Varias son las etapas que deberíamos poner en marcha para desplegar un proyecto de “optimización de la productividad”, ya sea para equipos trabajando en remoto, de forma presencial, o con un enfoque mixto. Aquí van algunas pistas:
• Comienza por analizar la variedad y estructura de tus equipos. ¿Realizan todos ellos el mismo tipo de trabajo? ¿Cuentan con esquemas de tiempo similares? ¿Trabajan todos con la misma presión para asegurar entregables siguiendo una misma dinámica, o se establecen “calendarizaciones” de distinta naturaleza?
• Piensa en las actividades que, de antemano, crees que deberían llevar a cabo esos equipos; intenta centrarte en sus entregables, en los resultados deseados como fruto de su trabajo.
• Ahora, identifica las interacciones necesarias entre los profesionales, tanto dentro como fuera de sus equipos. ¿Cómo podrías asegurar que la distancia -en su caso- no supone un problema? ¿O cómo podrías mitigarlo? ¿Es necesario contar con presencia “física” en algún momento? ¿Para quienes? ¿Cuándo?
• Ahora sí: aprovecha la tecnología para recoger datos sobre la actividad de cada equipo y de sus componentes. Ojo: se trata de tener información sobre esa actividad de cara a su análisis posterior con un enfoque de mejora continua, no para fiscalizar porque sí… Recopila, estructura y haz que tus datos sean valiosos.
• Con esos datos, identifica áreas de mejora, localiza “mejores prácticas” y busca la razón por la que, por ejemplo, un equipo o un profesional es más productivo que otro. La analítica de datos, bien explotada, te permitirá identificar patrones de éxito que podrás aplicar de forma extensiva en tu organización… de forma racional. De ahí la necesidad de conocer mejor que bien la tipología de tus equipos de trabajo.
• En este punto, sigue avanzando: analiza de nuevo tus datos para identificar situaciones que pueden anticipar una potencial bajada de productividad, e intenta poner en marcha medidas preventivas; lucha contra el síndrome de “burn-out”, optimiza la satisfacción de tus profesionales… Utiliza, en resumen, el poder del dato. Haz que pase de simple dato a información valiosa.
Conclusiones finales
Optimizar la productividad de nuestros profesionales y equipos de trabajo no es una opción, sino algo imprescindible para asegurar nuestra competitividad. Y esa productividad, como todo, depende del trabajo bien hecho. A todos los niveles.