Beneficios de RPA en procesos financieros
La implementación de sistemas de gestión financiera modernos, actualizados y automatizados agiliza el control de la economía de la empresa, a la vez que facilita su organización y aporta beneficios en múltiples procesos financieros.
Un sistema RPA permite digitalizar todas las tareas contables, además de facilitar la adaptación antes posibles cambios de manera completamente automatizada.
El trabajo contable está plagado de tareas monótonas que no admiten errores. La introducción de datos, realización de cálculos, comprobación de la información bancaria o la elaboración de informes son parte de ellas. Hasta hace no mucho tiempo, todos estos procesos de realizaban de forma manual y eran susceptibles de incluir fallos, además de consumir mucho tiempo y recursos.
La automatización robotizada de datos (RPA, por sus siglas en inglés) facilita la gestión de todas estas actividades mecánicas que, gracias a las soluciones tecnológicas, ya no precisan de la intervención humana.
De esta forma, no solo se reducen los errores, también se libera a las personas de estos trabajos tediosos y, en su lugar, pueden sacar partido a su creatividad para mejorar la competitividad de las empresas.
La implementación de sistemas de gestión financiera modernos, actualizados y automatizados agiliza el control de la economía de la empresa, a la vez que facilita su organización y aporta beneficios en múltiples procesos financieros:
• Finanzas y activos fijos: facilita el acceso a la información financiera para observar las tendencias y obtener una visión general de la actividad empresarial
• Conciliación bancaria: ofrece un modo eficaz de controlar las cuentas bancarias y monetarias en las instituciones financieras
• Facturación: centraliza la información contable de la empresa, las especificaciones de registro y otros datos importantes
• Gestión de gastos: manejo de grandes volúmenes de tickets y recibos, desde la captación y entrada de tickets hasta los circuitos de validación, contabilización y liquidación
• Gestión de compras y aprovisionamiento: permite gestionar todo lo relacionado con proveedores y aprovisionamiento, así como con licitaciones, reduciendo costes y agilizando el proceso integral de compra
• Gestión documental: unifica y mejorar la operativa documental con la posibilidad de integrar distintos entornos adaptables a las necesidades de cualquier compañía
Para abordar esta automatización, la implantación de un software de gestión financiera como Uniclass by aggity permite a las compañías digitalizar todas las tareas contables, además de facilitar la adaptación antes posibles cambios y cubrir todas las fases del proceso financiero de manera completamente automatizada. Otra de las ventajas de esta plataforma es que se trata de un sistema financiero totalmente independiente e integrable con otras plataformas.
Además, gracias al empleo de sistemas integrados de automatización y análisis es posible detectar discrepancias y se facilita, con todas sus funcionalidades, la concordancia de los registros contables de la empresa con los movimientos bancarios para asegurarse de que las cuentas cuadren.
De esta forma, no solo se dispone de un registro de todos los gastos y la facturación, también es posible el control del presupuesto y la reducción de los riesgos ante posibles desviaciones o imprevistos del mercado. Algo que, tras lo vivido durante la pandemia, resulta de vital importancia para asegurar el éxito y la continuidad operativa de las organizaciones.
- Publicado en Analytics & AI
DDB Tandem confía en aggity adquiriendo el módulo de Gestión de Gastos de Uniclass
DDB Tandem confía en aggity adquiriendo el módulo de Gestión de Gastos de Uniclass, con objeto de automatizar la tarea de sus más de 500 empleados.
DDB Tandem, es una agencia de publicidad a través de la cual trata de conectar marcas con personas a través de las ideas. Para ello consiguen unir la estrategia, la creatividad y la tecnología.
DDB Tandem en el proceso de Digitalización buscaba una solución que permitiera a todos sus empleados automatizar la gestión manual de sus gastos diarios. Tarea a la que dedicaban tiempo inicialmente el empleado, y finalmente el área administrativa de la compañía que no aportaba gran valor.
Desde el Departamento de IT y Administración vieron el valor añadido que aporta una solución como Uniclass Gestión de Gastos, en la que a través de una App el usuario de forma inmediata, fácil e intuitiva introduce sus gastos diarios, prescindiendo del papel, y lo más importante reduciendo al mínimo el tiempo de dedicación, los posibles errores humanos y ofreciendo a DDB los datos en tiempo real facilitando su labor administrativa de los mismos.
En este módulo, se visualizarán todos los marcajes recogidos, y se gestionará y justificará por parte del trabajador lo realizado durante su actividad laboral.Con la autorización correspondiente, podrán visualizar dicha información los representantes legales, Recursos Humanos y los responsables autorizados.
Sobre DDB
DDB Worldwide cuenta con 200 oficinas en 90 países y es la red de comunicaciones de marketing líder en el mundo, aportando a sus clientes soluciones de negocio creativas al servicio de sus objetivos, afrontando y aprovechando los retos de la dinámica del marketing actual para construir marcas influyentes. En DDB creamos ideas que construyen marcas, trascienden de la publicidad y generan influencia.
Estamos orgullosos de trabajar en el éxito del negocio de nuestros clientes.Lo que hace distinta a DDB es su forma de trabajar: en tándem.
Hacemos un tándem entre marketing y creatividad. Buscamos ideas a partir de sólidos planteamientos de marketing.
Sobre aggity
aggity es una multinacional española especializada en la transformación digital para la gestión empresarial. Con cerca de 100 empleados a nivel global y una facturación consolidada en 2018 de 6,5 millones de euros, aggity tiene sus sedes principales en Barcelona y Madrid (España) y cuenta con una oficina central para Latinoamérica en la Ciudad de México y delegaciones en Argentina, Uruguay, Chile, Perú, Colombia y Ecuador. La compañía dispone de laboratorios especializados en la transformación digital en Barcelona, México (2) y en Phoenix (US). aggity supera los 750 clientes activos en más de 20 países, de un abanico de sectores que incluye alimentación, finanzas y seguros, salud y administración pública. Entre sus referencias en España se encuentran Grupo Perelada, Planeta Internacional, Asefa, General Óptica, Art Partner, Ahorro Corporación, LVMH Iberia, Legrand Española, Grupo Lar, Venca, Pierre Fabre, Ausolan, Paprinsa, Clarins París, SpinReact, Complementos Sanitarios, Germans Boada, Teknon Healthcare, Quirón Salud, Xarxa Hospitalaria Santa Tecla, Port de Tarragona y Port de Barcelona, entre otros.
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Peppermoney empresa del sector financiero, selecciona Uniclass para automatizar procesos
Peppermoney selecciona Uniclass de Conciliación bancaria como la solución adecuada para automatizar el proceso hasta la fecha manual de su Departamento Contable
Peppermoney pertenece a la multinacional de origen australiano especializada en servicios financieros que gestiona más de 30 mil millones de euros en prestamos. En España iniciaron su andadura en el año 2006, ofreciendo hoy a sus mas de 8.000 comercios las mejores tarifas de una manera fácil y rápida, gracias a la labor de sus más de 300 profesionales.
Desde el área financiera dentro del marco de Digitalización en el que está inmerso la compañía, impulsaron la selección de una solución de Conciliación Bancaria que les permitiera automatizar la conciliación de los movimientos bancarios con los contables.
Actualmente en Peppermoney, el proceso de conciliación se gestiona de manera manual, y dado el volumen de movimientos bancarios, así como el número de bancos y diversas cuentas con las que trabajan se hace imprescindible la automatización del proceso.
El objetivo planteado es llegar a una conciliación total con la mínima intervención de sus profesionales, y para ello el principal reto era acceder al detalle ubicado en sus diferentes fuentes de datos.
Con la implementación del módulo Uniclass Conciliación Bancaria, integrado con su actual sistema de contabilidad, así como con sus diferentes fuentes de información han conseguido su objetivo con un rápido retorno de la inversión.
Desde el área financiera dentro del marco de Digitalización en el que está inmerso la compañía, impulsaron la selección de una solución de Conciliación Bancaria que les permitiera automatizar la conciliación de los movimientos bancarios con los contables.
Sobre Peppermoney
Peppermoney una financiera australiana, con más de 15 años de experiencia en el sector de la financiación, especializada en servicios financieros que gestiona más de 30 mil millones de euros en prestamos.
Como líder mundial en soluciones de financiación gestionan más de treinta mil millones de euros en préstamos desde nuestras oficinas en Australia, Corea del Sur, España, Irlanda y Reino Unido.
En España iniciaron su andadura en el año 2006, ofreciendo hoy a sus mas de 8.000 comercios las mejores tarifas de una manera fácil y rápida, gracias a la labor de sus más de 300 profesionales.
Sobre aggity
aggity es una multinacional española especializada en la transformación digital para la gestión empresarial. Con cerca de 100 empleados a nivel global y una facturación consolidada en 2018 de 6,5 millones de euros, aggity tiene sus sedes principales en Barcelona y Madrid (España) y cuenta con una oficina central para Latinoamérica en la Ciudad de México y delegaciones en Argentina, Uruguay, Chile, Perú, Colombia y Ecuador. La compañía dispone de laboratorios especializados en la transformación digital en Barcelona, México (2) y en Phoenix (US). aggity supera los 750 clientes activos en más de 20 países, de un abanico de sectores que incluye alimentación, finanzas y seguros, salud y administración pública. Entre sus referencias en España se encuentran Grupo Perelada, Planeta Internacional, Asefa, General Óptica, Art Partner, Ahorro Corporación, LVMH Iberia, Legrand Española, Grupo Lar, Venca, Pierre Fabre, Ausolan, Paprinsa, Clarins París, SpinReact, Complementos Sanitarios, Germans Boada, Teknon Healthcare, Quirón Salud, Xarxa Hospitalaria Santa Tecla, Port de Tarragona y Port de Barcelona, entre otros.
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Historia de la contabilidad, el empuje de la tecnología
En los 80 del siglo XX, coincidiendo con la aparición del primer ordenador personal de IBM, se empieza a considerar la información contable clave en la toma de decisiones y surgen los primeros sistemas informáticos de gestión financiera.
La digitalización de los sistemas de gestión financiera agiliza el control de la economía de la empresa a la vez que facilita su organización.
La contabilidad es un sistema de registro de las operaciones económicas de una organización u entidad. Se realiza desde que las personas necesitan controlar qué tienen, cuánto ganan y cuáles son sus gastos para llevar las cuentas de su patrimonio. Entre las primeras muestras de este tipo de registros que se conservan figuran unas tablillas de arcilla de la antigua Mesopotamia que datan de hace más de 5.000 años.
En el Imperio Romano el método era más sofisticado y ya se utilizaban dos libros de registro. En el Adversaria se recogían ingresos y gastos en dos columnas diferenciadas, y en el Codex se anotaba una descripción de la operación con la cantidad y el nombre del titular. Aunque en Roma el sistema era bastante avanzado, no fue hasta el siglo XV cuando el fraile franciscano y matemático Luca Pacioli introduce la partida doble, base de la contabilidad moderna.
El economista italiano se convierte en el primero en organizar y sistematizar los procesos contables. Introduce los conceptos ‘asiento contable’, ‘activo’ y ‘pasivo’ y el uso de cuatro libros que aún hoy se utilizan: Inventario y Balances, Borrador o Comprobante, Diario y Mayor. Con la Primera Revolución Industrial se perfecciona el sistema y aumenta la información financiera generada.
Digitalización de la contabilidad
En los 80 del siglo XX, coincidiendo con la aparición del primer ordenador personal de IBM, se empieza a considerar la información contable clave en la toma de decisiones y surgen los primeros sistemas informáticos. La llegada de Internet y de servicios y tecnologías como las plataformas online o la computación en la nube dan paso a la contabilidad colaborativa. Ambos factores permiten a las empresas puedan controlar los activos financieros en tiempo real.
Esto significa la digitalización de todos los procesos contables. Este cambio no solo se está produciendo en las empresas, también implica a las administraciones. La Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) está incorporando gradualmente modelos de tributación telemática para agilizar trámites y evitar desplazamientos.
El primero de ellos, anunciado en 2015, fue el Suministro Inmediato de Información (SII). Ha supuesto el paso del sistema de gestión del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA), en funcionamiento desde hace 30 años, a otro por el que se lleva el registro de los libros del IVA a través de la sede electrónica de la AEAT. Para este trámite, y el resto que se están implantando, contar con un software de contabilidad como Uniclass by aggity ayuda a cubrir de manera sencilla y fácil la gestión de cualquier compañía, automatizando y añadiendo funciones adicionales a las soluciones contables en uso.
Gracias a este sistema, totalmente integrado con las herramientas ofimáticas de Microsoft, es posible contar con una visión multidimensional de los saldos de la empresa en un entorno intuitivo y de fácil uso. Incluye herramientas como fiscalidad, distribuciones analíticas, presupuestos, cuentas por cobrar y pagar, conciliación bancaria y tesorería, registro de facturas recibidas y emitidas, etc. Además, opera con distintas bases de datos, como DB2, SQL Server y Oracle, sin afectar a la funcionalidad. Implementar este sistema avanzado de gestión financiera agiliza el control de la economía de la empresa, a la vez que facilita su organización.
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¿Cómo mejorar la gestión de los gastos?
Las soluciones para el control de los gastos no solo mejoran su visibilidad, también constituyen una herramienta muy útil para llevar a cabo un registro actualizado de la contabilidad y realizar ajustes ante posibles desviaciones.
Solo con una fotografía del ticket es posible recoger automáticamente la información de fecha, tipo de gasto e importe.
Los departamentos financieros de las empresas tienen en sus manos una de las labores más complejas para el buen funcionamiento de cualquier negocio: asegurar su rentabilidad. Esto implica el desarrollo de un plan estratégico para la compañía que no solo afiance el nivel de ingresos establecido, también un control de los gastos de empresa para que estos se adecuen a sus objetivos económicos.
La gestión de este proceso varía dependiendo del tipo de compañía. En el caso de las microempresas se reduce a herramientas básicas y sencillas que permitan, a su vez, minimizar el papeleo. En las pequeñas y medianas empresas se produce un salto cuantitativo debido al aumento de los costes para el mantenimiento del negocio y a la diversidad de sus tipologías. En cualquiera de los casos, el uso de soluciones personalizadas adaptadas a las necesidades de la organización permitirá al personal del departamento financiero mejorar la gestión de los gastos.
En las grandes empresas, por su parte, la incorporación de herramientas que automaticen determinadas tareas es esencial. Las compañías con más de 250 empleados manejan un gran volumen de gastos, no solo internos también relacionados con sus proveedores, por lo que su control se convierte en una tarea ingente difícil de asumir sin un software que gestione y automatice toda esa contabilidad. No solo es más cómodo y eficiente, también más fiable en el tratamiento de estos datos al evitar errores humanos.
Visibilidad y registro del gasto
En cualquiera de los casos, independientemente del sector y tamaño de la compañía, la implementación de la solución más adecuada no solo ayuda a mejorar el control de los gastos, también agiliza esta labor y ayuda a cumplir con los objetivos del departamento financiero marcados en la estrategia de empresa. El sistema contable financiero Uniclass by aggity cubre de manera sencilla y fácil la gestión de cualquier empresa, dotándola de automatismos y funcionalidades adicionales susceptibles de adaptarse a otras soluciones contables.
En el apartado de gestión de gastos contempla todas las fases del circuito, desde la captación y entrada de tickets hasta la validación, contabilización y liquidación, con un beneficio añadido: reduce al mínimo el uso del papel. El sistema, además, dispone de una app con la que los empleados podrán notificar fácilmente todos los gastos. Solo es necesario que tomen una fotografía de los tickets para que se recoja automáticamente la información de fecha, tipo de gasto, importe y, en el caso de que sea necesario, añadir observaciones. Este proceso también es posible llevarlo a cabo desde la web corporativa.
Así mismo, el trabajador puede proceder a una liquidación de gastos y comunicarse directamente con la empresa a través de un sistema de avisos y chats. El acceso se realiza con un usuario y contraseña único para facilitar la personalización de los servicios.
Las soluciones para el control de los gastos de las organizaciones no solo mejoran su visibilidad, también constituyen una herramienta muy útil para llevar un registro actualizado de la contabilidad y realizar ajustes ante posibles desviaciones. Contar con la información económica en tiempo real ayuda a respetar los presupuestos fijados por la empresa y a asegurar su rentabilidad.
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Beneficios de la digitalización en procesos financieros
La digitalización en procesos financieros reduce el tiempo que se dedica a la gestión de los procesos financieros, disminuye el uso del papel, mejora la productividad y elimina errores gracias a la automatización de la mayoría de las tareas.
Los beneficios de la implantación de este tipo de soluciones se traducen en un control más exhaustivo del presupuesto y los gastos.
La digitalización en procesos financieros de las empresas es una evolución necesaria, sobre todo en el escenario que está dejando tras de sí la pandemia del COVID-19. En estas semanas, el modelo de teletrabajo se ha impuesto y atañe a todos los departamentos y profesionales. Los responsables de la gestión contable han visto cómo los recursos que habitualmente empleaban para el control de las finanzas ya no estaban a su alcance.
Las formas de trabajo de estos departamentos siguen dependiendo mayoritariamente del papel y de la ejecución manual de los procesos. Es habitual la recepción y emisión de facturas y gastos a través del correo convencional o electrónico que, en ocasiones, deben ser aprobados por varios empleados para, a continuación, incorporarlos al sistema de contabilidad. Este trabajo requiere tiempo y exige precisión para que todos los recibos queden registrados y facilitar la conciliación bancaria.
Para agilizar y mejorar el control de la economía de las empresas y la digitalización en procesos financieros, y favorecer al mismo tiempo su organización, es recomendable recurrir a sistemas digitales de gestión financiera. Su aplicación ayuda a reducir el tiempo que se dedica a procesos tradicionales, disminuye el uso del papel, mejora la productividad y elimina errores gracias a la automatización de la mayoría de las tareas.
Procesos más precisos y eficaces
Este tipo de soluciones facilitan la liquidación de gastos en un periodo concreto y de manera muy visual. El software de gestión financiera Uniclass by aggity cubre todas las fases, desde la captación y entrada de tickets hasta los circuitos de validación, contabilización y liquidación. Unos procesos que resultan aún más sencillos con la implementación de una app que facilita la captación de tickets y avisos, y que convierte cualquier móvil en una herramienta adicional de trabajo intuitiva y eficaz.
A través de esta aplicación, y simplemente realizando una fotografía de los recibos, estos se incorporan automáticamente al sistema contable de la empresa registrando datos como la fecha, tipo de gasto, importe, observaciones y, si es necesario, la propia imagen. Se automatizan, así, muchas tareas manuales que podían suponer fallos en las anotaciones en la digitalización en procesos financieros y se evita también la pérdida de documentos gracias a su almacenamiento en formato digital. Además, es posible personalizar la solución en función del perfil del empleado que vaya a hacer uso de ella.
Las liquidaciones son contabilizadas automáticamente y existe la opción de generar documentos PDF de las hojas de cálculo para realizar su validación y seguimiento. Esto facilita el control de los registros contables y la comprobación del estado de las liquidaciones efectuadas, que puede complementarse con un software de conciliación bancaria para corroborar que las operaciones realizadas por la empresa coinciden con los movimientos que el banco haya anotado en su cuenta.
Las liquidaciones son contabilizadas automáticamente y existe la opción de generar documentos PDF de las hojas de cálculo para realizar su validación y seguimiento. Esto facilita el control de los registros contables y la comprobación del estado de las liquidaciones efectuadas, que puede complementarse con un software de conciliación bancaria para corroborar que las operaciones realizadas por la empresa coinciden con los movimientos que el banco haya anotado en su cuenta.
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¿Cómo controlar los gastos de tu empresa?
Una buena planificación financiera y un correcto control de gastos de la empresa son fundamentales para lograr el éxito de tu empresa
Una buena solución digital de gestión y optimización de la tesorería que automatiza la supervisión de los gastos
Alcanzar la rentabilidad es el principal propósito económico de cualquier empresa. Para lograrlo es imperativo llevar un control diario de las cuentas, lo que incluye ingresos y gastos. Es a esta última variable a la que hay que prestar más atención y realizar un seguimiento más exhaustivo. De esta forma se podrán eliminar gastos superfluos, realizar un plan de ahorro sólido y evitar problemas financieros en el futuro.
La gestión de gastos de una empresa requiere antes conocer la naturaleza de los mismos que, básicamente, se dividen entre fijos y variables. Los primeros son los que hay que afrontar necesariamente independientemente de la facturación y los resultados, como puede ser el alquiler del espacio de trabajo o los salarios; mientras que los gastos variables están relacionados con el volumen de la actividad, como la logística o la mano de obra extra en periodos de alta demanda.
5 Claves para controlar los gastos de tu empresa
1.Elaborar un presupuesto
donde se refleje la solvencia financiera y objetivos a cumplir en un periodo concreto, por ejemplo, de un año.
2.Revisar periódicamente los resultados
para comprobar si se ajustan al presupuesto y realizar ajustes ante posibles desviaciones.
3. Evaluar cada uno de los gastos
para identificar aquellos de los que se puede prescindir.
4. Reducir su cuantía
Revisar aquellos gastos que, aún siendo fijos, pueden reducir su cuantía negociando con proveedores o buscando alternativas.
5.Provisión de gastos
Reflejar en el presupuesto una para imprevistos y poder afrontarlos con solvencia.
Supervisar cada uno de estos pasos no resulta sencillo, excepto si se cuenta con un software de finanzas y contabilidad como Uniclass by aggity . Esta solución permite una gestión de los gastos de la empresa y de la facturación de forma automatizada. Cubre todas las fases del circuito, desde la captación y entrada de tickets hasta la validación, contabilización y liquidación.
Para añadir agilidad, esta plataforma incluye la implementación de una app totalmente personalizable y ajustada a las necesidades de cada empresa. Desde el propio dispositivo móvil es posible la captación de tickets y avisos, donde se recoge la información de fecha, tipo de gasto, importe, observaciones y, en el caso de que sea necesario, fotografía. Las liquidaciones se contabilizan automáticamente y el responsable de la contabilidad dispone de una visión global de los gastos.
La automatización de todo el proceso no solo facilita el seguimiento de los gastos y facturación de una organización, también permite llevar un control del presupuesto definido para comprobar si las cuentas se ajustan a lo planificado. De esta forma, es posible anticiparse a posibles desviaciones, así como aprender para plantear presupuestos más ajustados en el futuro.
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La multinacional aggity sigue incrementando su presencia en Latam: ahora en EL SALVADOR
La empresa de packaging de El Salvador ha contratado el software de Gestión de Gastos de Uniclass y con ello aggity inicia su actividad empresarial en este país, ya son 12 los países de América Latina.
El nuevo cliente es de fabricación y comercialización de packaging a nivel internacional, con servicio local y personalizado.
El nuevo cliente de aggity es Termoencogibles, es una empresa salvadoreña de packaging, con más de 40 años de experiencia en la fabricación y comercialización de empaques flexibles y bolsas de plástico, ha contratado el software de Gestión de Gastos de Uniclass by aggity.
Termoencogibles, empaques flexibles de calidad, es a nivel internacional, con servicio local y personalizado y posee la mayor capacidad flexográfica y el parque más grande de maquinaria para bolsas de consumo masivo de la región, contando con tecnologías de última generación en todos los procesos productivos.
Ofrecen sus servicios a todos los rincones de la región Centroamericana y el Caribe desde sus propias distribuidoras localizadas en Honduras, Nicaragua, Costa Rica y República Dominicana, y al resto de América y del mundo desde sus dos centros de distribución regionales localizados en El Salvador.
La sede central está ubicada en Ciudad Merliot, La Libertad, El Salvador y dispone de delegaciones en: Perú, Guatemala, Honduras, Costa Rica y Nicaragua.
Sobre aggity
aggity es una multinacional de tecnología especializada en la Transformación Digital de los negocios combinando las mejores prácticas y formas operativas con Soluciones Tecnológicas Innovadoras especializadas en diferentes procesos empresariales.
Con aggity queremos ofrecer a nuestros clientes una visión transversal del nuevo entorno digital, con soluciones prácticas, tecnológicamente avanzadas y digitales para enfrentarse a las nuevas posibilidades y negocios que el mercado global está ofreciendo a todos
Con cerca de 100 empleados a nivel global y una facturación consolidada en 2018 de 6,5 millones de euros, aggity tiene sus sedes principales en Barcelona y Madrid (España) y cuenta con una oficina central para Latinoamérica en la Ciudad de México y delegaciones en Argentina, Uruguay, Chile, Perú, Colombia y Ecuador. La compañía dispone de laboratorios especializados en la transformación digital en Barcelona, México (2) y en Phoenix (US).
aggity supera los 750 clientes activos en más de 20 países, de un abanico de sectores que incluye alimentación, finanzas y seguros, salud y administración pública. Entre sus referencias en España se encuentran Grupo Perelada, Planeta Internacional, Asefa, General Óptica, Art Partner, Ahorro Corporación, LVMH Iberia, Legrand Española, Grupo Lar, Venca, Pierre Fabre, Ausolan, Paprinsa, Clarins París, SpinReact, Complementos Sanitarios, Germans Boada, Teknon Healthcare, Quirón Salud, Xarxa Hospitalaria Santa Tecla, Port de Tarragona y Port de Barcelona, entre otros.
Entradas destacadas
- Publicado en Finanzas
Gestión documental digital, trampolín del rendimiento empresarial
La información se ha convertido en el activo más importante de las empresas en una era digital que ha generado un tsunami de datos y documentos que urge comprender y ordenar. A estas alturas las organizaciones no deben asegurar sólo su patrimonio material, sino también el intangible. Sin embargo, de nada sirve contar con grandes volúmenes de información, si esta no se gestiona de forma correcta.
Un estudio realizado a escala mundial por la consultora PwC revela que el 40% de las empresas valora que obtiene pocos beneficios tangibles de sus datos y, lo que resulta aún más dramático, un 23% aprecia que no consigue beneficio alguno. Estos resultados ponen de manifiesto que una parte importante de las empresas todavía no están concienciadas sobre el valor de la información tanto a nivel estratégico como operativo; así como sobre su contribución a la mejora de los procesos de toma de decisiones, al aumento de las oportunidades de negocio en el mercado y a la creación de ventajas competitivas.
A pesar del notable avance en materia de transformación digital, todavía existe en las organizaciones documentación en papel que es, además, desaprovechada. Se trata de un tema capital que exige ser abordado de forma efectiva, sobre todo, si tenemos en cuenta que la generación de documentación en las empresas es cada vez mayor.
Un estudio de AIIM Europe (Association for Information and Image Management) señala que, de media, el 15% de la superficie de las oficinas está dedicado al almacenamiento de documentación impresa y que el tamaño de este archivo se duplica cada tres años. El análisis de AIMM señala, así mismo, que la gestión de documentos representa hasta un 47% de los costes ocultos de una organización, incluyendo una menor productividad derivada del tiempo invertido en poner orden dentro de esta avalancha de documentos.
Digitalizar para extraer el valor de la documentación
En esta tesitura, que supone un lastre para la operativa ágil y efectiva de cualquier organización, la solución pasa por el despliegue de un sistema de gestión documental que permite hacer un uso verdaderamente eficiente de toda la documentación de la empresa. Este paso hacia delante no solo posibilita una optimización del espacio, también se traduce en mejoras sustanciales en aspectos como el mejor aprovechamiento del tiempo y los recursos.
El software de gestión documental que incorpora la solución Uniclass permite asignar a cada documento digital diferentes características, que permiten organizarlo dentro del sistema empresarial de una manera eficaz, totalmente automatizada y operativa.
Con ese objetivo, una de las facilidades que ofrece el software es la posibilidad de escanear masivamente y guardar en la base de datos cualquier tipo de documento escrito. El software permite, así mismo, el acceso directo al servicio de reconocimiento automático de facturas escaneadas para simplificar su catalogación.
Asociar documentos y asegurar su correcto acceso y uso
Otra funcionalidad enormemente práctica del software de gestión documental integrado en Uniclass es un generador de PDF que garantiza el acceso y lectura de los documentos con independencia del sistema operativo. Esta solución permite, además, asociar documentos distintos si corresponden a un mismo asunto. Por ejemplo, con este software, al acceder a una factura, se pueden ver los documentos previos asociados.
En definitiva, la solución de gestión documental de aggity permite dar sentido a todo el entramado de datos, información y conocimiento de una organización, almacenándola de manera que se adapte a la estructura y operativa de cada empresa. De esta forma, no solo se consigue agilizar la comunicación y la búsqueda de la documentación, también se minimiza la burocracia, disponiendo de garantías de seguridad tanto en el acceso como en la recuperación de documentos. A este respecto, a través del software es posible definir los permisos y autorizaciones correspondientes a cada usuario en función de cada tipo de documento.
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Gestión del IVA (SII) en el programa de facturacion electrónica Uniclass
Más de 60.000 empresas, todas aquellas que facturan más de seis millones de euros, las de grupos de IVA y las inscritas en el REDEME (Registro de Devolución Mensual del IVA) están obligadas desde el pasado julio a enviar a la Agencia Tributaria los datos de sus facturas telemáticamente en los cuatro días posteriores a su emisión. Son compañías que suponen el 80% de la facturación empresarial de España. Y saltarse dicha norma no va salir gratis, ya que las sanciones previstas podrán ser 6.000 euros por trimestre, más un 1% del volumen de negocio anual.
SII, IVA, Tributación y Transformación Digital
Pero, junto a estos objetivos declarados y expresos, en estos meses hemos observado otra derivada importante, relacionada con este cambio legislativo, y es la obligación encubierta de abordar la transformación digital de sus procesos internos de contabilidad, registro de datos y comunicación con la AET, si aún no lo han hecho. También a ejecutar una actualización y mejora de sus sistemas fiscales de gestión TI, que automatice esta nueva forma de operar.
Ese corto plazo, entre emisión y presentación digital de las facturas, obliga a las empresas a agilizar la introducción y registro de datos en sus sistemas de gestión TI. A su vez, los datos deben quedar consignados de una manera específica, lo que implica cambios en la forma de generar y guardar digitalmente datos financieros, porque la Agencia Tributaria, en las especificaciones del nuevo sistema SII, ha establecido una estructura de datos determinada para consignar la información de cada factura y elaborar los archivos XML que se le remiten telemáticamente.
Además, la norma SII incentiva la digitalización de otras compañías no obligadas por la ley. Si estas se suman a este sistema de comunicación digital e instantánea de facturas, empresas y contribuyentes dejan de tener la obligación de presentar los modelos de impuestos 347 (operaciones con terceros), 340 (libro de registros) y 390 (resumen anual de IVA). Además, podrán presentar e ingresar autoliquidaciones periódicas del IVA 10 días más tarde de lo que viene siendo habitual. Finalmente, y para una mejor gestión y transparencia de este impuesto, las empresas podrán cotejar la información de sus libros de registro con la información presentada por clientes y proveedores que también estén dentro del SII.
Nuevos módulos del programa de facturación Uniclass
Para simplificar la adaptación de los procesos de contabilidad y registro de facturación y aprovechar las ventajas que SII ofrece a las empresas, aggity ha desarrollado dos módulos específicos para su sistema de gestión financiera Uniclass Financial Solution, que organizan los datos de las facturas de acuerdo con la estructura de la AEAT, genera los archivos XML y los envía y gestiona de manera sencilla y segura.
Módulo de configuración de datos para operaciones de facturación
El módulo de configuración de datos para operaciones de facturación es capaz de recopilar y organizar la información de los datos contables que incluyen IVA, en facturas emitidas y recibidas y de las operaciones intracomunitarias. Cada operación se asocia automáticamente a los códigos de IVA determinados, tipos de factura, libros de registro, etc. Además, los servicios de aggity de parametrización adecuan la operativa empresarial al nuevo sistema SII y no al revés.
Por otro lado, hay que tener en cuenta que en cada envío (10.000 facturas máximo por archivo XML), la Agencia Tributaria puede rechazar o aceptar, solicitando subsanar errores de facturas, incluso de manera unitaria. El módulo de aggity incorpora la funcionalidad de mantenimiento y modificación, por lo que la empresa puede solventar dichos problemas a nivel de la información guardada y generada en exclusiva para esta comunicación.
Módulo de traspaso y gestión de envíos y respuestas
El módulo de traspaso y gestión de envíos y respuestas permite a las empresas presentar a la AEAT todos los libros de facturas en el plazo requerido. El sistema permite, de manera sencilla, seleccionar que datos se desean transmitir en función de la compañía, libros de registro, periodos y tipos de operación, para que la empresa pueda así establecer un sistema organizado de comunicación acorde a sus necesidades de gestión interna.
A la hora de enviar la información, el módulo de aggity genera los archivos XML necesarios y los transmite a la AEAT. También gestiona la recepción de los mensajes de respuesta, con detalle de cada una de las facturas, para que los gestores vean con claridad que facturas han sido aceptadas totalmente, con errores o rechazadas. Identificar rápidamente los errores resulta vital a la hora de resolver los problemas en plazo y evitar sanciones o recargos. El módulo también permite la consulta organizada de todas las operaciones presentadas a la AEAT, junto con el detalle de su estado.
Escrito por BDI Comunicación para aggity
- Publicado en Finanzas