Redes sociales corporativas: ventajas de su aplicación en entornos laborales

Facebook contaba, a julio de 2018, con 2.196 millones de usuarios activos al mes y ello a pesar de las huidas como consecuencia, fundamentalmente, del escándalo de Cambridge Analytica. El dato muestra que, del mismo modo que las apps han llegado para quedarse, el modelo de comunicación en red es el presente y no solo a nivel de usuario final, también en las empresas.

Las redes sociales corporativas se han convertido en piezas nucleares de la operativa empresarial y el desempeño profesional. Sus principales bondades van por delante:

• Mejoran la comunicación y favorecen la colaboración
• Contribuyen a crear y fortalecer el sentimiento de pertenencia
• Estimulan a los profesionales a compartir conocimiento, no solo entre personas, sino y cada vez, más entre personas y sistemas integrados en la red
• Promueven la distribución del liderazgo y crean sinergias
• Atraen y retienen el talento
• Facilitan y promueven la proactividad, la autogestión y la innovación

La primera ventaja es, de facto, uno de los argumentos con más peso para el despliegue de una red social corporativa. La mejora de la comunicación dentro de una empresa y el acceso instantáneo a la información y los eventos del negocio se traduce de forma inmediata en un incremento de la efectividad -interna y externa- y de la productividad, mejorando la satisfacción de los empleados, así como de proveedores y clientes. Cuando una red social corporativa, como Corporate Social Network by aggity, se utiliza de una forma óptima, la consultora McKinsey cifra este aumento de la productividad entre un 20% y un 25%.

Las razones detrás de esta mejora se encuentran en funcionalidades propias de las redes corporativas que, accesibles desde cualquier tipo de dispositivo, simplifican notablemente una serie de tareas clave, empezando por la circulación y la búsqueda de información.

Ciertamente, las intranets y el correo electrónico son herramientas que siguen estando presentes en multitud de empresas, pero las nuevas empresas 4.0 ya no están centradas en el e-mail. La conversación y la colaboración se trasladan a estos nuevos entornos, una evolución que inevitablemente es necesaria ante la complejidad y las limitaciones de las tradicionales intranets estáticas y compartimentadas.

Comunidad e inteligencia compartida en las redes sociales corporativas

Hemos entrado en la red de la comunidad y la inteligencia compartida. En el entorno de una red social corporativa la información circula de forma más fluida y se mantiene salvaguardada. Las comunicaciones se centralizan en un entorno común, abierto y accesible, configurando un base de conocimiento común, que evita la pérdida de información y facilita su acceso, consulta y compartición.

Ante la avalancha de mails, encontrar en la bandeja de entrada la información necesaria para completar una tarea o dar respuesta a una solicitud puede convertirse en una odisea, mientras que en una red social corporativa basta con iniciar una búsqueda o hacer una petición a la persona más indicada. Esta comunicación puede desarrollarse, además, a través de sistemas mucho más ágiles como son los chats, sean privados o de carácter grupal, permitiendo la creación de comunidades de expertos.

En este sentido y este es un aspecto clave, la existencia dentro de la red comunidades y grupos, sea en base a criterios funcionales o de otro tipo, no implica la creación de barreras interdepartamentales. De hecho, cuando su despliegue se lleva a cabo de forma simultánea a un proyecto de formación y gestión del cambio, las redes sociales corporativas impulsan la creación de relaciones más estrechas y fluidas entre los profesionales pertenecientes a distintos departamentos y en localizaciones geográficas diferentes, lo que contribuye a una mejor coordinación y una mayor eficiencia. Esta potencia es aplicable en múltiples direcciones: desde la optimización de la gestión de las personas y la mejora del servicio al cliente, hasta el desarrollo de nuevos productos y la innovación.

Trazabilidad y mejora continua

Otra ventaja de las redes sociales corporativas radica en las posibilidades de trazabilidad. En la red social corporativa, la actividad del usuario queda registrada y sus conversaciones, archivos, fotos, contenidos compartidos, enlaces, etc., se mantienen guardados, lo que no solo aporta seguridad, también permite extraer estadísticas, disponer de un mapa de interacciones y conocer, por ejemplo, las informaciones más consultadas y las aplicaciones más utilizadas; así como detectar puntos fuertes y débiles en los procesos de colaboración.

Esta funcionalidad es muy importante para la mejora constante y la gestión del cambio. Las organizaciones que registran un mayor crecimiento son usuarias de redes sociales corporativas, pero evidentemente su éxito no se encuentra en la herramienta, sino en el nivel de participación y el uso que los profesionales hacen de ella y esto significa que la implantación debe ser la parte instrumental de un proyecto de mayor envergadura, encaminado a construir una organización abierta, colaborativa, innovadora y ágil.

La red social corporativa debe ser completamente personalizable y flexible para reflejar la identidad corporativa de la empresa, así como su organización, cultura y filosofía. Y, por supuesto, debe ofrecer con plenas garantías de seguridad y confidencialidad. Dos características propias de Corporate Social Network by aggity, que cumple con la Ley de Protección de Datos (LOPD), así como con la regulación europea de protección de datos o GDPR (General Data Protection Regulation).