Gestión del IVA (SII) en el programa de facturacion electrónica Uniclass

Más de 60.000 empresas, todas aquellas que facturan más de seis millones de euros, las de grupos de IVA y las inscritas en el REDEME (Registro de Devolución Mensual del IVA) están obligadas desde el pasado julio a enviar a la Agencia Tributaria los datos de sus facturas telemáticamente en los cuatro días posteriores a su emisión. Son compañías que suponen el 80% de la facturación empresarial de España. Y saltarse dicha norma no va salir gratis, ya que las sanciones previstas podrán ser 6.000 euros por trimestre, más un 1% del volumen de negocio anual.

SII, IVA, Tributación y Transformación Digital

Hablamos del nuevo sistema de gestión del IVA, denominado Suministro Inmediato de Información (SII) y para cumplir con él es necesario presentar las facturas, a través de servicios web basados en archivos XML, en la Agencia Tributaria (AET) prácticamente en tiempo real. Con esta norma, el Gobierno busca simplificar la gestión de este impuesto, eliminar la obligación de presentar modelos informativos de liquidación de impuestos y, ante todo, luchar contra el fraude fiscal. Ya veremos si las previsiones se cumplen, pero los planes de Hacienda eran recaudar 700 millones de euros extra en concepto de IVA en los seis meses posteriores a la entrada en vigor del SII.

Pero, junto a estos objetivos declarados y expresos, en estos meses hemos observado otra derivada importante, relacionada con este cambio legislativo, y es la obligación encubierta de abordar la transformación digital de sus procesos internos de contabilidad, registro de datos y comunicación con la AET, si aún no lo han hecho. También a ejecutar una actualización y mejora de sus sistemas fiscales de gestión TI, que automatice esta nueva forma de operar.

Ese corto plazo, entre emisión y presentación digital de las facturas, obliga a las empresas a agilizar la introducción y registro de datos en sus sistemas de gestión TI. A su vez, los datos deben quedar consignados de una manera específica, lo que implica cambios en la forma de generar y guardar digitalmente datos financieros, porque la Agencia Tributaria, en las especificaciones del nuevo sistema SII, ha establecido una estructura de datos determinada para consignar la información de cada factura y elaborar los archivos XML que se le remiten telemáticamente.

Además, la norma SII incentiva la digitalización de otras compañías no obligadas por la ley. Si estas se suman a este sistema de comunicación digital e instantánea de facturas, empresas y contribuyentes dejan de tener la obligación de presentar los modelos de impuestos 347 (operaciones con terceros), 340 (libro de registros) y 390 (resumen anual de IVA). Además, podrán presentar e ingresar autoliquidaciones periódicas del IVA 10 días más tarde de lo que viene siendo habitual. Finalmente, y para una mejor gestión y transparencia de este impuesto, las empresas podrán cotejar la información de sus libros de registro con la información presentada por clientes y proveedores que también estén dentro del SII.

Nuevos módulos del programa de facturación Uniclass

Para simplificar la adaptación de los procesos de contabilidad y registro de facturación y aprovechar las ventajas que SII ofrece a las empresas, aggity ha desarrollado dos módulos específicos para su sistema de gestión financiera Uniclass Financial Solution, que organizan los datos de las facturas de acuerdo con la estructura de la AEAT, genera los archivos XML y los envía y gestiona de manera sencilla y segura.

Módulo de configuración de datos para operaciones de facturación

El módulo de configuración de datos para operaciones de facturación es capaz de recopilar y organizar la información de los datos contables que incluyen IVA, en facturas emitidas y recibidas y de las operaciones intracomunitarias. Cada operación se asocia automáticamente a los códigos de IVA determinados, tipos de factura, libros de registro, etc. Además, los servicios de aggity de parametrización adecuan la operativa empresarial al nuevo sistema SII y no al revés.

Por otro lado, hay que tener en cuenta que en cada envío (10.000 facturas máximo por archivo XML), la Agencia Tributaria puede rechazar o aceptar, solicitando subsanar errores de facturas, incluso de manera unitaria. El módulo de aggity incorpora la funcionalidad de mantenimiento y modificación, por lo que la empresa puede solventar dichos problemas a nivel de la información guardada y generada en exclusiva para esta comunicación.

Módulo de traspaso y gestión de envíos y respuestas

El módulo de traspaso y gestión de envíos y respuestas permite a las empresas presentar a la AEAT todos los libros de facturas en el plazo requerido. El sistema permite, de manera sencilla, seleccionar que datos se desean transmitir en función de la compañía, libros de registro, periodos y tipos de operación, para que la empresa pueda así establecer un sistema organizado de comunicación acorde a sus necesidades de gestión interna.

A la hora de enviar la información, el módulo de aggity genera los archivos XML necesarios y los transmite a la AEAT. También gestiona la recepción de los mensajes de respuesta, con detalle de cada una de las facturas, para que los gestores vean con claridad que facturas han sido aceptadas totalmente, con errores o rechazadas. Identificar rápidamente los errores resulta vital a la hora de resolver los problemas en plazo y evitar sanciones o recargos. El módulo también permite la consulta organizada de todas las operaciones presentadas a la AEAT, junto con el detalle de su estado.