil, ya que los cuellos de botella y otros problemas se eliminan por la ruta más fácil: el propietario o creación de la transacción. Obtén aquí más información sobre cómo elegir un sistema eProcurement adecuado y cómo puedes automatizar y transformar los procesos críticos de compra y control de gastos de tu empresa. Escrito por BDI Comunicación para aggity
Gestión del IVA (SII) en el programa de facturacion electrónica Uniclass
Más de 60.000 empresas, todas aquellas que facturan más de seis millones de euros, las de grupos de IVA y las inscritas en el REDEME (Registro de Devolución Mensual del IVA) están obligadas desde el pasado julio a enviar a la Agencia Tributaria los datos de sus facturas telemáticamente en los cuatro días posteriores a su emisión. Son compañías que suponen el 80% de la facturación empresarial de España. Y saltarse dicha norma no va salir gratis, ya que las sanciones previstas podrán ser 6.000 euros por trimestre, más un 1% del volumen de negocio anual. SII, IVA, Tributación y Transformación Digital Hablamos del nuevo sistema de gestión del IVA, denominado Suministro Inmediato de Información (SII) y para cumplir con él es necesario presentar las facturas, a través de servicios web basados en archivos XML, en la Agencia Tributaria (AET) prácticamente en tiempo real. Con esta norma, el Gobierno busca simplificar la gestión de este impuesto, eliminar la obligación de presentar modelos informativos de liquidación de impuestos y, ante todo, luchar contra el fraude fiscal. Ya veremos si las previsiones se cumplen, pero los planes de Hacienda eran recaudar 700 millones de euros extra en concepto de IVA en los seis meses posteriores a la entrada en vigor del SII. Pero, junto a estos objetivos declarados y expresos, en estos meses hemos observado otra derivada importante, relacionada con este cambio legislativo, y es la obligación encubierta de abordar la transformación digital de sus procesos internos de contabilidad, registro de datos y comunicación con la AET, si aún no lo han hecho. También a ejecutar una actualización y mejora de sus sistemas fiscales de gestión TI, que automatice esta nueva forma de operar. Ese corto plazo, entre emisión y presentación digital de las facturas, obliga a las empresas a agilizar la introducción y registro de datos en sus sistemas de gestión TI. A su vez, los datos deben quedar consignados de una manera específica, lo que implica cambios en la forma de generar y guardar digitalmente datos financieros, porque la Agencia Tributaria, en las especificaciones del nuevo sistema SII, ha establecido una estructura de datos determinada para consignar la información de cada factura y elaborar los archivos XML que se le remiten telemáticamente. Además, la norma SII incentiva la digitalización de otras compañías no obligadas por la ley. Si estas se suman a este sistema de comunicación digital e instantánea de facturas, empresas y contribuyentes dejan de tener la obligación de presentar los modelos de impuestos 347 (operaciones con terceros), 340 (libro de registros) y 390 (resumen anual de IVA). Además, podrán presentar e ingresar autoliquidaciones periódicas del IVA 10 días más tarde de lo que viene siendo habitual. Finalmente, y para una mejor gestión y transparencia de este impuesto, las empresas podrán cotejar la información de sus libros de registro con la información presentada por clientes y proveedores que también estén dentro del SII. Nuevos módulos del programa de facturación Uniclass Para simplificar la adaptación de los procesos de contabilidad y registro de facturación y aprovechar las ventajas que SII ofrece a las empresas, aggity ha desarrollado dos módulos específicos para su sistema de gestión financiera Uniclass Financial Solution, que organizan los datos de las facturas de acuerdo con la estructura de la AEAT, genera los archivos XML y los envía y gestiona de manera sencilla y segura. Módulo de configuración de datos para operaciones de facturación El módulo de configuración de datos para operaciones de facturación es capaz de recopilar y organizar la información de los datos contables que incluyen IVA, en facturas emitidas y recibidas y de las operaciones intracomunitarias. Cada operación se asocia automáticamente a los códigos de IVA determinados, tipos de factura, libros de registro, etc. Además, los servicios de aggity de parametrización adecuan la operativa empresarial al nuevo sistema SII y no al revés. Por otro lado, hay que tener en cuenta que en cada envío (10.000 facturas máximo por archivo XML), la Agencia Tributaria puede rechazar o aceptar, solicitando subsanar errores de facturas, incluso de manera unitaria. El módulo de aggity incorpora la funcionalidad de mantenimiento y modificación, por lo que la empresa puede solventar dichos problemas a nivel de la información guardada y generada en exclusiva para esta comunicación. Módulo de traspaso y gestión de envíos y respuestas El módulo de traspaso y gestión de envíos y respuestas permite a las empresas presentar a la AEAT todos los libros de facturas en el plazo requerido. El sistema permite, de manera sencilla, seleccionar que datos se desean transmitir en función de la compañía, libros de registro, periodos y tipos de operación, para que la empresa pueda así establecer un sistema organizado de comunicación acorde a sus necesidades de gestión interna. A la hora de enviar la información, el módulo de aggity genera los archivos XML necesarios y los transmite a la AEAT. También gestiona la recepción de los mensajes de respuesta, con detalle de cada una de las facturas, para que los gestores vean con claridad que facturas han sido aceptadas totalmente, con errores o rechazadas. Identificar rápidamente los errores resulta vital a la hora de resolver los problemas en plazo y evitar sanciones o recargos. El módulo también permite la consulta organizada de todas las operaciones presentadas a la AEAT, junto con el detalle de su estado. Escrito por BDI Comunicación para aggity