Ventajas de la gestión de RRHH en la nube
El cloud es un modelo que suma adeptos y que, además de aportar flexibilidad y reducir costes, asegura la continuidad y la seguridad en el uso de todo tipo de soluciones software, también en el ámbito de la gestión de los RRHH.
Entre las bondades de una solución de gestión del talento en la nube destaca la flexibilidad en términos de dimensionamiento según los requerimientos del momento.
Si bien la transformación digital de las empresas arrancó hace décadas, la pandemia de la Covid-19 ha supuesto un revulsivo para el avance de modelos como el cloud computing y cada vez son más las organizaciones que optan por hacer uso del software que da soporte a su actividad bajo este modelo.
La gestión de los RRHH no es una excepción y, de hecho, las excepcionales circunstancias impuestas durante la lucha contra la Covid-19 han puesto claramente de manifiesto la importancia estratégica de esta área funcional para asegurar la continuidad del negocio, así como la máxima productividad y eficiencia de los empleados, con independencia del lugar en el que desarrollan su labor.
En toda crisis surgen oportunidades y, en este caso, entre las puertas abiertas se encuentra la nube, una alternativa para garantizar la continuidad del negocio y facilitar la coordinación en cualquier circunstancia. De hecho, la inversión en plataformas basadas en la nube -ya sea una cloud pública, privada o híbrida- continúa creciendo y ello se debe, entre otros, a sus ventajas en términos de flexibilidad y adaptabilidad.
Desde la perspectiva de la gestión del talento, la crisis también ha generado las circunstancias propicias para que empresas y profesionales de RRHH implementen modelos avanzados de gestión y colaboración; hasta el punto de que en este tiempo de retos los profesionales de RRHH se han convertido en una pieza angular de la transformación digital de las organizaciones. En este escenario, la nube y, específicamente, las soluciones de productividad y de gestión de RRHH en la nube han resultado vitales.
En cualquier momento y desde cualquier lugar
Como expertos en facilitar la adaptación de las empresas al entorno cloud y como Microsoft Gold Partner en productividad en la nube, en aggity comprendemos perfectamente las bondades de este modelo aplicado a la gestión de los RRHH y es, de hecho, una de las opciones de implantación de la solución Denario by aggity.
Entre las bondades de una solución de gestión del talento en la nube destaca la flexibilidad en términos de dimensionamiento según los requerimientos del momento. Además de esta posibilidad y gracias al carácter modular de la solución, las empresas disfrutan de flexibilidad en la adopción de las funcionalidades software para la gestión de los RRHH y el talento de acuerdo con sus necesidades, ya se trate de la planificación y gestión del tiempo de trabajo, el control de la jornada, la elaboración de presupuestos y nóminas, o la formación y dirección por objetivos.
Además, todas estas funciones son accesibles a través del portal del empleado de BesTalent IA by aggity que, al estar disponible en formato app, posibilita el uso de todas las funciones propias de las gestión de RRHH en cualquier momento y desde cualquier lugar. Para utilizar el software, únicamente es necesario disponer de un dispositivo – PC, Tablet o móvil- y de conexión a Internet.
Además de la flexibilidad, los servicios cloud no requieren inversiones previas y permiten reducir los costes asociados al desarrollo de funciones puramente administrativas para destinarlo a funciones cada más estratégicas como es el uso de People Analytics enfocado a la gestión inteligente del talento y el smart working
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Cómo realizar el control horario con la ‘Ley Rider’
Con la entrada en vigor de la nueva ley, los repartidores que trabajen para plataformas digitales pasarán a ser asalariados y tendrán que regirse por las leyes que regulan esta relación laboral entre empresa y trabajador.
Desde mayo del año 2019 es obligatorio que todas las empresas lleven un control horario de todos los empleados que forman parte de la plantilla.
El 12 de agosto entrará en vigor la conocida como ‘Ley Rider’. Aprobada por el Consejo de Ministros el pasado mes de mayo, la nueva regulación reconoce que los repartidores de plataformas digitales como Uber o Just Eat son asalariados. Hasta ahora la relación de estos trabajadores con estas empresas era en régimen de autónomos, por los que las compañías deberán regularizar su situación laboral y definir las condiciones de contratación para su plantilla.
Su rol de repartidores por cuenta ajena implica que las compañías contratantes han de cumplir con unos deberes de los que antes estaban exentas. Entre ellas, el control horario. Lo que supone todo un reto al tratarse de un trabajo que se desarrolla sin acudir a una oficina y al que no se habían enfrentando hasta ahora.
Desde mayo de 2019 es obligatorio que todas las empresas lleven un control horario de sus empleados. Uno de sus fines, tal y como queda recogido en el Real Decreto Ley 8/2019, es evitar que se trabajen horas extra sin remunerar.
Software para el control horario
La ‘Guía sobre el registro de jornada’, publicado entonces por el Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social, recoge que la manera de llevar la gestión y control de las horas es a libre elección de la empresa. Entre las opciones disponibles se puede usar una plantilla para registrar el horario de los trabajadores, sistemas de control de presencia o máquinas o aplicaciones para fichar al inicio y al término de la jornada.
El software Control de Jornada de la plataforma BestTalent IA by aggity gestiona los calendarios diarios asignados a los empleados y turnos establecidos. Gracias a él, el responsable de recursos humanos puede llevar a cabo un mejor registro de los horarios de los trabajadores.
A partir de esta herramienta, se puede acceder a la información de cada empleado, así como a su calendario laboral anual y mensual. Todos estos datos son visibles tanto para los responsables de recursos humanos y supervisores como para el trabajador, tal y como establece la ley de control de jornada.
Con la herramienta de marcaje, cada trabajador registra su jornada y localización, y su supervisor controla su horario y desempeño. Esta acción se puede realizar a través de una solución de escritorio o utilizando la app corporativa. Además de las funciones de registro diario de la jornada laboral, la aplicación incluye un chat corporativo con el que los empleados pueden comunicarse de forma sencilla con los profesionales de su empresa.
Con la nueva ‘Ley Rider’ un software de gestión de horarios facilita la organización de las jornadas y un control horario de las mismas en función de las condiciones de contratación de los trabajadores y de las necesidades de la empresa. Además, ayudará a ambas partes a adaptarse cuanto antes a la nueva situación laboral regulada por ley.
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Cultura de empresa en el teletrabajo
Las empresas deben favorecer el ambiente colaborativo y fomentar el contacto, independiente del lugar físico donde se encuentren sus trabajadores, a través de la implementación de herramientas digitales.
La deslocalización de los puestos de trabajo ofrece una oportunidad a las compañías para crear nuevas políticas de empresa y mejorar la relación con sus empleados
La gestión de personas es una de las áreas que más se ha visto afectada durante la pandemia. La necesidad de mantener la actividad sin que se vea mermada la productividad y de garantizar al mismo tiempo la seguridad de los trabajadores han propiciado que desde el pasado marzo haya aumentado de forma notable el número de empresas que fomentan el teletrabajo entre sus empleados.
En un contexto excepcional se adoptaron medidas, en muchas ocasiones improvisadas, que impulsaran esta modalidad para reducir la movilidad y facilitar la conciliación laboral con la vida personal durante el confinamiento. El pasado 22 de septiembre, y tras meses de negociaciones, el Gobierno aprobó la Ley del Teletrabajo para regular el trabajo a distancia.
Una vez articulado, en la aplicación del teletrabajo las organizaciones han de tener en cuenta otro aspecto que no recoge la norma: ¿cómo mantener el vínculo con sus empleados y generar una cultura de empresa? La deslocalización de los puestos de trabajo ofrece una oportunidad a las compañías para crear nuevas políticas de empresa y mejorar la relación con sus empleados.
Nuevo entorno corporativo
Según un informe de la red profesional LinkedIn, más de la mitad de los españoles (53%) afirma haber tenido más tiempo de calidad para disfrutar de sus hijos y su familia en estos meses gracias al teletrabajo. Además, el 23% señala que ha favorecido entornos de trabajo más productivos, salvando así la principal barrera de esta opción en España, y casi el 30% afirma que se siente más productivo y creativo sin las interrupciones típicas del trabajo en la oficina.
Sin embargo, el estudio también pone de manifiesto la necesidad de afrontar ciertos desafíos como la sensación de soledad por la falta de contacto con compañeros y el alargamiento de la jornada laboral. En este sentido, el 62% de los encuestados manifiesta sentir más ansiedad y estrés cuando trabajan desde casa. También se ha detectado una continuidad de la cultura del presencialismo: el 21% ha enviado correos electrónicos a primera hora de la mañana o por la noche para “parecer” ocupado cuando trabaja desde casa.
En este nuevo escenario, las empresas deben favorecer el ambiente colaborativo y fomentar el contacto, independiente del lugar físico donde se encuentren sus trabajadores, a través de la implementación de herramientas digitales como la plataforma BesTalent IA by aggity. Esta solución de gestión de recursos humanos con Inteligencia Artificial (IA) integra y optimiza de principio a fin toda la relación y evolución de cada miembro de una organización.
Uno de los puntos destacados de BesTalent IA by aggity es su módulo de Control de Jornada, que permite a los empleados el marcaje geolocalizado de su tiempo de trabajo. A través de esta herramienta, los gestores pueden verificar y mantener un seguimiento de su horario y desempeño. En cuanto al desarrollo profesional, el módulo de Gestión de personal facilita seguimiento de la capacitación de los empleados y su actualización en conocimientos, prácticas y habilidades. También es posible dar de alta cursos de formación directamente en el Portal del Empleado y, una vez completados, el sistema se encargará de actualizar automáticamente el perfil de los trabajadores y tendrá en cuenta, además, las horas bonificables.
El teletrabajo es una alternativa positiva que puede resultar muy beneficiosa para las empresas y ahora mismo casi una obligación como medida de prevención para reducir los contactos y evitar la expansión del coronavirus. Junto a las medidas tangibles que lo favorezca, las organizaciones también han de considerar en su estrategia de implantación cómo generar esa cultura corporativa que es parte intrínseca de su identidad.
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Gestión de Control de Jornada en tiempos de COVID-19
Un software de gestión de control de jornada permite organizar las jornadas de los trabajadores en función de la disponibilidad de los empleados y las necesidades de la empresa, también en situaciones excepcionales.
La flexibilidad horaria y el teletrabajo hacen que un sistema de control de la jornada asociado a una solución de gestión o a una app cobren más importancia que nunca.
El 12 de mayo se cumple un año desde que entró el vigor el Real-Decreto ley de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, por el que se establece la Gestión de Control de Jornada de todos los trabajadores. Es decir, desde entonces cualquier persona en activo, sin importar el sector al que pertenezca, debe fichar al inicio y al término de su jornada.
Este control sirve para evitar que los empleados excedan las horas de trabajo contempladas en su contrato y, en el caso de que así sea, sean retribuidas. Las empresas, por su parte, deben poner los medios para que esto se haga efectivo y conservar esos datos durante cuatro años. Esta información podrá ser requerida por la inspección de trabajo y su incumplimiento conlleva sanciones económicas.
La medida provocó cierta controversia hace 12 meses, pero la actual situación ha demostrado que estos sistemas de control facilitan la adaptación de los entornos laborales a la nueva realidad, en la que la flexibilidad horaria y el teletrabajo son esenciales para la continuidad de la actividad.
Registro de horarios
La emergencia sanitaria derivada por la COVID-19 y la declaración del estado de alarma han provocado que una parte importante de la población tenga que trasladar su oficina a casa y optar por el teletrabajo. Una medida que el Ministerio de Trabajo aconseja seguir manteniendo, siempre que sea posible, para evitar que la enfermedad continúe propagándose.s.
En esta modalidad sigue siendo obligatorio efectuar el control de la jornada y la empresa debe poner los medios técnicos para llevarlo a cabo. Un software de gestión de horarios permite organizar las jornadas de los trabajadores en función de su disponibilidad y de las necesidades de la empresa. Dos factores que, ahora más que nunca, han de ajustarse a favor de la productividad y de una mayor flexibilidad que permita conciliar vida personal y profesional.
Gestión de Control de Jornada
El software de gestión de gestión de Control de Jornada de la solución BesTalent IA by aggity facilita la gestión de los calendarios diarios asignados a los empleados y turnos establecidos para el control de presencia. Gracias a él, el responsable de recursos humanos lleva un mejor registro de los horarios de los trabajadores. Además, desde la herramienta de Control de Presencia se puede acceder a la información de cada empleado, así como a su calendario personal anual y mensual
Con la herramienta de marcaje, cada trabajador registra su jornada y localización, y su supervisor puede controlar su horario y desempeño. Esta acción se puede realizar a través de una solución de escritorio o utilizando la app corporativa, de descarga gratuita y disponible tanto para iOS como para Android. Además de las funciones de registro de la jornada laboral, la aplicación incluye un chat corporativo para la comunicación ágil y segura de los profesionales de la empresa.
Las medidas implantadas hace uno año para el control horario han resultado ser de gran ayuda en tiempos de COVID-19. Las compañías que optaron en ese momento por adoptar una solución digital ahora han podido realizar una transición sin traumas del puesto de trabajo tradicional al teletrabajo.
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¿Cómo elegir el mejor Software de Recursos Humanos?
La labor del departamento de Recursos Humanos de una organización es cada vez más importante. Ya no se encarga sólo de gestionar nóminas o altas y bajas de empleados, por lo que elegir el mejor software de Recursos Humanos y gestión del talento es esencial.
Con un software de recursos humanos las empresas se dotan de la capacidad para atraer y contratar a los mejores candidatos, asegurando su motivación y promoviendo su capacitación y desarrollo.
El departamento de Recursos Humanos, en sus procesos de transformación digital, ha ido implementando nuevas responsabilidades, cada vez más importantes, en la estrategia de las organizaciones. Hasta hace no mucho tiempo, su principal labor era la de gestionar las nóminas o gestionar las altas y las bajas de los empleados. Hoy, las tendencias van por otro camino ya que estos departamentos tienen toda una amalgama de responsabilidades y trabajan de forma conjunta con la dirección para ejecutar y definir la estrategia empresarial y aportar más valor al área de RRHH y gestión del talento.
La importancia de un software de Recursos Humanos
Por este motivo es tan importante la implantación de un software de Recursos Humanos que permita avanzar en la transformación digital del departamento de RRHH,. El objetivo es acertar en la selección del software de gestión de recursos humanos más adecuado para una empresa ya que debe cubrir, además de los apartados tradicionales, otros tan importantes como la gestión del talento.
Esto implica conocer, en base a la analítica de datos, la situación emocional en la que se encuentran los trabajadores o las necesidades que tienen, implementar procesos de formación dentro de la organización que permitan incrementar la productividad de la empresa a la vez que motivan al empleado o diseñar estrategias flexibles acordes a las características de cada uno de los miembros que componen una plantilla, entre otros.
Proceso para elegir un software de RRHH
La tarea de elegir un software de RRHH y gestión del talento que se adapte a las necesidades de una determinada organización no es sencilla. Primero porque la oferta es múltiple, lo que hace difícil el proceso de selección y, en segundo lugar, porque no todo el software de recursos humanos que se encuentra en el mercado se adapta a las necesidades concretas de una determinada compañía.
Muchas empresas ya tienen el tradicional ERP y su módulo de recursos humanos, pero posiblemente, ya se ha quedado obsoleto o no aporta las funcionalidades necesarias para el funcionamiento de un departamento de RRHH del siglo XXI.
En general, la ayuda de un partner experto como aggity ayudará a elegir la herramienta que mejor se adapta a las necesidades de una empresa. Muchas veces no es necesario incorporar la totalidad de funcionalidades de una solución o de una plataforma. Sin embargo, a la hora de iniciar el proceso de elegir el mejor software de Recursos Humanos debe comenzar por:
- Conocer las necesidades del área de RRHH. Análisis interno de la empresa para determinar cuáles son los procesos estratégicos dentro de la organización. Eso posibilita escoger el software adecuado en función de los requerimientos y objetivos.
- Considerar el número de empleados. En la mayoría de los casos, el coste estará determinado en función de los empleados de la empresa y este factor determinará la herramienta que elijamos.
- Determinar las necesidades de movilidad de la organización. Cada vez es más habitual que los empleados trabajen fuera de la oficina y deban tener cierta movilidad. Nuestro software deberá tener en cuenta esas variables para poder registrar su jornada, solicitar permutas o comunicar incidencias. Las apps para el móvil serán de gran ayuda en esos casos.
- Seguridad y almacenamiento. Nuestro software deberá posibilitar un sistema cloud o sistema de almacenamiento interno y garantizar siempre la seguridad de nuestros datos
- Gestión avanzada del talento. A las funcionalidades básicas debemos añadir la gestión de talento si queremos ir más allá. Aspectos como la integración en la solución y la tecnología de Inteligencia Artificial (IA) puede marcar una diferencia importante en este punto.
Qué aporta un software de Recursos Humanos
Una vez que se ha realizado el análisis previo que ayudará a elegir el mejor software de Recursos Humanos es necesario que éste cubra una serie de funciones capitales para la gestión del talento en las empresas:
- Selección y seguimiento de candidatos. Para así poder automatizar los procesos de reclutamiento y escoger a la persona con las cualidades y habilidades apropiadas.
- Formación. Para poder asegurar la actualización permanente de sus conocimientos y habilidades en función de su posición y objetivos del negocio.
- Nóminas. Módulo fundamental para poder gestionar, de manera digital, los datos más sensibles que rodean al proceso de creación de las nóminas.
- Control de Jornada. Importante desde un punto de vista legal y que debe facilitar el registro ágil, cómodo y geolocalizado de la jornada de trabajo de cualquier empleado, sea cual sea su situación laboral.
- Planificación. Para la gestión de calendarios, rotaciones y permutas para cualquier perfil de la organización usando datos reales y actualizados.
- Presupuesto: Módulo que permite establecer diferentes escenarios y estructuras presupuestarias.
- Portal del Empleado: Comunicación bidireccional e instantánea entre la empresa y los empleados, que permite compartir y gestionar el conocimiento.
Requerimientos tecnológicos
Una vez solucionados los dos primeros apartados llega el momento de la implementación. El proveedor ofrecerá toda la ayuda posible para que la implementación sea todo un éxito. Actualmente no se opta por implementar en los sistemas de la organización un software de gestión de recursos humanos, sino que las soluciones cloud se han impuesto porque tanto la implementación como sus capacidades analíticas mejoran en este modelo.
Una plataforma como BesTalent IA by aggity está diseñada para gestionar el capital humano que conforma una organización. Su mayor ventaja radica en que se trata de una solución que cubren desde las necesidades más básicas (Administración de Personal, Nóminas, Registro Horario…) hasta las más avanzadas en la capa de “People Analytics”, gracias al empleo que hace de tecnologías como la IA, el Big Data o el Machine Learning.
Gracias a la plataformas de gestión avanzada de los recursos humanos y el talento se consigue que el Área de Gestión de Personas cuente con datos e información contrastada que sirve de base objetiva para la toma de decisiones, poniéndose al mismo nivel que otros departamentos operativos de la empresa.
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