Problemas más comunes de la conciliación bancaria
La salud financiera de una empresa implica que las anotaciones contables de la organización coincidan con los valores registrados por el banco y evitar los problemas más comunes de la conciliación bancaria.
Es habitual en las empresas que se produzcan errores. Un sistema integrado de conciliación bancaria ayuda a detectar y resolver todos estos problemas.
llevar el registro contable de un negocio implica corroborar que las operaciones realizadas por la empresa coinciden con los movimientos que el banco haya anotado en cuenta. Como problemas más comunes de la conciliación bancaria no es excepcional que en el momento de contrastar ambos se detecten diferencias. La conciliación bancaria ayuda a identificar cuáles son los errores que han conducido a ese desajuste.
El proceso de comprobación de estas discrepancias ha de realizarse con un sistema personalizable que facilite la conciliación bancaria automática y manual. El objetivo es asegurarse de que todos los movimientos realizados están recogidos en la contabilidad, que todos ellos están asociados a una operación de cobro o pago, y que no falta por registrar ninguno por no estar correctamente documentado.
Los problemas más comunes que soluciona la conciliación bancaria son:
Cheques no liquidados
La fecha de emisión de una factura no siempre coincide con la de cobro. Esto puede generar descuadres en la contabilidad dependiendo de si la comprobación se realiza en el extracto del banco o en la factura emitida.
Gastos asociados al propio banco
También es recomendable revisar que las comisiones y los gatos aplicados a la cuenta bancaria son los correctos, así como otros movimientos derivados de la gestión realizada por la entidad.
Gastos sin facturas
Hay proveedores que no emiten facturas, pero cuyos gastos sí imputa en la contabilidad y deberían estar documentados. Dentro de estas operaciones figuran el pago de impuestos y tributos, como el IBI; suministros generales, como agua y luz; recibos de primas de seguros y cuotas a asociaciones o colegios profesionales, entre otras. El justificante en estos casos es el cargo bancario.
Errores en los apuntes
La meticulosidad es una cualidad que ha de acompañar a cualquier gestión contable. Sin embargo, siempre hay que considerar que, cuando se realizan las anotaciones, pueden producirse descuidos, como asignar una operación a otro proveedor o cliente, cambiar una coma de sitio, registrar un movimiento en la cuenta equivocada o duplicar cobros o pagos, entre otras.
Anotación equivocada por parte del banco
Hay que contemplar también la posibilidad de que la entidad bancaria cometa errores en el momento de las liquidaciones. Aunque no es fácil que ocurra, puede suceder que, por ejemplo, se repercuta el ingreso o el gasto en una cuenta corriente diferente a la que se usa para llevar la contabilidad de la empresa por tener ambas el mismo titular.
Para evitar problemas más comunes de la conciliación bancaria, lo más adecuado es optar por una solución con la que se posible realizar la conciliación bancaria tanto de forma automática como manual, de manera que, junto a la identificación predefinida de los apuntes más habituales, también disponga de la opción de introducir aquellos ingresos y gastos de los que no se tenga toda la documentación.
Gracias al uso de un software de conciliación bancaria es posible evitar estos errores. El empleo de sistemas integrados de automatización y análisis permite detectar discrepancias y facilita, con todas sus funcionalidades, concordar los registros contables de la empresa con los movimientos bancarios y, asegurarse así, de que las cuentas cuadren.
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Cómo reducir el coste de procesamiento de facturas hasta el 60%
La automatización de facturas en las empresas puede reducir el coste de proceso de facturación hasta un 60%.
Este es uno de los motivos que explica el creciente uso de la factura electrónica en España, obligatoria para todos los proveedores de la Administración Pública desde 2015 y cada vez más utilizada en el ámbito privado. En este post explicamos cómo un software de automatización de facturas contribuye a la reducción de costes.
En el panorama digital actual, las empresas, con altos niveles de facturación y variedad de clientes, no pueden verse limitadas por el sistema tradicional de facturación manual, que consume grandes cantidades de tiempo y recursos. En este contexto, la facturación electrónica supone ventajas en todos los sentidos.
Ventajas del procesamiento automatizado de facturas:
- Mejora de la gestión documental. De esta forma se fomenta la creación de una oficina sin papeles.
- Reducción de pérdida de facturas.
- Mejora de los controles internos en el proceso. Así se evitan los pagos duplicados.
- Se evita el retraso en los pagos.
- Facilita la gestión y planificación de presupuestos y mejora el flujo de dinero en caja.
- Aumento de la rapidez en el procesamiento de facturas.
- Reducción del tiempo que se dedica a este proceso. Este tiempo puede emplearse en otras actividades con el objetivo de añadir valor a la empresa.
- Cumplimiento de la normativa. Punto especialmente importante cuando se gestionan facturas de proveedores de distintos países.
- Mejora del control de facturas recibidas en cuanto a su coincidencia con los pedidos realizados.
- Mejora de la trazabilidad de las facturas.
- Garantiza la seguridad. El archivo de la factura electrónica está protegido por la firma digital y asegura la integridad del documento original.
Asimismo, con la automatización de facturas se disminuyen las probabilidades de cometer errores que podrían perjudicar la imagen de la empresa de cara a sus proveedores, además de provocar pérdidas económicas.
aggity cuenta con Proactis by aggity, un software para el procesamiento de facturas que agiliza el pago y la conciliación de estos documentos para obtener un mayor rendimiento.
La solución para la automatización de facturas de PROACTIS permite:
- Evitar el pago de facturas duplicadas o no válidas.
- Garantizar una asignación de costos adecuada.
- Aprovechar los descuentos por pago adelantado y evitar recargos por pago atrasado.
- Brindar visibilidad para mejorar la gestión del presupuesto y el dinero en efectivo.
- Obtener detalles de facturas para permitir el análisis de gastos y minimizar los costos de auditoría.
- Reducir el tiempo que el personal de cuentas a pagar demora en responder a las consultas de proveedores sobre los pagos.
En un mundo digitalizado resulta imperativo que las empresas se hagan eco de los últimos avances tecnológicos con el fin de aumentar la productividad y ahorrar en costes. La facturación es uno de los procesos en los que estos dos objetivos ofrecen importantes oportunidades de mejora.
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Cómo reducir riesgos empresariales con la gestión de proveedores
La correcta gestión de los proveedores es un aspecto a tener en cuenta para alcanzar el objetivo de reducir los posibles riesgos en la cadena comercial.
La relación con los proveedores puede marcar una gran diferencia en los resultados de venta y de fidelización de clientes de una empresa de e-commerce.
El auge del comercio electrónico es una realidad: ya supone el 20% del consumo en España y cada vez más empresas de retail están adoptando esta modalidad de venta. Actualmente se despachan cerca de 700.000 paquetes al día, de los que un 30% no se entregan debido a retrasos o malentendidos, tal y como calcula Milenvíos. Esto genera tanto pérdidas económicas como bajas de clientes para las empresas. De hecho, y según distintos análisis, el 78% de los usuarios deja de comprar a un proveedor la tercera vez que recibe un pedido tarde o incompleto.
Con el objetivo de minimizar al máximo posibles pérdidas para la empresa es imperativo establecer una buena relación, así como una interfaz amigable proveedor-cliente.
¿Cómo mejorar la relación con los proveedores?
- Compatibilidad. Es el punto de partida de cualquier relación integrada. Hay dos tipos de compatibilidad: la compatibilidad corporativa (entre las dos empresas) y la compatibilidad interpersonal (entre las diferentes personas que conforman los equipos responsables).
- Confianza. Es el factor crítico más importante en esta relación. Las relaciones de negocio deben generar beneficios a las dos partes. Por ello, la estrategia “win-win” es esencial, así como aspectos como la empatía, el respeto y la honestidad. Cumplir con los acuerdos pactados, mostrar una buena imagen y mantener una buena comunicación es clave para afianzar la relación con el proveedor.
- Transparencia. Este factor proporciona a la relación orientación (hacia dónde queremos ir) y visibilidad (objetivos, motivaciones, limitaciones…).
En este contexto, las nuevas tecnologías mejoran en gran medida la relación entre empresa y proveedores. Así, se pueden utilizar para conocer el estado de los pedidos, el tiempo de llegada o posibles incidentes. Se trata de detectar situaciones de riesgo y de poder establecer las acciones correctivas necesarias.
Software de gestión de proveedores para simplificar las tareas de control
A este respecto, aggity cuenta con el software Proactis by aggity. Se trata de una solución de subcontratación y gestión de proveedores que:
- Automatiza todo el ciclo de compras.
- Mejora la gestión y el seguimiento de las operaciones de gasto.
- Reduce el tiempo y los costes de procesamiento.
- Permite una colaboración más eficaz con la red de comercio.
Proactis cuenta con una funcionalidad específica para mejorar las relaciones con los proveedores. Así, este software de gestión de proveedores ayuda a los departamentos de compras a crear y mantener una base de proveedores sólida.
Ventajas de utilizar Proactis:
- Reducir el riesgo de proveedores y mejorar las relaciones con ellos
- Mantener una colaboración y gestión de proveedores eficaz y coherente
- Eliminar el trabajo administrativo ineficaz de la gestión de proveedores
- Lograr un aprovisionamiento más rápido y efectivo
- Mantener un autoservicio de proveedores controlado
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¿Cómo garantizar una buena subcontratación?
En la actualidad muchos negocios no disponen de recursos suficientes para cubrir todos los procesos que deben realizar.
Ante esta situación, muchas organizaciones optan por subcontratar a una o varias empresas que se encargan de realizar distintas tareas. En este post explicamos los problemas que puede conllevar la subcontratación y las ventajas que ofrece el uso de Proactis by aggity.
Muchas empresas se decantan por la subcontratación puesto que les resulta más eficaz y rentable que ampliar plantilla. Se trata, muchas veces, de funciones temporales, y por lo tanto no compensa contratar a más empleados. Asimismo, para desarrollar muchas de estas tareas las empresas no disponen de las instalaciones o recursos propios necesarios.
Un ejemplo serían las marcas que desarrollan e-commerce. Estas necesitan diversos servicios para conseguir que sus productos lleguen a tiempo y en buen estado a los clientes. Se trata de necesidades concretas y específicas que no pueden o no es rentable asumir por la propia empresa. Por ello, estos negocios actualmente suelen subcontratar a proveedores y empresas de servicios de paquetería, envío y transporte.
Principales problemas derivados de la subcontratación
Está claro que la subcontratación cada vez se usa más porque ofrece multitud de ventajas. Además, los beneficios en cuanto a tiempo, costes o esfuerzo son evidentes. Sin embargo, la subcontratación también presenta diversos problemas:
- Dificultad a la hora de mantener el control de los procesos y asegurar la calidad final.
Al trabajar con otra empresa, la comunicación y organización se hace más complicada.
- Distintas empresas con distintas tecnologías.
A la hora de subcontratar hay que tener en cuenta el tipo de tecnología que usa cada negocio. En la era digital, las opciones y tipos de tecnologías son inmensas. Esto complica la elección ya que las tecnologías de la empresa que contrata y la subcontratada pueden no ser compatibles.
- Gran cantidad de oferta.
Las posibilidades son cada vez más y más variadas. Esto genera muchas dudas a las empresas a la hora de elegir a qué empresa contratar.
- No definir bien el proyecto o el servicio que se quiere.
No pautar desde el principio qué es lo que se quiere puede dar lugar a confusiones. Estas provocan errores en el servicio determinantes para la empresa en muchos sentidos.
- Falta de confianza.
No se trata de un trabajador propio, conocido y controlado por la propia empresa y esto genera desconfianza.
- Falta de disponibilidad inmediata.
Normalmente las empresas subcontratadas trabajan también para otras. Esto puede provocar una falta de disponibilidad para realizar los servicios en el momento preciso.
- Pérdida económica.
Si la subcontratación no está bien definida, puede generar un gasto adicional para el negocio.
- Supone una carga extra de gestión.
Pero ¿cómo se pueden evitar estos problemas?
La clave para evitar los problemas mencionados antes es una comunicación adecuada. Esto implica definir bien desde el principio el proyecto y el trabajo a realizar en la subcontratación. Consecuentemente, también hay que establecer cuáles son los límites y qué no se debe hacer.
Además, es imprescindible proveer a la empresa subcontratada de lo que pueda necesitar para realizar el servicio contratado. Asimismo, para que exista una confianza y un buen trabajo en equipo, se debe comprobar trabajos anteriores y pedir referencias.
A este respecto, aggity dispone del software Proactis, que automatiza todo el ciclo de compras y mejora la gestión y el seguimiento de las operaciones de gasto. Igualmente, reduce el tiempo y los costes de procesamiento y permite una colaboración más eficaz con su red de proveedores.
Ventajas de Proactis en la subcontratación
- Reduce el riesgo en la contratación de proveedores y facilita las relaciones con ellos
- Posibilita una colaboración y gestión de proveedores eficaz y coherente
- Elimina el trabajo administrativo ineficaz en la gestión de proveedores
- Logra un aprovisionamiento más rápido y efectivo
- Mantiene un autoservicio de proveedores controlado
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Control del gasto público en los nuevos ayuntamientos
Los nuevos ayuntamientos españoles ya se han constituido.
Analizamos cuáles son sus principales tareas y explicamos las ventajas que tiene la funcionalidad de contratación pública electrónica de la plataforma Proactis de aggity.
El pasado sábado se constituyeron los nuevos ayuntamientos de nuestro país tras las últimas elecciones municipales. En este contexto, repasamos cuáles son sus principales obligaciones y retos. Además, mostramos las funcionalidades que tiene Proactis aggity para el gasto y las compras electrónicas de las administraciones públicas.
Los más de 8.000 ayuntamientos españoles tienen ya en su conjunto más ahorro que deuda, según la Autoridad Independiente de Responsabilidad Fiscal (Airef). En concreto, las Administraciones territoriales guardan en los bancos 27.000 millones de euros. Esta cifra supera los 26.000 millones que soportan de endeudamiento.
Son números que aseguran la recuperación económica de estas instituciones. Sin embargo, para procurar que esta situación no se revierta, es necesario buscar métodos de gestión que garanticen la mayor eficiencia posible.
En este sentido, una de las principales obligaciones que tienen los ayuntamientos es gestionar el aprovisionamiento. ¿En qué consiste? El aprovisionamiento es la acción de adquirir bienes o servicios, u obras públicas, a menudo mediante una subasta o una licitación. Este proceso se usa para asegurar que el comprador recibe los bienes o servicios al mejor precio posible.
Pasos para realizar el aprovisionamiento
- Identificación de la necesidad: plasmar un objetivo a corto plazo para después definir las especificaciones de lo que se pretende.
- Análisis de costes: examinar los datos de costes para facilitar la toma de decisiones.
- Identificación de proveedores: encontrar proveedores que proporcionen el producto o servicio en condiciones deseadas de precio, plazos de entrega y especificaciones técnicas y sociales.
- Selección de un proveedor: proceso para seleccionar al proveedor que resulte más ventajoso. Para ello, la institución debe llevar a cabo un análisis de riesgo, del coste total de propiedad un estudio de coste-beneficio.
- Contratación: incluye plazos de entrega, precio, disponibilidad y customización. Los detalles se plasman en un contrato.
- Gestión de logística y rendimiento: Evaluar el rendimiento del producto o servicio mientras es consumido. Cuando el producto o servicio se acaba, y se plantea la necesidad de renovarlo, la institución revisa su experiencia con el proveedor.
Además, en el ámbito de la contratación pública, se encuentran muchos fraudes en el aprovisionamiento. Este tipo de fraude se define como la obtención de una ventaja indebida o la evitación de una obligación. Asimismo, puede ser un fraude la provocar un daño al erario durante los procesos de contrataciones.
Un ejemplo de fraude puede ser el soborno, una situación en la que un agente tramposo de un determinado suministrador paga a un agente tramposo del comprador para que su oferta sea la seleccionada, y, a menudo, a un precio inflado.
En este contexto, resulta imperativo que los ayuntamientos adopten nuevos métodos de gestión. Se trata de garantizar la máxima viabilidad y calidad de los servicios que la ciudadanía precisa a la vez que se controlan los gastos.
Se trata de garantizar la máxima viabilidad y calidad de los servicios que la ciudadanía precisa controlando los gastos
Contratación pública electrónica
Se entiende por Contratación Pública Electrónica la utilización de medios electrónicos para adquirir bienes y servicios, u obras públicas. Este modelo de contratación se apoya en soluciones de software, y ha demostrado ser eficaz debido a que:
1. Publicita el concurso con documentación complementaria.
2. Presenta las ofertas electrónicamente.
3. Gestiona las notificaciones electrónicas que puedan notificarse durante el proceso.
4. Publica la clasificación de los licitadores y la posterior adjudicación del contrato.
5. Firma el contrato mediante sistemas electrónicos.
La solución PROACTIS by aggity para la gestión del gasto y las compras electrónicas permite alcanzar la eficiencia y obtener ahorros con total transparencia.
Se trata de una herramienta web que posibilita al sector público hacer todo su ciclo de adquisiciones de una manera simplificada.
Ventajas de PROACTIS by aggity
- Aprovisionamiento Electrónico: proporciona la plataforma electrónica para que todo tipo de entidades públicas puedan anunciar sus procesos de compra venta.
- Gestión de Proveedores: permite al equipo de compras y contrataciones construir un amplio directorio de proveedores. Además, posibilita su gestión de la forma más eficiente durante todo su ciclo de vida.
- Gestión de Contratos: permite tener bajo control y monitorizados todos los contratos durante todo su tiempo de vigencia. Así, garantiza su cumplimiento y reduce el riesgo.
- Gestión de contenidos: el sistema facilita el acceso del personal autorizado a los catálogos homologados del proveedor, websites y marketplaces
- Compras (Pedidos): garantiza el cumplimiento de las políticas de autorización de cada organismo para evitar compras innecesarias o inapropiadas.
- Pagos: automatiza de forma segura el procesamiento de pagos, eliminando cuellos de botella, papeleo innecesario y malas praxis que generan costes.
En conclusión, esta solución web permite tener una visibilidad completa y control sobre los contratos, de manera dinámica y automatizada. De esta forma, se garantiza total transparencia sobre la gestión del ciclo de vida completo del proceso de licitación.
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Transparencia y control en la gestión del gasto público
Los ayuntamientos de ciudadanos y municipios tienen la tarea de proporcionar y gestionar los servicios sociales de manera ágil y eficiente, así como de promover la economía local con unos recursos, en muchas ocasiones, limitados. No en vano, el objetivo de cualquier administración publica es tener un mayor control y ahorro en la forma en la que se ofertan y adjudican estos servicios, así como conseguir nuevos proveedores que promuevan la economía local.
En un contexto en el que las principales preocupaciones civiles son el desarrollo económico, la educación y el apoyo a las personas y familias más vulnerables, es necesario adoptar nuevos métodos de gestión si se quiere garantizar la viabilidad y la calidad de los servicios que la ciudadanía precisa.
Una de las funciones que los ayuntamientos deben cubrir es el aprovisionamiento y para ello realizan licitaciones de productos y servicios en distintos ámbitos de cobertura de las necesidades de la ciudadanía. Es en este entorno, donde las soluciones de aprovisionamiento como PROACTIS by aggity ayudan a estas instituciones y a sus departamentos de compras a encontrar, evaluar y contratar proveedores de bienes y servicios.
De carácter modular, la solución de PROACTIS integra un sistema de Gestión de Proveedores (SRM), un sistema de licitación electrónica, un Sistema Dinámico de Compras, Subastas Electrónicas y Gestión de Contratos, piezas que la convierten en una solución completa para ayudar a los administradores públicos mejorar la visibilidad del gasto y reforzar su control, ganando al mismo tiempo transparencia y eficiencia en los procesos de licitación.
La solución permite, además, obtener un ahorro en los costes y conseguir las ofertas más ventajosas mediante la mejora de la efectividad y la transparencia del proceso de aprovisionamiento, a la vez que se reducen el esfuerzo y las horas de trabajo administrativo. Al mismo tiempo, este tipo de sistemas permiten, entre otros, reducir la fijación de precios con contratos extraordinarios y fuera del catálogo, ayudando así a las organizaciones, en este caso a los ayuntamientos, a mejorar su rendimiento operativo y financiero.
PROACTIS by aggity para el aprovisionamiento y licitaciones hace hincapié en el abastecimiento y amplía el alcance de sus herramientas con la asistencia de expertos y servicios de asistencia técnica continua. De esta forma, permite administrar, configurar y desarrollar todos los procesos de eventos de abastecimientos, así como diseñar, promocionar y elaborar las respuestas y puntuación para los citados eventos.
Una fórmula especialmente útil en estos entornos son las subastas electrónicas inversas, aquellas en las que el comprador, en este caso los ayuntamientos, expresan el servicio que necesitan con detalles, y los oferentes ofrecen sus productos y/o servicios, iniciándose entonces el proceso de subastas.
Con la automatización de la gestión de estos procesos en las administraciones públicas no solo se incrementa la transparencia y se eleva la eficiencia de todas las fases del proceso de adjudicación de subvenciones o proyectos; también se asegura el cumplimiento de las distintas normativas existentes que regulan los precios de estos productos y servicios.
Ayuntamiento de Cardiff, más eficiencia con menos gasto público
Un buen ejemplo de la potencia de esta solución es el Ayuntamiento de Cardiff, que hace uso de la plataforma de suministro electrónico de PROACTIS para gestionar, de forma ágil y eficiente, el acceso al proceso de licitación a todos aquellos proyectos que cumplen con los requisitos económicos, de calidad y seguridad exigidos. La posibilidad de abrir el abanico de proveedores licitantes, garantizando el cumplimiento de la legalidad y los requisitos técnicos y económicos exigidos, favorece el acceso a precios más competitivos. De esta forma, el Ayuntamiento de Cardiff consigue unos ahorros sustanciales.
En una ciudad como Cardiff, en la que el Ayuntamiento debe dar servicio a una población de alrededor de 350.000 habitantes, la solución ha supuesto una mejora en la calidad, la velocidad, la visibilidad y la equidad en la forma en que contrata los servicios. El consistorio no solo ha conseguido simplificar el proceso, también garantiza la máxima concurrencia, publicidad y transparencia en la contratación acabando con las interferencias en la selección de ofertas.
Entre los ámbitos en los que el Ayuntamiento de Cardiff hace uso del sistema de subastas electrónicas de PROACTIS se cuenta la licitación de las rutas de transporte escolar. El sistema permite la presentación online de una oferta inicial de cada proveedor para luego iniciarse un proceso de subasta electrónica inversa en la que los proveedores pujan por las distintas opciones en competencia con otros proveedores. Pocas semanas después de la puesta en marcha de la solución, 60 proveedores locales ya se habían registrado.
Otra de las ventajas que aprecian los usuarios del sistema se encuentra en la posibilidad de comunicación y de control. Mientras que se desarrolla el proceso, el equipo de licitación de la Consejería correspondiente puede monitorizarlo, así como dar respuesta inmediata a cualquier duda que pueda surgir a los licitadores.
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Maximizar beneficios a través del e-procurement
La gestión de los datos y los gastos de las compras electrónicas en grandes compañías normalmente adquiere dimensiones que, sin soluciones e-procurement, pueden resultar incontrolables. De hecho, las empresas que confían en las prácticas tradicionales de procesamiento de facturación se ven afectadas por tareas manuales ineficientes y, por tanto, se encuentran en desventaja competitiva frente a las empresas que han transformado este proceso mediante el uso de una solución avanzada de control y gestión del gasto.
En un momento en el que los presupuestos son ajustados y la reducción del gasto es un imperativo, las empresas tienen la oportunidad de reducir costes y, por tanto, contribuir a la maximización de los beneficios a través del uso de Internet como medio principal de comunicación cliente-proveedor y la automatización de procesos internos y externos, relacionados con el requerimiento, compra, suministro, pago y control de productos. En ese estadio avanzado, las empresas pueden, además, analizar en cualquier momento el detalle de los gastos, controlarlos e introducir cambios en base a un conocimiento verdaderamente ajustado a la realidad.
Según un informe de Proactis, elaborado a partir de una encuesta a profesionales senior de finanzas y adquisiciones participantes en el evento ReThink´18, la gestión de riesgos y el cumplimiento son tan importantes para la salud financiera y el desempeño competitivo de una organización como los esfuerzos para producir ahorros de costes. La encuesta también refleja que las empresas continúan buscando fórmulas para eliminar la intervención manual en el proceso de facturación y automatizar todo su proceso de compra.
No en vano, el impacto negativo de un evento único en la posición financiera puede resultar devastador para la reputación de una organización. Para evitar estos riesgos, la solución Proactis by aggity incide individualmente en el rendimiento de cada evento y proceso y permite a los ejecutivos mejorar drásticamente el funcionamiento de la organización a través del establecimiento de las mejores prácticas probadas, la agilización de los procesos de negocios y la mejora de los controles.
Proactis by aggity está desarrollada para garantizar está automatización y la gestión de riesgos y gastos de los procesos de venta. Además de facilitar y optimizar el control de gastos y adquisiciones, la solución, modular y con una elevada capacidad de integración, garantiza la calidad de la gestión durante todo el proceso.
Las ventajas que ofrece una solución como Proactis by aggity son innegables, ya que permiten, entre otras utilidades, evitar los registros manuales de facturas, realizar análisis periódicos, detectar gastos innecesarios y tener una visión detallada del estado financiero de la empresa. Todo esto se traduce en una reducción del tiempo, de los gastos y del riesgo.
Visión global del negocio y control efectivo
En cuanto a los gastos, si no existiese un control sobre en qué se invierte el dinero, resultaría imposible evitar gastos superfluos, innecesarios o erróneos. Además, tener una visión global de todo lo que ocurre en el negocio, qué entra y qué sale, la solución permite optimizar todo el proceso y plantear presupuestos mensuales reduciendo costes.
Está optimización también afecta a la eficiencia, al reducirse de forma notable los tiempos de trabajo y al agilizarse todos los procesos de las compras, gracias a una buena gestión. De hecho, cuando la integración de todos los sistemas y entornos de la empresa es verdaderamente eficiente, la organización adquiere la capacidad de comprar sin demora lo que el negocio requiere y se garantiza, además, que existe un control efectivo y que las compras están correctamente autorizadas antes de que la compra tenga lugar.
La optimización de la gestión de proveedores y compras es un imperativo en el escenario de cambio contino de los entornos de Finanzas y Adquisiciones. Estos cambios traen consigo nuevas necesidades a las que soluciones como Proactis by aggity permite una fácil adaptación. En su evolución permanente para cubrir estas nuevas exigencias, la encuesta de Proactis citada anteriormente también aborda las áreas que más preocupan a los profesionales de estos sectores y determina los principales desafíos de cara a 2019.
En base a este conocimiento y en línea con el compromiso de ayudar a las empresas a repensar y redefinir cómo compran y venden todo tipo de bienes y servicios, Proactis by aggity sigue evolucionando y mejorando aspectos clave, como la facturación electrónica, que sigue siendo una de las prioridades de los profesionales de los entornos financiero y de compras.
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El usuario, clave del éxito de un proyecto eProcurement
La tradición, los años de experiencia y una norma no escrita nos dicen claramente que, si no conseguimos que los que tienen que usarlo a diario no adopten el nuevo sistema eProcurement, nos podemos ir olvidando de controlar los gastos y ahorrar. Y es que, si estos disponen o encuentran una manera más fácil de satisfacer sus necesidades de compra sin hacer uso del eProcurement, lo harán.
La razón hay que buscarla en la interface, ya que en la mayoría de estos sistemas ésta se centra en la transacción y no en los usuarios, y establece flujos de trabajo que están muy lejos de poder denominarse automáticos, ya que no contemplan la posibilidad de que una compra o transacción se reduzca a un simple clic.
Por eso y ante un proyecto de eProcurement, las empresas lo primero que tienen que tener claro es un plan para desactivar la tradicional oposición al cambio que ofrecen las personas en entornos donde las cosas llevan haciéndose durante mucho tiempo de una forma similar, quizás no sencilla, pero si en base a una metodología establecida que resultaba eficiente. Si no se facilita el cambio, la organización será incapaz de conseguir controlar los gastos en la forma y manera que permiten estos sistemas. Los usuarios seguirán satisfaciendo sus necesidades manualmente, los gerentes y jefes de departamento tendrán una visión incompleta, los directores y ejecutivos continuarán teniendo un control muy reducido de lo que se gasta, y finalmente toda la organización sufrirá las consecuencias y perderá a diario múltiples oportunidades de ahorrar.
Esta situación ocurre a pesar de que alentar a los profesionales, incluso los más reticentes, a usar de manera decidida y constante un sistema eProcurement es una tarea relativamente sencilla si tenemos en cuenta la variedad de opciones que la empresa puede poner sobre la mesa a la hora de fundamental y valorizar este cambio, y que tiene también que tener en cuenta a la hora de elegir la solución a implantar: la disponibilidad de una interface intuitiva, la simplificación de los procesos corporativos mediante compras inductivas y la facilidad para resolver cualquier incidencia con un flujo de trabajo que ponga el acento en el propietario de la transacción.
Interface más intuitiva
Si queremos allanar el camino a este cambio y elegir correctamente un sistema eProcurement, este debe ofrecer una interfaz de compra inductiva a través de una experiencia de usuario más intuitiva y convincente. Cada proceso debe presentarse de forma que refleje fielmente en la medida de lo posible una experiencia del mundo real para los usuarios.
El número de clics, de ventanas y desplazamientos deben minimizarse y primar la ergonomía. El desorden debe eliminarse del escritorio, solo deben usarse accesos directos cuando resulte práctico, las búsquedas han de estar asistidas por una selección progresiva y, además, todas las opciones tienen que poder personalizarse en función de las preferencias de cada usuario.
Compras inductivas
Muchas veces, los estándares y procesos de compra de carácter corporativo resultan excesivamente complejos, sobre todo para aquellos que no realizan compras para la empresa de forma habitual. Si queremos que nuestro sistema eProcurement funcione y sea efectivo es necesario que este guíe y lleve al comprador a través de un proceso asistido, que permita cumplir todas las normas y reglas corporativas sin que el usuario tenga necesidad de aprenderlas o recordarlas, y que satisfaga, además, las necesidades de dicho usuario en cuanto a lo que quiere comprar, ofreciéndole un amplio abanico de posibilidades.
Se trata igualmente de gestionar las restricciones, sin que sean visibles y ofreciendo múltiples opciones. Y esto incluye la posibilidad de poder comprar fuera de los catálogos corporativos o de los contratos establecidos, así como el acceso a eMarketplaces externos o a sitios web de proveedores específicos donde el usuario sabe que encontrará lo que necesita.
El propietario de la transacción
Cabe mencionar también otra característica básica de nuestro eProcurement, que simplificará el proceso de adopción o eliminará las compras mediante procedimientos manuales. Se trata de la total visibilidad del origen de la transacción para cada una de las posibles figuras o partes del proceso, ya sea una simple solicitud, una orden de compra completa, la petición de cotización o licitación, etc. Todos los problemas que se puedan generar durante la vida útil de cada una de estas llegarán de vuelta al propietario, ya sea una consulta de quien tiene que autorizar la compra o la solución a problemas de una factura, mediante un flujo de trabajo electrónico. De esta forma todo puede realizarse de manera más ágil, ya que los cuellos de botella y otros problemas se eliminan por la ruta más fácil: el propietario o creación de la transacción.
Obtén aquí más información sobre cómo elegir un sistema eProcurement adecuado y cómo puedes automatizar y transformar los procesos críticos de compra y control de gastos de tu empresa.
Escrito por BDI Comunicación para aggity
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