Gestión de Control de Jornada en tiempos de COVID-19
Un software de gestión de control de jornada permite organizar las jornadas de los trabajadores en función de la disponibilidad de los empleados y las necesidades de la empresa, también en situaciones excepcionales.
La flexibilidad horaria y el teletrabajo hacen que un sistema de control de la jornada asociado a una solución de gestión o a una app cobren más importancia que nunca.
El 12 de mayo se cumple un año desde que entró el vigor el Real-Decreto ley de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, por el que se establece la Gestión de Control de Jornada de todos los trabajadores. Es decir, desde entonces cualquier persona en activo, sin importar el sector al que pertenezca, debe fichar al inicio y al término de su jornada.
Este control sirve para evitar que los empleados excedan las horas de trabajo contempladas en su contrato y, en el caso de que así sea, sean retribuidas. Las empresas, por su parte, deben poner los medios para que esto se haga efectivo y conservar esos datos durante cuatro años. Esta información podrá ser requerida por la inspección de trabajo y su incumplimiento conlleva sanciones económicas.
La medida provocó cierta controversia hace 12 meses, pero la actual situación ha demostrado que estos sistemas de control facilitan la adaptación de los entornos laborales a la nueva realidad, en la que la flexibilidad horaria y el teletrabajo son esenciales para la continuidad de la actividad.
Registro de horarios
La emergencia sanitaria derivada por la COVID-19 y la declaración del estado de alarma han provocado que una parte importante de la población tenga que trasladar su oficina a casa y optar por el teletrabajo. Una medida que el Ministerio de Trabajo aconseja seguir manteniendo, siempre que sea posible, para evitar que la enfermedad continúe propagándose.s.
En esta modalidad sigue siendo obligatorio efectuar el control de la jornada y la empresa debe poner los medios técnicos para llevarlo a cabo. Un software de gestión de horarios permite organizar las jornadas de los trabajadores en función de su disponibilidad y de las necesidades de la empresa. Dos factores que, ahora más que nunca, han de ajustarse a favor de la productividad y de una mayor flexibilidad que permita conciliar vida personal y profesional.
Gestión de Control de Jornada
El software de gestión de gestión de Control de Jornada de la solución BesTalent IA by aggity facilita la gestión de los calendarios diarios asignados a los empleados y turnos establecidos para el control de presencia. Gracias a él, el responsable de recursos humanos lleva un mejor registro de los horarios de los trabajadores. Además, desde la herramienta de Control de Presencia se puede acceder a la información de cada empleado, así como a su calendario personal anual y mensual
Con la herramienta de marcaje, cada trabajador registra su jornada y localización, y su supervisor puede controlar su horario y desempeño. Esta acción se puede realizar a través de una solución de escritorio o utilizando la app corporativa, de descarga gratuita y disponible tanto para iOS como para Android. Además de las funciones de registro de la jornada laboral, la aplicación incluye un chat corporativo para la comunicación ágil y segura de los profesionales de la empresa.
Las medidas implantadas hace uno año para el control horario han resultado ser de gran ayuda en tiempos de COVID-19. Las compañías que optaron en ese momento por adoptar una solución digital ahora han podido realizar una transición sin traumas del puesto de trabajo tradicional al teletrabajo.
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El valor de las metodologías Agile
En el nuevo entorno digital las empresas están obligadas a reaccionar de manera ágil, al ritmo de evolución actual. El valor de las metodologías Agile responden a la necesidad de desarrollar una gestión empresarial más dinámica.
La comunicación permanente es fundamental, así como la evaluación continua para ver en qué se puede ser más eficaz y realizar ajustes en el método de trabajo.
La transformación digital ha traído consigo nuevas formas de entender el trabajo. Las organizaciones y sus empleados evolucionan a un ritmo más rápido y las estructuras que hasta ahora funcionaban han quedado obsoletas. Se necesita una capacidad de respuesta a la altura del nuevo entorno, que ya no es tan previsible. Y es aquí donde las metodologías Agile ayudan a desarrollar una gestión empresarial más dinámica.
Su origen está ligado al desarrollo de software. La idea es sacar adelante un proyecto dividiéndolo en partes, de forma que cada una de ellas se complete de manera independiente. Así, en el caso de que haya que realizar algún cambio, solo afecta a la parte implicada y no a todo el proyecto. Esto agiliza mucho el desarrollo, más aún cuando los tiempos son cortos y, en el caso concreto del software, permite lanzar un producto o servicio lo antes posible. Bien para actualizarlo, bien para estar al nivel o por delante de la competencia.
Dentro de esta metodología es esencial contar con equipos capaces de auto-organizarse y con individuos motivados. Así mismo con el valor de las metodologías Agile, hay que proporcionarles el entorno y el apoyo que necesitan, y confiarles la ejecución del trabajo. La comunicación permanente entre todos los miembros del proyecto es fundamental, así como la evaluación continua para ver en qué aspectos se puede ser más eficaz y realizar ajustes en el método de trabajo.
Aunque los primeros pasos de la puesta en marcha de las metodologías Agile se dieron en los años 80, no es hasta 2001 cuando se concretan los cuatro valores que las definen y que, a día hoy, se aplican en las organizaciones que han optado por esta forma de trabajo y que resumen sus ventajas:
1. Los individuos y las interacciones son más importantes que los procesos:
Para construir organizaciones ágiles hay que diseñar equipos flexibles y escalables capaces de autogestionarse. En todos ellos han de establecerse unos roles claros y priorizar tareas para eliminar aquellas que sean innecesarias.
2. Es prioritario establecer entregas por fases, antes que contar con una documentación excesiva:
Una de las características de estas metodologías es que se organizan por bloques de trabajo y se establecen entregas parciales. El valor de las metodologías Agile proporcionan de esta forma y van cumpliendo objetivos poco a poco y se realiza un seguimiento de la evolución del proyecto.
3. La colaboración con el cliente ha de estar por encima de la negociación contractual:
El cliente puede intervenir durante cualquier fase del proceso, realizando sus propias aportaciones a medida que el proyecto avance. Así nos aseguramos de que todo va acorde a sus expectativas y de que el resultado final es el deseado.
4. Hay que saber responder ante los cambios, antes que seguir un plan establecido
Esta es una de las principales bases y ventajas de las metodologías ágiles. Al mantenerse una supervisión de todas las etapas del proceso resulta más fácil reaccionar a tiempo cuando se produce un imprevisto o es imprescindible una modificación; no es necesario esperar al final para corregir los fallos.
Diseñada para responder a esta dinámica cambiante y facilitar a los profesionales el entorno y las herramientas para desarrollar su actividad de forma ágil, la solución BesTalent IA by aggity incorpora algoritmos de Inteligencia Artificial (IA) adaptados a las necesidades de cada organización; además de favorecer la comunicación entre todos los miembros de la empresa, un aspecto clave del éxito de la adopción de metodologías ágiles.
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6 ventajas de los portales de empleado
Acceso a la información, comunicación bidireccional o automatización de procesos son algunas de las 6 ventajas de los portales de empleado que encuentran las empresas que optan por el despliegue de un portal del empleado.
Estas plataformas no solo ayudan a mejorar la eficiencia del departamento de Recursos Humano, también generan confianza del empleado en su empresa.
Contar con un portal para el empleado reporta ventajas a la empresa y al trabajador. Esta solución facilita, tanto a la plantilla como a los integrantes de los departamentos de Recursos Humanos, la gestión de la información y los procesos relacionados con la organización. Al tratarse de una herramienta online, supervisar todos estos datos resulta mucho más ágil.
Una plataforma de estas características, como el módulo Portal del Empleado de BesTalent IA by aggity, ayuda a automatizar determinados procesos, ganando en tiempo y eficacia, a la vez que mejora el acceso a la información. Asimismo, disponer de un portal del empleado, en tanto que espacio en el que se reúnen todos aquellos aspectos que atañen a la relación de un empleado con su empresa, ofrece una imagen positiva del compromiso de la compañía con su equipo humano.
Beneficios del Portal del Empleado:
1. Acceso a la información
El empleado tiene a su disposición toda la información que precisa sin tener que depender de terceros, lo que incluye sus nóminas, solicitud de vacaciones y documentos internos sobre el funcionamiento de la organización. Por otra parte, los profesionales de recursos humanos puedes poner a disposición de los trabajadores toda esta información para que la consulten cuando sea necesario.
2. Comunicación bidireccional
Las comunicaciones dentro de una empresa son frecuentes, ya sea por motivos organizativos, de gestión de tareas o imprevistos. Si se cuenta con un portal para el empleado, también se convierte en un canal de comunicación donde todas estas gestiones están centralizadas y unificadas.
3. Automatización de gestiones administrativas
Los departamentos de recursos humanos invierten mucho tiempo y esfuerzo en tareas cotidianas, como gestión de nóminas o incidencias, bajas laborales o atención a las peticiones de los trabajadores. Muchas de ellas se pueden realizar de forma automática a través de un portal del empleado para una mejor organización de toda la plantilla, como es el caso de la planificación de vacaciones o las sustituciones ante imprevistos.
4. Evaluación de competencias
Los portales para el empleado, como el de BesTalentIA by aggity, también incluyen funciones que facilitan un seguimiento del desempeño de los empleados para evaluar sus competencias y, en base a esta evaluación, gestionar los planes de formación o detectar talento.
5. Gestión de cursos de formación
box_shajor se adaptan a su perfil para potenciar sus competencias
6. Construir una cultura de empresa
Este tipo de soluciones ayudan a crear una cultura laboral común para todos los empleados. Permiten que cualquier trabajador pueda conocer de forma ágil cualquier modificación de las tareas asignadas o gestiones que debe realizar sin que, para ello, tenga que realizar ningún trámite complementario.
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Teletrabajo gracias a la IA
En España, solo el 22,3% de la población ocupada puede hacer Teletrabajo gracias a la IA, lo que significa que únicamente 4,4 millones de los profesionales de nuestro país cuentan con las medidas y las soluciones adecuadas para trabajar a distancia.
La implantación del teletrabajo en una compañía pasa por el uso de herramientas de gestión de la jornada laboral y mantener un canal de comunicación bidireccional.
La crisis del coronavirus ha provocado que muchas empresas tengan que gestionar la forma de trabajar de sus empleados de una manera diferente, el Teletrabajo gracias a la IA. El Real Decreto del Estado de Alarma, que aprobó el Gobierno hace unos días, instaba a los ciudadanos a confinarse en sus domicilios. Desde el punto de vista laboral, esto ha supuesto que las organizaciones favorezcan el teletrabajo de sus empleados.
Atendiendo a las cifras comentadas al inicio de este texto esto significa que, de los más de 19,7 millones de profesionales de nuestro país, sólo un porcentaje bajo puede desempeñar su trabajo a distancia. Unas cifras que varían bastante dependiendo de la ocupación.
Comunicación y control
Para que las medidas de adopción del teletrabajo gracias a la IA no mermen la productividad y permitan desarrollar la actividad profesional de la misma forma que en modo presencial, es indispensable diseñar una estrategia en la que se recojan todas las necesidades y requerimientos de empresa y empleados. Ello pasa ineludiblemente por el uso de recursos digitales.
Teletrabajo gracias a la IA
Gracias al empleo de técnicas de inteligencia artificial (IA), estas herramienta consiguen automatizar una parte importante de las tareas relacionadas con la gestión de los recursos humanos y el talento de un negocio. Así como hacerlo de forma telemática y desde cualquier lugar, como ya ocurre con el software BesTalent IA by aggity, favoreciendo la puesta en marcha de medidas para el teletrabajo y la transformación digital de la compañía.
Comunicación entre los empleados y la empresa
Cuando se trata de gestionar el trabajo a distancia hay dos cuestiones críticas: favorecer la comunicación entre los empleados y la empresa, y la integración de herramientas que faciliten el control del horario laboral. La solución BesTalent IA by aggity para la gestión de recursos humanos es modular, siendo el cliente quien elige qué módulos necesita incorporar a su organización.
Operativa diaria a través del Portal
Así, desde el Portal del Empleado, disponible tanto en versión de escritorio como en app para iOS y Android, es posible hacer uso de multitud de funciones relacionadas con la operativa diaria, como la comunicación bidireccional, tramitación de documentos, asignación de turnos o solicitud de vacaciones.
Gestión de los calendarios diarios
Por su parte, el módulo Registro de Jornada gestiona los calendarios diarios asignados a los empleados, horarios y turnos establecidos para el control de presencia. Mediante el marcaje, cada trabajador puede registrar desde el móvil u ordenador su localización y comenzar a contabilizar sus horas de jornada pautadas por su mánager. Todo ellos en tiempo real y con datos visibles tanto para el empleado como para su supervisor.
Dar el salto al teletrabajo reporta ventajas tanto a la plantilla como a las empresas, con el consiguiente ahorro de costes y beneficios sociales. Con la actual crisis del coronavirus, son muchas las organizaciones que están tomando conciencia de la importancia de cambiar su cultura de empresa y de la necesidad de implantar el teletrabajo con el uso de las herramientas adecuadas.
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