Beneficios de RPA en procesos financieros
La implementación de sistemas de gestión financiera modernos, actualizados y automatizados agiliza el control de la economía de la empresa, a la vez que facilita su organización y aporta beneficios en múltiples procesos financieros.
Un sistema RPA permite digitalizar todas las tareas contables, además de facilitar la adaptación antes posibles cambios de manera completamente automatizada.
El trabajo contable está plagado de tareas monótonas que no admiten errores. La introducción de datos, realización de cálculos, comprobación de la información bancaria o la elaboración de informes son parte de ellas. Hasta hace no mucho tiempo, todos estos procesos de realizaban de forma manual y eran susceptibles de incluir fallos, además de consumir mucho tiempo y recursos.
La automatización robotizada de datos (RPA, por sus siglas en inglés) facilita la gestión de todas estas actividades mecánicas que, gracias a las soluciones tecnológicas, ya no precisan de la intervención humana.
De esta forma, no solo se reducen los errores, también se libera a las personas de estos trabajos tediosos y, en su lugar, pueden sacar partido a su creatividad para mejorar la competitividad de las empresas.
La implementación de sistemas de gestión financiera modernos, actualizados y automatizados agiliza el control de la economía de la empresa, a la vez que facilita su organización y aporta beneficios en múltiples procesos financieros:
• Finanzas y activos fijos: facilita el acceso a la información financiera para observar las tendencias y obtener una visión general de la actividad empresarial
• Conciliación bancaria: ofrece un modo eficaz de controlar las cuentas bancarias y monetarias en las instituciones financieras
• Facturación: centraliza la información contable de la empresa, las especificaciones de registro y otros datos importantes
• Gestión de gastos: manejo de grandes volúmenes de tickets y recibos, desde la captación y entrada de tickets hasta los circuitos de validación, contabilización y liquidación
• Gestión de compras y aprovisionamiento: permite gestionar todo lo relacionado con proveedores y aprovisionamiento, así como con licitaciones, reduciendo costes y agilizando el proceso integral de compra
• Gestión documental: unifica y mejorar la operativa documental con la posibilidad de integrar distintos entornos adaptables a las necesidades de cualquier compañía
Para abordar esta automatización, la implantación de un software de gestión financiera como Uniclass by aggity permite a las compañías digitalizar todas las tareas contables, además de facilitar la adaptación antes posibles cambios y cubrir todas las fases del proceso financiero de manera completamente automatizada. Otra de las ventajas de esta plataforma es que se trata de un sistema financiero totalmente independiente e integrable con otras plataformas.
Además, gracias al empleo de sistemas integrados de automatización y análisis es posible detectar discrepancias y se facilita, con todas sus funcionalidades, la concordancia de los registros contables de la empresa con los movimientos bancarios para asegurarse de que las cuentas cuadren.
De esta forma, no solo se dispone de un registro de todos los gastos y la facturación, también es posible el control del presupuesto y la reducción de los riesgos ante posibles desviaciones o imprevistos del mercado. Algo que, tras lo vivido durante la pandemia, resulta de vital importancia para asegurar el éxito y la continuidad operativa de las organizaciones.
- Publicado en Analytics & AI
Gestión documental digital, trampolín del rendimiento empresarial
La información se ha convertido en el activo más importante de las empresas en una era digital que ha generado un tsunami de datos y documentos que urge comprender y ordenar. A estas alturas las organizaciones no deben asegurar sólo su patrimonio material, sino también el intangible. Sin embargo, de nada sirve contar con grandes volúmenes de información, si esta no se gestiona de forma correcta.
Un estudio realizado a escala mundial por la consultora PwC revela que el 40% de las empresas valora que obtiene pocos beneficios tangibles de sus datos y, lo que resulta aún más dramático, un 23% aprecia que no consigue beneficio alguno. Estos resultados ponen de manifiesto que una parte importante de las empresas todavía no están concienciadas sobre el valor de la información tanto a nivel estratégico como operativo; así como sobre su contribución a la mejora de los procesos de toma de decisiones, al aumento de las oportunidades de negocio en el mercado y a la creación de ventajas competitivas.
A pesar del notable avance en materia de transformación digital, todavía existe en las organizaciones documentación en papel que es, además, desaprovechada. Se trata de un tema capital que exige ser abordado de forma efectiva, sobre todo, si tenemos en cuenta que la generación de documentación en las empresas es cada vez mayor.
Un estudio de AIIM Europe (Association for Information and Image Management) señala que, de media, el 15% de la superficie de las oficinas está dedicado al almacenamiento de documentación impresa y que el tamaño de este archivo se duplica cada tres años. El análisis de AIMM señala, así mismo, que la gestión de documentos representa hasta un 47% de los costes ocultos de una organización, incluyendo una menor productividad derivada del tiempo invertido en poner orden dentro de esta avalancha de documentos.
Digitalizar para extraer el valor de la documentación
En esta tesitura, que supone un lastre para la operativa ágil y efectiva de cualquier organización, la solución pasa por el despliegue de un sistema de gestión documental que permite hacer un uso verdaderamente eficiente de toda la documentación de la empresa. Este paso hacia delante no solo posibilita una optimización del espacio, también se traduce en mejoras sustanciales en aspectos como el mejor aprovechamiento del tiempo y los recursos.
El software de gestión documental que incorpora la solución Uniclass permite asignar a cada documento digital diferentes características, que permiten organizarlo dentro del sistema empresarial de una manera eficaz, totalmente automatizada y operativa.
Con ese objetivo, una de las facilidades que ofrece el software es la posibilidad de escanear masivamente y guardar en la base de datos cualquier tipo de documento escrito. El software permite, así mismo, el acceso directo al servicio de reconocimiento automático de facturas escaneadas para simplificar su catalogación.
Asociar documentos y asegurar su correcto acceso y uso
Otra funcionalidad enormemente práctica del software de gestión documental integrado en Uniclass es un generador de PDF que garantiza el acceso y lectura de los documentos con independencia del sistema operativo. Esta solución permite, además, asociar documentos distintos si corresponden a un mismo asunto. Por ejemplo, con este software, al acceder a una factura, se pueden ver los documentos previos asociados.
En definitiva, la solución de gestión documental de aggity permite dar sentido a todo el entramado de datos, información y conocimiento de una organización, almacenándola de manera que se adapte a la estructura y operativa de cada empresa. De esta forma, no solo se consigue agilizar la comunicación y la búsqueda de la documentación, también se minimiza la burocracia, disponiendo de garantías de seguridad tanto en el acceso como en la recuperación de documentos. A este respecto, a través del software es posible definir los permisos y autorizaciones correspondientes a cada usuario en función de cada tipo de documento.
- Publicado en Finanzas