Planificación y control, aliados contra el despilfarro

Cada vez son más las empresas que apuestan por el análisis de costes como herramienta para maximizar su beneficio. En este sentido, los expertos coinciden en que la mejor forma de hacerlo es de manera continua en el tiempo y no como una acción puntual que se realiza sólo en momentos de urgencia o de crisis. Por ello, la reducción de costes debe ser parte de la estrategia empresarial y crear una cultura de control de costes de los diferentes departamentos.

Una de las maneras más eficientes para reducir los costes de cualquier organización es eliminar el despilfarro, a saber, hacer un uso eficiente de los recursos. Para entender este concepto, es necesario tener en cuenta a su antagónico, el valor añadido; es decir, todo aquello que añade valor al producto y servicio de una empresa y por lo que el cliente estaría dispuesto a pagar. El despilfarro hace alusión, por lo tanto, a todo aquello que añade coste al producto o servicio sin agregarle valor alguno.

¿Y cómo se puede eliminar el despilfarro y ser más eficientes?

Lo primordial es saber identificarlo dentro de la propia organización. Por lo general, las reducciones más importantes de costes se suelen dar en el área productiva, y claramente en los entornos de fabricación, donde es necesario mejorar el rendimiento de los factores productivos para producir la misma cantidad a un menor coste. En este entorno, podemos encontrar distintos tipos de despilfarro:

• La sobreproducción

Se trata del despilfarro que aparece cuando la organización produce más de lo demandado o antes de que sea necesario. La creencia de que es preferible producir grandes lotes para minimizar los costes de producción y almacenarlos en stock hasta que el mercado los demande es bastante frecuente, sin embargo, no deja de ser una idea falsa. Se trata de un desperdicio al utilizar materias primas y mano de obra que deberían haberse dedicado a tareas más necesarias.

• Exceso de inventario.

Es el stock acumulado por el sistema de producción y su movimiento dentro de la planta. No afecta solo a los materiales, sino también a las piezas en proceso y al producto acabado ya que el exceso de materia prima y de trabajo en curso no agrega ningún valor al cliente. Este inventario que sobrepasa lo necesario para cubrir la demanda del cliente tiene un impacto negativo en la economía de la empresa al ocupar un espacio valioso. En este contexto, un stock supone una fuente de perdidas por productos que se quedan obsoletos o que pueden sufrir daños, además de redundar en tiempo adicional invertido en recuento y control y en errores en la calidad.

• Los defectos.

Los defectos de producción y los errores de servicio, además de no aportar valor, suponen un desperdicio enorme al tener que consumir posteriormente materiales y mano de obra para reprocesar el producto o atender las correspondientes quejas. Asimismo, provoco insatisfacción en el cliente. Por todo ello, resulta imperativo prevenir estos defectos que pueden darse, entre otras cuestiones, por falta de control en el proceso, un mantenimiento mal planteado o una formación insuficiente de los operarios.

• Movimientos innecesarios.

Se trata de los movimientos, de personas o equipamiento de la organización, que son prescindibles y que no añaden valor al producto. Incluye a personas en la empresa subiendo y bajando a por documentos, buscando o escogiendo. Estos desperdicios impactan en el estado físico de las personas y también reduce el tiempo disponible para tareas que aportan valor. Esto se puede deber a razones como un bajo nivel de eficiencia de los trabajadores, malos métodos de trabajo o falta de orden, limpieza y organización.

Control en tiempo real de la planta de fabricación

En este contexto, la solución Scheduling by aggity, integrada en la propuesta Industry 4.0 de aggity, es una herramienta para la programación de los recursos productivos que optimiza la cadena de suministro. De esta forma, controla en tiempo real el estado de la planta de fabricación, así como sus recursos, y permite gestionar con eficacia los plazos de entrega y las urgencias, para de esta forma optimizar los stocks y reducir todo lo posible el despilfarro empresarial.

Basada en un algoritmo propio, esta herramienta, cuyo elemento más importante es el diagrama de Grantt, muestra de manera gráfica e intuitiva la secuencia en el tiempo de las diferentes órdenes de trabajo que se generan en un proceso, compuesto por las operaciones de preparación y operación de varios productos acabados junto a la asignación de máquinas, operarios y utillajes necesarios para la fabricación.

De esta manera, el responsable de programación puede, a partir de los datos generados por el sistema de planificación, programar la secuencia de fabricación de sus órdenes teniendo en cuenta todos los aspectos. En concreto, Scheduling by aggity proporciona estos listados al planificador: alarmas, previsión de consumos de materiales, entrega de producto acabado, cuellos de botella, programación de máquinas, programación de operarios y programación de utillajes.

En el escenario actual, resulta imperativo trabajar a favor de la productividad de la empresa haciendo que ésta funcione de manera eficiente y teniendo en cuenta todos los factores que pueden ir en su contra. Su organización y planificación, con el objetivo de reducir costes y avanzar en la mejora continua, es clave y debe formar parte de la cultura empresarial de cualquier país.