Errores comunes en el cálculo de nóminas

Falta de datos relacionados con la situación personal y profesional de los empleados o la inexistencia de procesos de control interno pueden acarrear desviaciones en las nóminas con consecuencias con la Tesorería de la Seguridad Social.

Las RPA aplicadas al área de Recursos Humanos permiten estandarizar procesos y liberar el tiempo del talento humano para que puedan desarrollar nuevas competencias.

En el cálculo de la nómina de los empleados intervienen distintos conceptos que determinarán el líquido que percibirá el trabajador a lo largo del año. Las más sencillas incluyen el salario base, que varía en función de datos como la situación personal y familiar del trabajador (estado civil, con o sin hijos, si tiene personas a su cargo), el tipo de contrato (indefinido o eventual), la duración de este, la categoría del trabajador, el grupo de cotización y el convenio por el que se rija la empresa.

A partir de ahí se pueden incluir otros conceptos como las pagas extras prorrateadas o no, complementos salariares que se perciben al margen del salario base (ayudas al transporte, la formación, antigüedad), que tienen que ver con el puesto que se desempeña (peligrosidad, horario nocturno) o los relacionados con la productividad del trabajador (horas extraordinarias, plus de actividad).

Todos estos datos han de tenerse en cuenta cuando los responsables de recursos humanos realizan el cálculos de las nóminas y finiquitos, en caso de abandono o despido. Identificar posibles errores involuntarios no solo puede implicar que el trabajador perciba un salario que no le corresponde, sino que puede acarrear consecuencias con la Tesorería de la Seguridad Social cuando se detecte alguna desviación.

Cómo evitar errores
Entre los errores más comunes que se cometen a la hora de hacer el cálculo de nóminas figuran:

• Falta de datos en el sistema relacionados con la situación particular de cada empleado.
• No cumplimentar las nóminas con la antelación suficiente para verificar toda la información.
• Inexistencia de un proceso de control interno que evita la manipulación de la información sin supervisión.
• Falta de registros cuando se producen cambios en alguno de los conceptos que constan en los contratos (por ejemplo, modificación de la categoría laboral).

Todas ellas son tareas repetitivas que, aunque precisan de una mínima intervención humana en el caso, por ejemplo, de cambios en los conceptos que figuran en la nómina asociados al tipo de contrato o a la situación personal del empleado, se pueden llevar a cabo de forma automática y fiable con la implantación de un sistema de automatización robótica o RPA, por sus siglas en inglés.

Plataformas como BesTalent IA by aggity son capaces de, a partir de grandes cantidades de datos (big data), desarrollar algoritmos que facilitan a las máquinas el aprendizaje de tareas complejas (machine learning) y, en consecuencia, tomar decisiones (inteligencia artificial) con un prácticamente inexistente margen de error.

Este tipo de soluciones de RPA aplicadas al área de Recursos Humanos consigue, por un lado, estandarizar procesos y mejorar la consistencia de los datos con los que se trabaja y, por otro, liberar el tiempo de los profesionales de RRHH para que puedan dejar en manos de la tecnología la introducción de datos en un software de gestión de nóminas y así eliminar los riesgos de errores y dedicarse a tareas de mayor valor y al desarrollo de nuevas competencias.

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