Optimizar la productividad: algo más que controlar la actividad

Si hay algo indiscutible tras todo lo que estamos experimentando en esta pandemia, es que la productividad de los empleados no depende de sus horas de “calentamiento de silla”; es más, mejor que sea así: no sería fácil saber cuánto tiempo ha estado una persona, en su casa, sentada delante de su ordenador.

Y voy a ir más lejos: tampoco sería útil poder hacerlo: la productividad no depende del “cuánto tiempo”, sino de la calidad de ese tiempo dedicado.

Podríamos caer en la tentación de convertirnos en el “Gran Hermano” y, con el apoyo de la tecnología que ya hoy tenemos a nuestra disposición, medir todo lo medible con un solo objetivo: el de medir para ver si nuestra gente está dedicando a su jornada laboral el tiempo que alguien, en su momento, definió como idóneo.

Y nos estaríamos equivocando.

No se trata de medir por medir; se trata de definir nuevas formas de hacer, de comunicarlas como corresponde y, entonces sí, de ser capaz de analizar lo que midamos para entrar en una dinámica de mejora continua. Esa capacidad de recoger datos y de poner en marcha a partir de ellos una analítica potente es fundamental, pero basándose en un modelo de optimización de la productividad bien definido.

Si nos limitamos a observar, a ser “policías del trabajo”, probablemente consigamos un efecto completamente opuesto al que deseamos.

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Varias son las etapas que deberíamos poner en marcha para desplegar un proyecto de “optimización de la productividad”, ya sea para equipos trabajando en remoto, de forma presencial, o con un enfoque mixto. Aquí van algunas pistas:

• Comienza por analizar la variedad y estructura de tus equipos. ¿Realizan todos ellos el mismo tipo de trabajo? ¿Cuentan con esquemas de tiempo similares? ¿Trabajan todos con la misma presión para asegurar entregables siguiendo una misma dinámica, o se establecen “calendarizaciones” de distinta naturaleza?

• Piensa en las actividades que, de antemano, crees que deberían llevar a cabo esos equipos; intenta centrarte en sus entregables, en los resultados deseados como fruto de su trabajo.

• Ahora, identifica las interacciones necesarias entre los profesionales, tanto dentro como fuera de sus equipos. ¿Cómo podrías asegurar que la distancia -en su caso- no supone un problema? ¿O cómo podrías mitigarlo? ¿Es necesario contar con presencia “física” en algún momento? ¿Para quienes? ¿Cuándo?

• Ahora sí: aprovecha la tecnología para recoger datos sobre la actividad de cada equipo y de sus componentes. Ojo: se trata de tener información sobre esa actividad de cara a su análisis posterior con un enfoque de mejora continua, no para fiscalizar porque sí… Recopila, estructura y haz que tus datos sean valiosos.

• Con esos datos, identifica áreas de mejora, localiza “mejores prácticas” y busca la razón por la que, por ejemplo, un equipo o un profesional es más productivo que otro. La analítica de datos, bien explotada, te permitirá identificar patrones de éxito que podrás aplicar de forma extensiva en tu organización… de forma racional. De ahí la necesidad de conocer mejor que bien la tipología de tus equipos de trabajo.

• En este punto, sigue avanzando: analiza de nuevo tus datos para identificar situaciones que pueden anticipar una potencial bajada de productividad, e intenta poner en marcha medidas preventivas; lucha contra el síndrome de “burn-out”, optimiza la satisfacción de tus profesionales… Utiliza, en resumen, el poder del dato. Haz que pase de simple dato a información valiosa.

Conclusiones finales

Optimizar la productividad de nuestros profesionales y equipos de trabajo no es una opción, sino algo imprescindible para asegurar nuestra competitividad. Y esa productividad, como todo, depende del trabajo bien hecho. A todos los niveles.

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