¿Qué es un Portal del empleado?

Un portal del empleado es una herramienta digital que permite a las empresas mejorar la comunicación interna, centralizar la gestión de documentos y automatizar procesos administrativos. En este artículo exploraremos sus funciones, beneficios y cómo aggity puede ayudarte a implementarlo.

Descubre cómo un portal del empleado mejora la comunicación y gestión interna de tu empresa.

TABLA DE CONTENIDOS

• ¿Qué es un portal del empleado
• Beneficios de un portal del empleado
• Características principales
• Cómo implementar un portal del empleado
• Aggity: partner en soluciones de RRHH

La gestión de empleados tiene cada vez más valor para las empresas por lo que la implementación de un portal del empleado es una iniciativa que ha ido ganando popularidad en la digitalización de RRHH de las organizaciones.

La clave de su éxito hay que buscarla en que estas herramientas de RRHH, además de mejorar la eficiencia operativa y la satisfacción del empleado, permiten incrementar la transparencia y la comunicación dentro de la empresa.

Las corporaciones que aún no disponen de un portal digital para empleados no lo han hecho por temor a que los costes de implementarlo sean elevados y porque su implementación requiere de una planificación cuidadosa y una ejecución meticulosa. Sin embargo, con la ayuda de un partner adecuado como aggity, estas soluciones no sólo no requieren de una inversión elevada, sino que los beneficios a largo plazo hacen que valga la pena el esfuerzo.

¿Qué es un portal del empleado

El portal del empleado no es más que un software de RRHH diseñado para facilitar la comunicación entre los empleados y la empresa. En general se trata de una plataforma digital de acceso restringido a través de la cual los empleados de una compañía pueden acceder a la información laboral y realizar diversas gestiones relacionadas con su trabajo. Su principal función es la de tener centralizada y automatizada gran parte de la gestión administrativa del personal que conforma una empresa, lo que facilita y agiliza las tareas de los departamentos de Recursos Humanos.

Diseñado para mejorar la eficiencia y la comunicación interna dentro de una empresa el portal del empleado facilita la comunicación interna empresarial y entre las funcionalidades más comunes se incluyen el registro de jornada laboral, la solicitud de vacaciones y comunicación de ausencias, el acceso a las nóminas, la gestión de documentos personales y corporativos, incluyendo la posibilidad de llevar a cabo evaluaciones de desempeño.

Los diferentes procesos en los que está implicado el departamento de recursos humanos se ven agilizados con la implementación de este tipo de herramienta ya que se reducen la cantidad de visitas de los trabajadores a los responsables de RRHH, el envío de e-mails o las llamadas telefónicas.

En definitiva, un portal del empleado actúa como un punto de contacto único para los trabajadores, en el que encuentran información sobre la empresa, acceden a documentos importantes, gestionan sus beneficios y realizan diferentes tareas relacionadas con su empleo. Todo reduce significativamente la carga administrativa del departamento de RRHH que, de esta forma, se puede centrar en realizar tareas más estratégicas y de mayor valor añadido.

Beneficios de un portal del empleado

Los beneficios de un portal de empleado son, por tanto, numerosos y afectan tanto a los trabajadores de una organización como al departamento de Recursos Humanos. En ese amplio espectro de ventajas, las más importantes son la mejora de la comunicación, la automatización de procesos y la centralización de la información.

• Mejora de la comunicación: entre los beneficios de un portal del empleado, uno de los más relevantes es la mejora de la comunicación. Este tipo de software de RRHH facilita la transmisión de información entre la empresa y los empleados, así como entre los propios trabajadores, a través de anuncios, foros y otras herramientas de comunicación lo que redunda en una mayor satisfacción de los empleados y fomenta la colaboración entre ellos.

Asimismo, se pueden realizar comunicaciones e interacciones más rápidas y fluidas lo que reduce el número de comunicaciones por otros medios como el correo electrónico que suele provocar que muchas peticiones se queden sin ser atendidas.

• Automatización de procesos: la inclusión de un portal del empleado en la estructura de TI de una empresa reduce de forma notable la carga administrativa del departamento de Recursos Humanos. Gracias a esta automatización de procesos de RRHH, los trabajadores pueden acceder directamente a información sobre sus vacaciones, registros horarios y otros datos relevantes, eliminando la necesidad de consultas constantes al departamento de RRHH.

Estos procesos automatizados permiten reducir el papeleo y las consultas presenciales, lo que libera tiempo valioso tanto para los empleados como para el personal de Recursos Humanos. De la misma forma, muchas tareas cotidianas de estos departamentos, como la gestión de nóminas, incidencias o bajas laborales pueden automatizarse a través del portal del empleado, lo que mejora la eficiencia general de la organización.

• Centralización de la información: una de las grandes ventajas de un portal del empleado es que sirve como un repositorio central de información, lo que permite que los trabajadores puedan acceder fácilmente a sus nóminas, documentos internos y otra información relevante sin depender de terceros.

Esta centralización de los datos elimina la necesidad de buscar datos en múltiples sistemas o archivos dispersos y también fomenta la transparencia organizacional ya que todos los empleados tienen acceso a las mismas políticas, procedimientos y actualizaciones de la empresa.

También facilita la toma de decisiones puesto que los responsables de RRHH pueden acceder de forma rápida a informes consolidados, analizar tendencias y obtener una visión global del estado de la fuerza laboral. Esto permite una planificación más estratégica y una respuesta más ágil a las necesidades de la organización.

Aunque estos tres son los principales beneficios, el portal del empleado refuerza la seguridad de los datos, muchos de ellos muy sensibles. Esto es debido a que toda esa información se encuentra en un único repositorio, lo que permite implementar medidas de seguridad robustas en un único punto, protegiendo mejor la información confidencial de los empleados y de la empresa.

Además, un portal del empleado facilita la actualización y mantenimiento de los datos. Cuando se necesita realizar cambios o actualizaciones, estos pueden implementarse de manera uniforme y eficiente en toda la plataforma, asegurando que todos los usuarios tengan acceso a la información más reciente y precisa. 

Características principales

En el mercado se pueden encontrar distintas soluciones para la gestión de empleados. Un portal digital para trabajadores es una de las más avanzadas y relevantes. Pero, aunque unas soluciones incorporan unas funcionalidades de las que otros carecen, todos ellos tienen unas características comunes.

Un portal del empleado básico tiene que incorporar herramientas como la gestión de nóminas, documentos, vacaciones y beneficios. Esta funcionalidad es fundamental para centralizar y automatizar gran parte de la gestión administrativa del personal y contribuye a mejorar la optimización de procesos y suponen un ahorro de tiempo y un aumento de la eficiencia en la gestión de recursos humanos.

Además de esas características esenciales y que tienen todos los portales del empleado, hay otras características que también deberían estar presentes en una herramienta de estas características y que es importante tener en cuenta.

Sin ir más lejos, una de las más importantes es que el portal del empleado tenga una interfaz intuitiva para que los empleados puedan encontrar rápidamente la información que necesitan. Esa interfaz debe asimismo que los empleados puedan ver y actualizar su información personal, incluyendo datos de contacto, información bancaria o contactos de emergencia. Asimismo, es fundamental que el portal sea accesible desde dispositivos móviles, permitiendo a los empleados gestionar sus tareas desde cualquier lugar.

Otro punto importante es el relacionado con la seguridad y privacidad de los datos. La empresa está obligada a garantizar la seguridad de los datos personales de los empleados y esa obligación se extiende al portal del empleado por lo que es fundamental que cuente con medidas de protección robustas y cumpla con las distintas normativas y legislaciones de privacidad existentes.

Estas herramientas de RRHH también deben ofrecer capacidades de generación de informes y análisis de datos para ayudar a los gerentes y al departamento de Recursos Humanos a tomar decisiones informadas. Gracias a esta funcionalidad, la empresa no sólo podrá reconocer patrones y tendencias en el desempeño de los empleados sino estará incorporando una gran tecnología para la gestión del talento.

Finalmente, otra característica que hay que tener en cuenta a la hora de implementar un portal digital para empleados es el de su capacidad para integrarse con otros sistemas de la empresa, como el sistema de nóminas y el sistema de gestión de recursos humanos. 

Cómo implementar un portal del empleado

La implementación de un portal del empleado es un proceso que requiere de una planificación cuidadosa y una ejecución metódica para garantizar su éxito. Así que, para que sea exitosa, el primer paso es realizar un análisis exhaustivo de las necesidades específicas de la empresa y sus empleados, identificando los procesos de RRHH que pueden beneficiarse de la automatización y determinando qué información y funcionalidades son más relevantes para los trabajadores.

Asimismo, y en colaboración con el departamento de TI, es importante evaluar la infraestructura tecnológica existente y las posibles integraciones que hay que realizar.

Tras este análisis inicial es el momento de elegir la plataforma que mejor se adapte a las necesidades y objetivos que pretende conseguir el departamento de RRHH. Entre otras cosas, habrá que dirimir si se apuesta por soluciones de RRHH en la nube o por un portal on-premise. Lo habitual es elegir una solución cloud ya que agiliza la escalabilidad, posee una mayor facilidad de uso y proporciona mayores opciones de integración y seguridad.

Tras la selección de la plataforma, se procede al diseño y configuración del portal, personalizando la interfaz de usuario, configurando los módulos y funcionalidades requeridos, y estableciendo niveles de acceso y permisos para diferentes tipos de usuarios. Si la empresa ya cuenta con sistemas de gestión de RRHH, será necesario migrar los datos existentes al nuevo portal, un proceso que debe planificarse cuidadosamente para garantizar la integridad y seguridad de la información.

Finalmente, el lanzamiento del portal debe planificarse meticulosamente, considerando una implementación por fases si es necesario. Después del lanzamiento, es importante monitorizar el uso del portal, recopilar feedback de los usuarios y realizar ajustes y mejoras basados en la retroalimentación recibida. También es importante medir el impacto del portal en la eficiencia de los procesos de RRHH. 

aggity, partner en soluciones de RRHH

Dado que la implementación de un portal del empleado debe de ser cuidadosa, confiar en un socio que acompañe a la empresa durante todo el proceso de adopción es uno de los aspectos más importantes para tener en cuenta. aggity se posiciona como un socio ideal para la implementación de portales del empleado, respaldado por su amplia experiencia en soluciones de Recursos Humanos.

Y es que, en aggity no sólo proporcionamos la tecnología necesaria para implementar el portal del empleado en todo tipo de organizaciones, sino que también ofrecemos consultoría experta para ayudar a las empresas a identificar oportunidades de digitalización en la gestión de personas y talento.

Son numerosas las empresas que, en todo el mundo, han confiado su gestión del talento a las soluciones de aggity y lo han hecho, no sólo por las prestaciones y funcionalidades de nuestra tecnología, sino también por nuestra capacidad de acompañamiento en todo momento.