Gestión del tiempo de trabajo, en el corazón de la productividad

El binomio productividad y eficacia es una de las claves del éxito de cualquier proyecto empresarial, y la mejora continua del desempeño un objetivo prioritario para cualquier organización. Metodologías y tecnologías se suceden desde hace décadas y, sin embargo, las ratios de productividad en la economía española permanecen en una posición prácticamente invariables, es decir, muy mejorables.

De acuerdo con los datos de Eurostat, la productividad en España es del 31,5% por hora trabajada, es decir, muy lejos de la que registran países como Noruega (79,9%), Suiza (57,9%) o Dinamarca (55,3%). Por otro lado, según el último informe de previsiones económicas de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE), España es el segundo país de este entorno en el que menos ha crecido la productividad en los últimos 20 años. Únicamente Italia registra un menor crecimiento de este índice.

Las razones que anclan nuestra productividad pueden ser numerosas. Factores como la capacitación tecnológica de los empleados, la falta de motivación, o el nivel de retribución económica, pueden ser algunos de ellos, pero los expertos coinciden en varios aspectos de carácter claramente organizativo: la escasa planificación, la incorrecta gestión o la insuficiente delegación de tareas y la inexistencia de una comunicación eficaz.

Todas estas deficiencias se traducen simplemente en pérdida de tiempo o mal empleado por parte de los equipos de trabajo. Esta situación requiere corregirse mediante la puesta en marcha una serie de estrategias que, si bien pueden variar en función de las particularidades de cada contexto, de forma general podemos concretar en:

• Planificar: tanto en grandes empresas como en pequeñas organizaciones, la planificación es uno de los pilares de la productividad y esa planificación debe realizarse a corto, medio y largo plazo.
• Crear un mapa del talento y de las tareas: para mejorar la productividad es necesario tener un conocimiento detallado de la capacitación, objetivos, funciones y tareas de los recursos humanos de la organización, así como de la legislación a la que están sujetos. Del mismo modo, las tareas deben estar perfectamente definidas y tener tiempos de ejecución asignados, solo así es posible marcarse un objetivo de cumplimiento.
• Establecer responsabilidades: las diferentes tareas a desarrollar en la organización han de tener responsables asignados y estos líderes o gestores deben contar con la capacidad para gestionar sus equipos, delegar tareas y conocer en todo momento el estado de desarrollo de cada tarea.
• Monitorizar, medir y analizar: cuando una organización se propone incrementar su productividad, mejorar la planificación y la ejecución resulta esencial, pero no es menos importante, analizar y revisar el cumplimiento de los objetivos de forma periódica.

El software GTT (Gestión del Tiempo de Trabajo) está diseñado para facilitar todas estas funciones, empezando por la definición de la estructura organizativa de la organización. La herramienta facilita, así mismo, una descentralización de la gestión del capital humano, dota a los mandos intermedios de la información necesaria para llevar a cabo la planificación más eficiente y promueve la autogestión, es decir, involucra a los profesionales en su propia gestión.

De esta forma, no solo se gana eficiencia en la planificación y gestión de calendarios, turnos y ciclos de trabajo, respetando la legislación laboral, también se gana agilidad a la hora de introducir y comunicar cualquier tipo de cambio o incidencia. El software cierra el círculo con funciones avanzadas de control y análisis, que son, sin duda, el único camino para la mejora continua.

Productividad 4.0

En su versión 4.0, GTT Digital Time Plan suma a la potencia del software GTT las ventajas propias de la movilidad y las tecnologías sociales– red social corporativa, mensajería corporativa instantánea y colaboración vía video-, de acuerdo con uno de los principios fundamentales para la mejora de la productividad: la autogestión. Se trata de que los profesionales tengan un papel más activo en su propio desarrollo y gestión y esto significa, fundamentalmente, descentralización y comunicación fluida.

Con un formato app cómodo, sencillo e intuitivo, GTT Digital Digital permite, además, la geolocalización de los profesionales y añade los atributos de la ubicuidad y el tiempo real a las funciones de comunicación, gestión, monitorización, medición y análisis. De esta forma, se simplifica el registro del tiempo de trabajo, que los propios profesionales pueden llevar a cabo en un horario previamente establecido o de acuerdo con las necesidades de un momento determinado.

Por su parte, los gestores ganan flexibilidad a la hora de comunicar la planificación a los miembros de distintos equipos de trabajo y, fundamental, tienen conocimiento, prácticamente en tiempo real, de quién, dónde y durante cuánto tiempo realiza una determinada tarea, con la posibilidad de obtener registros de cada jornada de una forma muy ágil.

La mejora de la productividad es un reto común a todas las organizaciones y sectores productivos, si bien resulta especialmente crítico en sectores intensivos en capital humano como, por ejemplo, el mundo sanitario, donde se estima que, con las prácticas y herramientas adecuadas, sería posible elevar la productividad en más de un 30%. GTT contribuye, además, a la reducción notable del tiempo y los costes asociados a tareas de gestión de los recursos humano: en torno a un 50% y un 35%, respectivamente.

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