Historia de la contabilidad, el empuje de la tecnología
En los 80 del siglo XX, coincidiendo con la aparición del primer ordenador personal de IBM, se empieza a considerar la información contable clave en la toma de decisiones y surgen los primeros sistemas informáticos de gestión financiera.
La digitalización de los sistemas de gestión financiera agiliza el control de la economía de la empresa a la vez que facilita su organización.
La contabilidad es un sistema de registro de las operaciones económicas de una organización u entidad. Se realiza desde que las personas necesitan controlar qué tienen, cuánto ganan y cuáles son sus gastos para llevar las cuentas de su patrimonio. Entre las primeras muestras de este tipo de registros que se conservan figuran unas tablillas de arcilla de la antigua Mesopotamia que datan de hace más de 5.000 años.
En el Imperio Romano el método era más sofisticado y ya se utilizaban dos libros de registro. En el Adversaria se recogían ingresos y gastos en dos columnas diferenciadas, y en el Codex se anotaba una descripción de la operación con la cantidad y el nombre del titular. Aunque en Roma el sistema era bastante avanzado, no fue hasta el siglo XV cuando el fraile franciscano y matemático Luca Pacioli introduce la partida doble, base de la contabilidad moderna.
El economista italiano se convierte en el primero en organizar y sistematizar los procesos contables. Introduce los conceptos ‘asiento contable’, ‘activo’ y ‘pasivo’ y el uso de cuatro libros que aún hoy se utilizan: Inventario y Balances, Borrador o Comprobante, Diario y Mayor. Con la Primera Revolución Industrial se perfecciona el sistema y aumenta la información financiera generada.
Digitalización de la contabilidad
En los 80 del siglo XX, coincidiendo con la aparición del primer ordenador personal de IBM, se empieza a considerar la información contable clave en la toma de decisiones y surgen los primeros sistemas informáticos. La llegada de Internet y de servicios y tecnologías como las plataformas online o la computación en la nube dan paso a la contabilidad colaborativa. Ambos factores permiten a las empresas puedan controlar los activos financieros en tiempo real.
Esto significa la digitalización de todos los procesos contables. Este cambio no solo se está produciendo en las empresas, también implica a las administraciones. La Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) está incorporando gradualmente modelos de tributación telemática para agilizar trámites y evitar desplazamientos.
El primero de ellos, anunciado en 2015, fue el Suministro Inmediato de Información (SII). Ha supuesto el paso del sistema de gestión del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA), en funcionamiento desde hace 30 años, a otro por el que se lleva el registro de los libros del IVA a través de la sede electrónica de la AEAT. Para este trámite, y el resto que se están implantando, contar con un software de contabilidad como Uniclass by aggity ayuda a cubrir de manera sencilla y fácil la gestión de cualquier compañía, automatizando y añadiendo funciones adicionales a las soluciones contables en uso.
Gracias a este sistema, totalmente integrado con las herramientas ofimáticas de Microsoft, es posible contar con una visión multidimensional de los saldos de la empresa en un entorno intuitivo y de fácil uso. Incluye herramientas como fiscalidad, distribuciones analíticas, presupuestos, cuentas por cobrar y pagar, conciliación bancaria y tesorería, registro de facturas recibidas y emitidas, etc. Además, opera con distintas bases de datos, como DB2, SQL Server y Oracle, sin afectar a la funcionalidad. Implementar este sistema avanzado de gestión financiera agiliza el control de la economía de la empresa, a la vez que facilita su organización.
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¿Cómo mejorar la gestión de los gastos?
Las soluciones para el control de los gastos no solo mejoran su visibilidad, también constituyen una herramienta muy útil para llevar a cabo un registro actualizado de la contabilidad y realizar ajustes ante posibles desviaciones.
Solo con una fotografía del ticket es posible recoger automáticamente la información de fecha, tipo de gasto e importe.
Los departamentos financieros de las empresas tienen en sus manos una de las labores más complejas para el buen funcionamiento de cualquier negocio: asegurar su rentabilidad. Esto implica el desarrollo de un plan estratégico para la compañía que no solo afiance el nivel de ingresos establecido, también un control de los gastos de empresa para que estos se adecuen a sus objetivos económicos.
La gestión de este proceso varía dependiendo del tipo de compañía. En el caso de las microempresas se reduce a herramientas básicas y sencillas que permitan, a su vez, minimizar el papeleo. En las pequeñas y medianas empresas se produce un salto cuantitativo debido al aumento de los costes para el mantenimiento del negocio y a la diversidad de sus tipologías. En cualquiera de los casos, el uso de soluciones personalizadas adaptadas a las necesidades de la organización permitirá al personal del departamento financiero mejorar la gestión de los gastos.
En las grandes empresas, por su parte, la incorporación de herramientas que automaticen determinadas tareas es esencial. Las compañías con más de 250 empleados manejan un gran volumen de gastos, no solo internos también relacionados con sus proveedores, por lo que su control se convierte en una tarea ingente difícil de asumir sin un software que gestione y automatice toda esa contabilidad. No solo es más cómodo y eficiente, también más fiable en el tratamiento de estos datos al evitar errores humanos.
Visibilidad y registro del gasto
En cualquiera de los casos, independientemente del sector y tamaño de la compañía, la implementación de la solución más adecuada no solo ayuda a mejorar el control de los gastos, también agiliza esta labor y ayuda a cumplir con los objetivos del departamento financiero marcados en la estrategia de empresa. El sistema contable financiero Uniclass by aggity cubre de manera sencilla y fácil la gestión de cualquier empresa, dotándola de automatismos y funcionalidades adicionales susceptibles de adaptarse a otras soluciones contables.
En el apartado de gestión de gastos contempla todas las fases del circuito, desde la captación y entrada de tickets hasta la validación, contabilización y liquidación, con un beneficio añadido: reduce al mínimo el uso del papel. El sistema, además, dispone de una app con la que los empleados podrán notificar fácilmente todos los gastos. Solo es necesario que tomen una fotografía de los tickets para que se recoja automáticamente la información de fecha, tipo de gasto, importe y, en el caso de que sea necesario, añadir observaciones. Este proceso también es posible llevarlo a cabo desde la web corporativa.
Así mismo, el trabajador puede proceder a una liquidación de gastos y comunicarse directamente con la empresa a través de un sistema de avisos y chats. El acceso se realiza con un usuario y contraseña único para facilitar la personalización de los servicios.
Las soluciones para el control de los gastos de las organizaciones no solo mejoran su visibilidad, también constituyen una herramienta muy útil para llevar un registro actualizado de la contabilidad y realizar ajustes ante posibles desviaciones. Contar con la información económica en tiempo real ayuda a respetar los presupuestos fijados por la empresa y a asegurar su rentabilidad.
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Beneficios de la digitalización en procesos financieros
La digitalización en procesos financieros reduce el tiempo que se dedica a la gestión de los procesos financieros, disminuye el uso del papel, mejora la productividad y elimina errores gracias a la automatización de la mayoría de las tareas.
Los beneficios de la implantación de este tipo de soluciones se traducen en un control más exhaustivo del presupuesto y los gastos.
La digitalización en procesos financieros de las empresas es una evolución necesaria, sobre todo en el escenario que está dejando tras de sí la pandemia del COVID-19. En estas semanas, el modelo de teletrabajo se ha impuesto y atañe a todos los departamentos y profesionales. Los responsables de la gestión contable han visto cómo los recursos que habitualmente empleaban para el control de las finanzas ya no estaban a su alcance.
Las formas de trabajo de estos departamentos siguen dependiendo mayoritariamente del papel y de la ejecución manual de los procesos. Es habitual la recepción y emisión de facturas y gastos a través del correo convencional o electrónico que, en ocasiones, deben ser aprobados por varios empleados para, a continuación, incorporarlos al sistema de contabilidad. Este trabajo requiere tiempo y exige precisión para que todos los recibos queden registrados y facilitar la conciliación bancaria.
Para agilizar y mejorar el control de la economía de las empresas y la digitalización en procesos financieros, y favorecer al mismo tiempo su organización, es recomendable recurrir a sistemas digitales de gestión financiera. Su aplicación ayuda a reducir el tiempo que se dedica a procesos tradicionales, disminuye el uso del papel, mejora la productividad y elimina errores gracias a la automatización de la mayoría de las tareas.
Procesos más precisos y eficaces
Este tipo de soluciones facilitan la liquidación de gastos en un periodo concreto y de manera muy visual. El software de gestión financiera Uniclass by aggity cubre todas las fases, desde la captación y entrada de tickets hasta los circuitos de validación, contabilización y liquidación. Unos procesos que resultan aún más sencillos con la implementación de una app que facilita la captación de tickets y avisos, y que convierte cualquier móvil en una herramienta adicional de trabajo intuitiva y eficaz.
A través de esta aplicación, y simplemente realizando una fotografía de los recibos, estos se incorporan automáticamente al sistema contable de la empresa registrando datos como la fecha, tipo de gasto, importe, observaciones y, si es necesario, la propia imagen. Se automatizan, así, muchas tareas manuales que podían suponer fallos en las anotaciones en la digitalización en procesos financieros y se evita también la pérdida de documentos gracias a su almacenamiento en formato digital. Además, es posible personalizar la solución en función del perfil del empleado que vaya a hacer uso de ella.
Las liquidaciones son contabilizadas automáticamente y existe la opción de generar documentos PDF de las hojas de cálculo para realizar su validación y seguimiento. Esto facilita el control de los registros contables y la comprobación del estado de las liquidaciones efectuadas, que puede complementarse con un software de conciliación bancaria para corroborar que las operaciones realizadas por la empresa coinciden con los movimientos que el banco haya anotado en su cuenta.
Las liquidaciones son contabilizadas automáticamente y existe la opción de generar documentos PDF de las hojas de cálculo para realizar su validación y seguimiento. Esto facilita el control de los registros contables y la comprobación del estado de las liquidaciones efectuadas, que puede complementarse con un software de conciliación bancaria para corroborar que las operaciones realizadas por la empresa coinciden con los movimientos que el banco haya anotado en su cuenta.
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¿Cómo controlar los gastos de tu empresa?
Una buena planificación financiera y un correcto control de gastos de la empresa son fundamentales para lograr el éxito de tu empresa
Una buena solución digital de gestión y optimización de la tesorería que automatiza la supervisión de los gastos
Alcanzar la rentabilidad es el principal propósito económico de cualquier empresa. Para lograrlo es imperativo llevar un control diario de las cuentas, lo que incluye ingresos y gastos. Es a esta última variable a la que hay que prestar más atención y realizar un seguimiento más exhaustivo. De esta forma se podrán eliminar gastos superfluos, realizar un plan de ahorro sólido y evitar problemas financieros en el futuro.
La gestión de gastos de una empresa requiere antes conocer la naturaleza de los mismos que, básicamente, se dividen entre fijos y variables. Los primeros son los que hay que afrontar necesariamente independientemente de la facturación y los resultados, como puede ser el alquiler del espacio de trabajo o los salarios; mientras que los gastos variables están relacionados con el volumen de la actividad, como la logística o la mano de obra extra en periodos de alta demanda.
5 Claves para controlar los gastos de tu empresa
1.Elaborar un presupuesto
donde se refleje la solvencia financiera y objetivos a cumplir en un periodo concreto, por ejemplo, de un año.
2.Revisar periódicamente los resultados
para comprobar si se ajustan al presupuesto y realizar ajustes ante posibles desviaciones.
3. Evaluar cada uno de los gastos
para identificar aquellos de los que se puede prescindir.
4. Reducir su cuantía
Revisar aquellos gastos que, aún siendo fijos, pueden reducir su cuantía negociando con proveedores o buscando alternativas.
5.Provisión de gastos
Reflejar en el presupuesto una para imprevistos y poder afrontarlos con solvencia.
Supervisar cada uno de estos pasos no resulta sencillo, excepto si se cuenta con un software de finanzas y contabilidad como Uniclass by aggity . Esta solución permite una gestión de los gastos de la empresa y de la facturación de forma automatizada. Cubre todas las fases del circuito, desde la captación y entrada de tickets hasta la validación, contabilización y liquidación.
Para añadir agilidad, esta plataforma incluye la implementación de una app totalmente personalizable y ajustada a las necesidades de cada empresa. Desde el propio dispositivo móvil es posible la captación de tickets y avisos, donde se recoge la información de fecha, tipo de gasto, importe, observaciones y, en el caso de que sea necesario, fotografía. Las liquidaciones se contabilizan automáticamente y el responsable de la contabilidad dispone de una visión global de los gastos.
La automatización de todo el proceso no solo facilita el seguimiento de los gastos y facturación de una organización, también permite llevar un control del presupuesto definido para comprobar si las cuentas se ajustan a lo planificado. De esta forma, es posible anticiparse a posibles desviaciones, así como aprender para plantear presupuestos más ajustados en el futuro.
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