El usuario, clave del éxito de un proyecto eProcurement

La tradición, los años de experiencia y una norma no escrita nos dicen claramente que, si no conseguimos que los que tienen que usarlo a diario no adopten el nuevo sistema eProcurement, nos podemos ir olvidando de controlar los gastos y ahorrar. Y es que, si estos disponen o encuentran una manera más fácil de satisfacer sus necesidades de compra sin hacer uso del eProcurement, lo harán.

La razón hay que buscarla en la interface, ya que en la mayoría de estos sistemas ésta se centra en la transacción y no en los usuarios, y establece flujos de trabajo que están muy lejos de poder denominarse automáticos, ya que no contemplan la posibilidad de que una compra o transacción se reduzca a un simple clic.

Por eso y ante un proyecto de eProcurement, las empresas lo primero que tienen que tener claro es un plan para desactivar la tradicional oposición al cambio que ofrecen las personas en entornos donde las cosas llevan haciéndose durante mucho tiempo de una forma similar, quizás no sencilla, pero si en base a una metodología establecida que resultaba eficiente. Si no se facilita el cambio, la organización será incapaz de conseguir controlar los gastos en la forma y manera que permiten estos sistemas. Los usuarios seguirán satisfaciendo sus necesidades manualmente, los gerentes y jefes de departamento tendrán una visión incompleta, los directores y ejecutivos continuarán teniendo un control muy reducido de lo que se gasta, y finalmente toda la organización sufrirá las consecuencias y perderá a diario múltiples oportunidades de ahorrar.

Esta situación ocurre a pesar de que alentar a los profesionales, incluso los más reticentes, a usar de manera decidida y constante un sistema eProcurement es una tarea relativamente sencilla si tenemos en cuenta la variedad de opciones que la empresa puede poner sobre la mesa a la hora de fundamental y valorizar este cambio, y que tiene también que tener en cuenta a la hora de elegir la solución a implantar: la disponibilidad de una interface intuitiva, la simplificación de los procesos corporativos mediante compras inductivas y la facilidad para resolver cualquier incidencia con un flujo de trabajo que ponga el acento en el propietario de la transacción.

Interface más intuitiva

Si queremos allanar el camino a este cambio y elegir correctamente un sistema eProcurement, este debe ofrecer una interfaz de compra inductiva a través de una experiencia de usuario más intuitiva y convincente. Cada proceso debe presentarse de forma que refleje fielmente en la medida de lo posible una experiencia del mundo real para los usuarios.

El número de clics, de ventanas y desplazamientos deben minimizarse y primar la ergonomía. El desorden debe eliminarse del escritorio, solo deben usarse accesos directos cuando resulte práctico, las búsquedas han de estar asistidas por una selección progresiva y, además, todas las opciones tienen que poder personalizarse en función de las preferencias de cada usuario.

Compras inductivas

Muchas veces, los estándares y procesos de compra de carácter corporativo resultan excesivamente complejos, sobre todo para aquellos que no realizan compras para la empresa de forma habitual. Si queremos que nuestro sistema eProcurement funcione y sea efectivo es necesario que este guíe y lleve al comprador a través de un proceso asistido, que permita cumplir todas las normas y reglas corporativas sin que el usuario tenga necesidad de aprenderlas o recordarlas, y que satisfaga, además, las necesidades de dicho usuario en cuanto a lo que quiere comprar, ofreciéndole un amplio abanico de posibilidades.

Se trata igualmente de gestionar las restricciones, sin que sean visibles y ofreciendo múltiples opciones. Y esto incluye la posibilidad de poder comprar fuera de los catálogos corporativos o de los contratos establecidos, así como el acceso a eMarketplaces externos o a sitios web de proveedores específicos donde el usuario sabe que encontrará lo que necesita.

El propietario de la transacción

Cabe mencionar también otra característica básica de nuestro eProcurement, que simplificará el proceso de adopción o eliminará las compras mediante procedimientos manuales. Se trata de la total visibilidad del origen de la transacción para cada una de las posibles figuras o partes del proceso, ya sea una simple solicitud, una orden de compra completa, la petición de cotización o licitación, etc. Todos los problemas que se puedan generar durante la vida útil de cada una de estas llegarán de vuelta al propietario, ya sea una consulta de quien tiene que autorizar la compra o la solución a problemas de una factura, mediante un flujo de trabajo electrónico. De esta forma todo puede realizarse de manera más ágil, ya que los cuellos de botella y otros problemas se eliminan por la ruta más fácil: el propietario o creación de la transacción.

Obtén aquí más información sobre cómo elegir un sistema eProcurement adecuado y cómo puedes automatizar y transformar los procesos críticos de compra y control de gastos de tu empresa.

Escrito por BDI Comunicación para aggity