Mantener la cultura de empresa con el teletrabajo
En este proceso de cambio, no solo es importante dotar a los empleados de las herramientas necesarias para el nuevo entorno laboral, también mantener la cultura de empresa que crea esa cohesión entre todos los integrantes de esta.
El 74,5% de los trabajadores españoles reconoce que no había trabajado en remoto nunca o casi nunca hasta la llegada de la pandemia.
El teletrabajo ha recibido un importante impulso durante la pandemia. Muchas empresas y empleados han cambiado las condiciones en las que desarrollan su trabajo. Primero por obligación, y más adelante, siguiendo las recomendaciones para evitar la propagación del virus reduciendo la movilidad.
Según la Encuesta de Población Activa (EPA), en 2019 ya se había detectado una ligera tendencia al alza de las personas que trabajaban desde casa. Tanto de las que lo hacen normalmente (o más de la mitad de los días), que habían pasado del 4,3% al 4,8%; como la de las que lo hicieron ocasionalmente, que aumentaron del 3,2% al 3,5%.
En el barómetro de octubre del Centro de Investigaciones Sociológicas (CIS), ya en 2020, el 74,5% de los trabajadores reconoce que no había trabajado en remoto nunca o casi nunca. Y entre aquellos cuyas responsabilidades se lo permiten, tan solo el 36,6% ha optado por ello. De entre quienes sí lo practican, el 68,8% se encuentra a favor de esta práctica a pesar de los inconvenientes, la mayoría de ellos relacionados con la conciliación y la falta de concentración.
Sentido de cohesión
Han pasado doce meses desde que muchos personas dejaron sus puestos de trabajo presenciales. Una solución que parecía temporal ha pasado a estar generalizada en algunas organizaciones. En este tiempo las compañías han empezado a diseñar estrategias para fomentar el teletrabajo una vez termine la crisis sanitaria.
En este proceso de transformación, no solo es importante dotar a los empleados de las herramientas necesarias para el nuevo entorno laboral, también mantener la cultura de empresa que crea esa cohesión entre todos los integrantes de esta. Con el teletrabajo no debe perderse el contacto para mantener el sentido de grupo que muchas veces se genera en el trato personal diario.
Los responsables de recursos humanos tienen por delante un reto en el que herramientas tecnológicas, como People Analytics by aggity, facilitan la gestión avanzada del talento, la planificación de la fuerza laboral y el control de la fuerza operativa mediante el uso sistemático de los datos. A partir del uso de tecnologías de Big Data, inteligencia artificial y machine learning, este software es capaz de aportar valor en todos los momentos de la relación del empleado con su compañía.
Gracias al uso de algoritmos predictivos, aplicados al análisis y la interpretación de la actividad de los empleados, es posible conseguir beneficios en la gestión del talento desde el primer contacto y a lo largo de la carrera profesional del trabajador en la compañía, independientemente de si la modalidad elegida es la del trabajo presencial o en remoto. Disponer de las métricas adecuadas también favorece la óptima gestión de la compañía y la detección de posibles irregularidades que pueden ser corregidas para obtener los resultados deseados.
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Mide la productividad del empleado con la analítica de datos
La expansión sin precedentes que ha experimentado el teletrabajo con la pandemia de la Covid-19 abre una oportunidad en las empresas para mejorar la gestión del talento, elevar la productividad y aumentar la satisfacción de sus empleados.
No son pocas las organizaciones que sin contar con experiencia previa en el teletrabajo, se han visto obligadas a dar de un día para otro el salto a esta modalidad de trabajo. Para todas ellas la posibilidad de medir la productividad de sus empleados se ha convertido en algo necesario.
En esta situación es natural que los directivos, coordinadores de equipos y, por supuesto, los responsables de la gestión de los RRHH se pregunten si los trabajadores sabrán desarrollar su trabajo a distancia, cómo puede la empresa ayudarles a ser más productivos y de qué forma es posible mantener e incluso reforzar el vínculo y la cultura de la empresa para hacer realidad el smart working.
La respuesta a esta y otras cuestiones resulta mucho más sencilla gracias a la tecnología, que nos permite asegurar que el teletrabajo abre una oportunidad en las empresas para mejorar la gestión del talento y elevar la productividad y la satisfacción de los empleados.
Una plataforma de gestión de las personas y el talento como BesTalent IA by aggity permite a las organizaciones aprovechar esa oportunidad gracias a herramientas de nueva generación, como IA & People Analytics, que permite tener visión del desempeño de los equipos de trabajo en remoto y, en base a ese conocimiento fruto del análisis de los datos, tomar decisiones que contribuyan directamente a la mejora de la productividad y la eficiencia.
Esto es así porque, mientras que tradicionalmente solo se disponía de información de los empleados relacionada con cuestiones administrativas, actualmente la IA y la analítica de datos permiten ampliar el foco y dar un paso hacia delante en la medición de la actividad de los empleados, su desempeño y su productividad.
A partir de aquí es posible identificar a los empleados con alto potencial o capacidades diferentes, así como a los empleados críticos, además de determinar áreas de mejora. Con ese conocimiento, la empresa puede anticiparse a las necesidades de sus empleados y establecer, por ejemplo, en los planes de desarrollo programas de talento directivo, formación específica para profesionales de alto potencial o acciones específicas dirigidas a evitar la fuga de los profesionales con un alto rendimiento.
La importancia de medir la productividad del empleado
Mediante la analítica de datos aplicada a los RRHH, las organizaciones también resuelven problemas habituales que les impiden realizar una gestión avanzada del talento. Entre estos obstáculos se encuentra la falta de unificación de datos, métricas y KPIs generados por los empleados, una limitación que se elimina gracias a la capacidad para obtener métricas homogéneas, punto de partida para tomar decisiones ajustadas a los datos y al perfil del empleado, así como para identificar mejores y peores prácticas.
Por otra parte, y este punto es clave, la gestión avanzada del talento pasa por la automatización. De esta forma, el tiempo destinado a procesos sin automatizar y tareas repetitivas de poco valor que requieren de control manual o semiautomático, tales como el control de gastos, la gestión de vacaciones o el control horario, puede dedicarse a tareas de valor añadido como la creación de un plan de desarrollo y compensación personalizado, ajustado a las necesidades e intereses de cada profesional y que redundará en beneficio del conjunto de la empresa.
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¿Cómo elegir el mejor Software de Recursos Humanos?
La labor del departamento de Recursos Humanos de una organización es cada vez más importante. Ya no se encarga sólo de gestionar nóminas o altas y bajas de empleados, por lo que elegir el mejor software de Recursos Humanos y gestión del talento es esencial.
Con un software de recursos humanos las empresas se dotan de la capacidad para atraer y contratar a los mejores candidatos, asegurando su motivación y promoviendo su capacitación y desarrollo.
El departamento de Recursos Humanos, en sus procesos de transformación digital, ha ido implementando nuevas responsabilidades, cada vez más importantes, en la estrategia de las organizaciones. Hasta hace no mucho tiempo, su principal labor era la de gestionar las nóminas o gestionar las altas y las bajas de los empleados. Hoy, las tendencias van por otro camino ya que estos departamentos tienen toda una amalgama de responsabilidades y trabajan de forma conjunta con la dirección para ejecutar y definir la estrategia empresarial y aportar más valor al área de RRHH y gestión del talento.
La importancia de un software de Recursos Humanos
Por este motivo es tan importante la implantación de un software de Recursos Humanos que permita avanzar en la transformación digital del departamento de RRHH,. El objetivo es acertar en la selección del software de gestión de recursos humanos más adecuado para una empresa ya que debe cubrir, además de los apartados tradicionales, otros tan importantes como la gestión del talento.
Esto implica conocer, en base a la analítica de datos, la situación emocional en la que se encuentran los trabajadores o las necesidades que tienen, implementar procesos de formación dentro de la organización que permitan incrementar la productividad de la empresa a la vez que motivan al empleado o diseñar estrategias flexibles acordes a las características de cada uno de los miembros que componen una plantilla, entre otros.
Proceso para elegir un software de RRHH
La tarea de elegir un software de RRHH y gestión del talento que se adapte a las necesidades de una determinada organización no es sencilla. Primero porque la oferta es múltiple, lo que hace difícil el proceso de selección y, en segundo lugar, porque no todo el software de recursos humanos que se encuentra en el mercado se adapta a las necesidades concretas de una determinada compañía.
Muchas empresas ya tienen el tradicional ERP y su módulo de recursos humanos, pero posiblemente, ya se ha quedado obsoleto o no aporta las funcionalidades necesarias para el funcionamiento de un departamento de RRHH del siglo XXI.
En general, la ayuda de un partner experto como aggity ayudará a elegir la herramienta que mejor se adapta a las necesidades de una empresa. Muchas veces no es necesario incorporar la totalidad de funcionalidades de una solución o de una plataforma. Sin embargo, a la hora de iniciar el proceso de elegir el mejor software de Recursos Humanos debe comenzar por:
- Conocer las necesidades del área de RRHH. Análisis interno de la empresa para determinar cuáles son los procesos estratégicos dentro de la organización. Eso posibilita escoger el software adecuado en función de los requerimientos y objetivos.
- Considerar el número de empleados. En la mayoría de los casos, el coste estará determinado en función de los empleados de la empresa y este factor determinará la herramienta que elijamos.
- Determinar las necesidades de movilidad de la organización. Cada vez es más habitual que los empleados trabajen fuera de la oficina y deban tener cierta movilidad. Nuestro software deberá tener en cuenta esas variables para poder registrar su jornada, solicitar permutas o comunicar incidencias. Las apps para el móvil serán de gran ayuda en esos casos.
- Seguridad y almacenamiento. Nuestro software deberá posibilitar un sistema cloud o sistema de almacenamiento interno y garantizar siempre la seguridad de nuestros datos
- Gestión avanzada del talento. A las funcionalidades básicas debemos añadir la gestión de talento si queremos ir más allá. Aspectos como la integración en la solución y la tecnología de Inteligencia Artificial (IA) puede marcar una diferencia importante en este punto.
Qué aporta un software de Recursos Humanos
Una vez que se ha realizado el análisis previo que ayudará a elegir el mejor software de Recursos Humanos es necesario que éste cubra una serie de funciones capitales para la gestión del talento en las empresas:
- Selección y seguimiento de candidatos. Para así poder automatizar los procesos de reclutamiento y escoger a la persona con las cualidades y habilidades apropiadas.
- Formación. Para poder asegurar la actualización permanente de sus conocimientos y habilidades en función de su posición y objetivos del negocio.
- Nóminas. Módulo fundamental para poder gestionar, de manera digital, los datos más sensibles que rodean al proceso de creación de las nóminas.
- Control de Jornada. Importante desde un punto de vista legal y que debe facilitar el registro ágil, cómodo y geolocalizado de la jornada de trabajo de cualquier empleado, sea cual sea su situación laboral.
- Planificación. Para la gestión de calendarios, rotaciones y permutas para cualquier perfil de la organización usando datos reales y actualizados.
- Presupuesto: Módulo que permite establecer diferentes escenarios y estructuras presupuestarias.
- Portal del Empleado: Comunicación bidireccional e instantánea entre la empresa y los empleados, que permite compartir y gestionar el conocimiento.
Requerimientos tecnológicos
Una vez solucionados los dos primeros apartados llega el momento de la implementación. El proveedor ofrecerá toda la ayuda posible para que la implementación sea todo un éxito. Actualmente no se opta por implementar en los sistemas de la organización un software de gestión de recursos humanos, sino que las soluciones cloud se han impuesto porque tanto la implementación como sus capacidades analíticas mejoran en este modelo.
Una plataforma como BesTalent IA by aggity está diseñada para gestionar el capital humano que conforma una organización. Su mayor ventaja radica en que se trata de una solución que cubren desde las necesidades más básicas (Administración de Personal, Nóminas, Registro Horario…) hasta las más avanzadas en la capa de “People Analytics”, gracias al empleo que hace de tecnologías como la IA, el Big Data o el Machine Learning.
Gracias a la plataformas de gestión avanzada de los recursos humanos y el talento se consigue que el Área de Gestión de Personas cuente con datos e información contrastada que sirve de base objetiva para la toma de decisiones, poniéndose al mismo nivel que otros departamentos operativos de la empresa.
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¿Cómo fomentar la implicación del trabajador en la empresa?
La falta de implicación del trabajador en una empresa repercute negativamente en su productividad y en la gestión de recursos humanos. Por ello, es importante repasar de qué forma se puede fomentar la implicación y las ventajas de utilizar un software para RRHH digital.
La importancia de contar con una plantilla implicada, así como una correcta gestión de los recursos humanos es de vital importancia de cara a la estrategia de empresa.
Mejorar la implicación de los trabajadores es una muy buena estrategia para mejorar la productividad del trabajo y la cifra de negocio. Y es que, el concepto de implicación del trabajador no es solo aplicable a las nuevas empresas startups.
Las empresas con fórmulas de trabajo más tradicionales también pueden contar con trabajadores más comprometidos y motivados. Para ello, solo es necesario tener en cuenta una serie de aspectos y cambiar ligeramente la forma de trabajar. Asimismo, ayuda contar con un software de control a tiempo real de los operarios.
Maneras de fomentar la implicación del trabajador:
1. Mejorar la comunicación con los superiores. Los trabajadores prefieren el trato cercano y personal con los mismos y, cuanto más directo, mejor.
2. Crear feedback entre los empleados y la empresa. Es muy importante que los empleados conozcan la filosofía y los valores de la empresa para que se identifiquen con su cultura. Esto permite que asuman las estrategias como propias actuando así en beneficio de la organización.
3. Fijar metas y objetivos en común. Un buen líder escucha las ideas de los empleados y les invita a que fijen sus propias metas dentro de cada departamento. Para ello, es necesario crear equipos de trabajo con el objetivo de que se valoren los resultados en conjunto. Esto ayuda a que presten más atención a sus tareas, mejorando la calidad de los procesos.
4. Formar a los trabajadores. La formación es clave para el desarrollo de los trabajadores. Estos se sienten más valorados cuando la empresa está confiando en ellos.
5. Crear una política de complementos a la retribución. Este tipo de política se basa en la oferta de servicios, derechos o bienes a todos los trabajadores de una empresa gratuitamente o a un coste inferior al del mercado. Es una iniciativa interesante puesto que los empleados se aprovechan de los beneficios que tienen las empresas en la contratación de ciertos productos.
6. Delegar de forma correcta. Si los trabajadores piensan que no se confía en ellos en ciertas funciones, no se sentirán implicados con la empresa. Para ello, es necesario hacerles partícipes poco a poco de las responsabilidades de la misma.
7. Premiar la productividad. Los empleados darán más de si cuando se sientan valorados y se premie su productividad. Esto hará que los objetivos empresariales acaben siendo los suyos propios.
Todo esto se acaba resumiendo en fomentar un buen clima laboral a través del cuidado del entorno y de los empleados. Un ambiente de trabajo cordial y transparente potencia la productividad de todos. Por ello, es necesario hacer hincapié en la gestión de los recursos humanos de las empresas.
Un ambiente de trabajo cordial y transparente potencia la productividad de todos.
En aggity contamos con la plataforma GTT by aggity para fomentar la implicación del trabajador con un software para RRHH digital, posibilita que sea el propio capital humano de la empresa el que se involucre en su gestión del tiempo y de las tareas, algo que también se traduce en rentabilidad económica.
La plataforma de gestión de recursos humanos GTT by aggity incluye:
– Cuadrantes de trabajo. Para mejorar la organización y planificación de trabajo para empresas.
– Calendarios individuales y en común. Para recoger los descansos legales y controlar las incidencias de cada trabajador. Así como el control de jornada laboral y una guía de registro de jornada laboral 2019.
– Funcionalidades para establecer turnos de trabajo adaptados a las necesidades de trabajador y empresa para mejorar la productividad global.
De esta forma, la herramienta de productividad del trabajo GTT by aggity mejora la percepción que los profesionales tienen la organización a partir de dos elementos claves: transparencia y autoservicio.
Además, la aplicación de GTT digital nos permite mejorar el registro de jornada laboral 2019 a través de un portal del trabajador online. Una plataforma siempre disponible donde los empleados pueden incluir tareas en el calendario. Gracias a esto, pueden mejorar su conciliación laboral y personal sin que las necesidades de la empresa se vean afectadas. Este portal online para la gestión de los recursos humanos muestra también la jornada laboral anual de forma clara: las horas trabajas en exceso, su gestión, las vacaciones, así como la productividad y el absentismo.
Con GTT by aggity la empresa podrá aumentar la productividad del trabajo teniendo en cuenta:
1. El trabajo.
2. Las personas.
3. Las estructuras
4. La administración
Todo ello busca facilitar la toma de decisiones con tiempo y basadas en datos reales. Asimismo, tiene como fin fomentar la implicación del trabajador en la empresa a través de la mejora de la comunicación entre todos los empleados y departamentos y de la transparencia de la información. Algo que se acaba traduciendo en una mejora de los índices de cobertura, así como de las ratios de productividad global de empresa.
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Software para la evaluación del desempeño, enemigo del absentismo laboral
El presidente de la CEOE, Antonio Garamendi, asegura que el registro de la jornada laboral ha destapado que muchos empleados deben horas a las empresas. Ante esta situación, repasamos cómo afecta el absentismo a la productividad de la empresa, y enumeramos las ventajas de utilizar el software para RRHH GTT Digital de aggity.
El absentismo laboral se refiere a la ausencia de un trabajador en su puesto de trabajo. Lo que resulta en la no realización de sus tareas. No todas las ausencias en el trabajo son iguales, existen tres tipos:
- Absentismo justificado: son las faltas al trabajo por motivos justificados. En estas situaciones, el trabajador debe avisar a la empresa. Algunos ejemplos son permisos de maternidad, de defunción de un familiar o incapacidad temporal por enfermedad.
- Absentismo Injustificado: en estas ocasiones, el trabajador se ausenta de su puesto de trabajo sin motivo justificado. Este tipo de ausencia es el más perjudicial para la empresa. Al ser imprevisible, dificulta la organización de las tareas.
- Presentismo laboral: en este caso, aunque el trabajador acude a su puesto, no cumple con sus tareas e invierte su tiempo en actividades ajenas. Algunas de las situaciones más habituales suelen ser navegar por Internet con fines ociosos o hacer recados personales.
Según un estudio de Randstad Research, la tasa de absentismo en España en 2018 se situó en un 4,5%, un 0,15% más que en 2017. En concreto, el absentismo no justificado ha descendido ligeramente (un 0,10%) y se ha situado en un 1,2% de media.
Combatir el absentismo debe ser una prioridad para las empresas, y, para ello, deben establecerse medidas adecuadas.
¿Cómo reducir el absentismo laboral?
- Adaptar el trabajo a las personas repartiendo las cargas. De esta forma, todos los empleados rinden por igual.
- Ofrecer la posibilidad de realizar una jornada adaptada a las necesidades del trabajador.
- Facilitar el teletrabajo para conciliar la vida personal con la laboral.
- Promover hábitos de vida y trabajo saludables. Un trabajador con una vida saludable está menos expuesto a bajas por enfermedad.
- Establecer políticas de turnos consensuadas con la plantilla.
- Promover programas de formación que permitan a los trabajadores desarrollar su carrera profesional con todas las herramientas posibles a su alcance.
- Diseñar planes de incentivación y motivación, aumentar la participación y la colaboración de los trabajadores.
- Humanizar las relaciones laborales. Mejorar las relaciones entre los miembros de los equipos es sencillo y muy efectivo. Las actividades enfocadas al team building contribuyen a la mejora del clima laboral.
- Ofrecer recompensas por el trabajo bien hecho hará que el empleado esté más motivado.
Para llevar a cabo todo esto, el software de control en tiempo real de operarios de aggity, GTT by aggity, permite que sea el propio capital humano de la empresa el que se involucre en su propia gestión del tiempo y de las tareas.
Este software para la evaluación de desempeño laboral tiene en cuenta los cuatro pilares fundamentales de la empresa: el trabajo, las personas, la administración y las estructuras. Así, tiene como objetivo facilitar la toma de decisiones en base a hechos reales. De esta forma se mejoran las ratios de productividad.
Este programa para el control de horas de trabajo incluye las siguientes funcionalidades:
- Cuadrantes de trabajo para optimizar la empresa a través del control del calendario laboral y los horarios.
- Calendarios individuales que recogen los descansos legales y controlan las incidencias de cada trabajador.
- Integra funcionalidades para establecer turnos de trabajo adaptados a las necesidades de empresa y trabajador.
- Dispone de la app de registro horario para empresas GTT Digital Time Plan, que se integra con el sistema de mensajería corporativa y la red social corporativa.
- La app permite la geolocalización física de los profesionales, así como el marcaje directo desde cualquier lugar.
Con esta solución, la organización logra mejora la conciliación laboral-personal del trabajador sin que la satisfacción de las necesidades de la empresa se vea afectada.
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Registro de la jornada laboral, ¿cuáles son los aspectos clave?
La obligación de registro de la jornada laboral es una oportunidad para avanzar en la digitalización de la empresa. Repasamos los aspectos clave de esta nueva normativa y las posibilidades de registro como la app GTT Digital Time Plan.
Tras las nuevas medidas urgentes de protección social y lucha contra la precariedad laboral, la mayoría de las empresas están obligadas a llevar a cabo un registro diario de la jornada de los trabajadores.
¿A quién aplica la obligación del registro de jornada laboral 2019?
El Real Decreto Ley 8/2019 modifica la ley sobre el control de jornada en vigor desde 2014. Hasta el momento, solo aplicaba a los contratos laborales a tiempo parcial. Después de esta nueva ley se extiende esta obligación a todos los trabajadores con independencia de su categoría o grupo profesional, y en todas las empresas y sectores de actividad.
La obligación del registro diario de jornada también lo es para los trabajadores temporales, trabajadores en movilidad como, por ejemplo, los comerciales. Teletrabajadores u otras modalidades en las que el trabajador realiza su labor, parcial o totalmente, fuera del centro de trabajo de la empresa también están incluidos en este nuevo planteamiento de registro de jornada laboral.
¿Cuáles son las excepciones del registro de jornada laboral?
Hay algunos trabajadores que están exentos del registro de jornada laboral por diversos motivos:
- El personal de alta dirección
- Trabajadores que cuentan con un régimen específico o particular en materia de registro de jornada (por ejemplo: trabajadores de determinados servicios de transportes por carretera, trabajadores de la marina mercante y ciertos trabajadores en el sector del transporte ferroviario).
- Los trabajadores autónomos o los socios trabajadores de cooperativas.
¿Cómo llevar a cabo el registro de jornada de los trabajadores?
La nueva ley de registro de jornada laboral 2019, no impone un sistema específico para el control de las horas de trabajo. En este sentido, las empresas pueden utilizar varios sistemas diferentes de registro tanto de tipo manual, como informático.
Sin embargo, la recopilación manual de los datos de registro, a requerimiento de la inspección de trabajo, puede provocar que los costes extra de administración y que las posibles sanciones por incumplimiento sean superiores a los costes de automatizar esta gestión con una solución software. Además, las empresas que no lo digitalicen podrían asumir en torno a 50 millones de horas de trabajo extra, según un estudio de aggity.
En esta tesitura, cabe destacar, la tendencia cada vez más extendida del teletrabajo, la conciliación laboral y la movilidad. De hecho, según el Monitor Adecco de Oportunidades y Satisfacción en Empleo, 1,43 millones de personas en España son teletrabajadores. Por lo tanto, una app puede ser la mejor opción sea llevar a cabo este proceso de marcaje.
¿Qué ventajas tiene la app de aggity GTT Digital Time Plan?
- Permite el registro de las horas de trabajo por parte de los profesionales de forma geolocalizada (un aspecto fundamental es el caso de los trabajadores en movilidad).
- Es una app de registro para empresas donde los empleados pueden registrar su jornada de trabajo desde su smartphone en cualquier momento y lugar.
- La aplicación de registro de jornada laboral se integra con las herramientas de mensajería corporativa (Corporate Messenger by aggity).
- Una red social corporativa: la red social corporativa (Social Network by aggity) de aggity facilita el envío, de forma automática y segura, de mensajes directos entre los profesionales de la empresa, promoviendo así un papel más activo en su gestión y desarrollo.
“Alrededor de medio millón de trabajadores en España ya hace uso de la solución GTT”
¿Qué consecuencias puede tener el incumplimiento?
Ciertamente, el Gobierno ha informado de que no habrá sanciones durante las primeras semanas de la puesta en marcha de la obligatoriedad de registro laboral. La inspección de trabajo actuará con mesura y que dará un margen a las empresas para aclimatarse a la nueva normativa.
No obstante, y según la Ley Orgánica de Infracciones y Sanciones del Orden de lo Social, la empresa que no realice el citado registro se enfrenta a multas de entre 60 y 625 euros. Asimismo, la ley dictamina que, si el incumplimiento va más allá de la tarea de registrar las horas e implica la superación de los límites de la jornada, la empresa se enfrentaría a una sanción de hasta 6.250 euros.
Además, existen otras sanciones en el caso de que las empresas no lleven a cabo esta tarea. En ese sentido, en el supuesto de los trabajadores a tiempo parcial que no den cumplimiento a esta normativa, se presumirá un contrato de jornada completa. Por otro lado, la empresa deberá abonar en efectivo las horas extraordinarias no compensadas dentro del plazo legal de prescripción de un año, así como las correspondientes cotizaciones no ingresadas vinculadas al abono citado (con carácter retroactivo).
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Aumentar la productividad: Evitar Presentismo y absentismo laboral
Más horas en la oficina no siempre significa más productividad. Este es el caso, por ejemplo, de España, que se encuentra entre los países que más horas trabaja al año, de Europa, a pesar de que su productividad por hora trabajada es menor en comparación con la de otros países. En el post de hoy hablamos de técnicas para aumentar la productividad.
Según el estudio ‘La productividad del trabajo y la conciliación laboral’, realizado en 15 países por el EAE Business School, los españoles trabajan una media de 1.695 horas cada año y, pese a estar entre los países que más trabaja, su productividad por hora trabajada se sitúa en el 31,5%. Sin embargo, Noruega cuenta con un 80% de productividad y es el tercer país que menos horas invierte en trabajar. Por detrás de Noruega y entre los países más productivos destacan Suiza y Dinamarca, con un 58% y 55% de productividad, respectivamente.
Además, y de acuerdo con el mismo estudio, el 56% de las empresas españolas reconocen haber sufrido con presentismo laboral, una situación en la que el trabajador dedica tiempo de su horario laboral a tareas que no tienen que ver con su trabajo. En este sentido, y según Adecco, una de cada dos empresas españolas reconoce tener hasta un 10% de trabajadores presentistas en su plantilla. Esto se debe a que muchos empleados acuden al lugar de trabajo para que no se les pueda achacar que han cometido absentismo, pero, sin embargo, su dedicación en esas horas no es todo lo eficiente que debería ser.
Además del presentismo, las organizaciones cuentan con el problema del absentismo laboral. De hecho, el informe de EAE denota que, sumando los motivos justificados y los injustificados, en España no acuden a su puesto de trabajo diariamente un total de 820.000 personas. Esto resulta en un coste anual para las empresas de cerca de 50.200 millones de euros. En cualquier caso, este hecho cambia en función de los sectores: la reparación de vehículos y el comercio al por mayor y al por menor son los que más horas trabajan, seguidos del sector de la industria manufacturera.
Por otro lado, el estudio también apunta que el 24% de las pymes ofrece flexibilidad casi al 75%-100% de su plantilla, mientras que en la gran empresa esta flexibilidad solo alcanza al 18% de los profesionales. Esto, en muchas ocasiones, impide la conciliación que, unida al mencionado presentismo y absentismo, dificulta el aumentar la productividad de forma importante.
En este contexto, y a la hora de analizar cuáles son los factores que contribuyen a que el tiempo de trabajo invertido en la empresa no vaya ligado a su productividad, debemos tener en cuenta que, al tratarse del capital humano, es imprescindible recurrir a indicadores que midan la asistencia, la puntualidad y actitud en el trabajo, así como el aprovechamiento del tiempo. Como ya hemos comentado, si no se cuidan estos aspectos, actividad y productividad no tienen por qué ir de la mano.
Con el objetivo de planificar y desarrollar una metodología de trabajo que tenga en cuenta estos aspectos, muchas empresas optan por implementar programas que les permitan tener información exhaustiva de cómo se mueve cada empleado dentro de la organización. Se trata de sistemas que permiten evaluar y aumentar la productividad del personal desde que inician sesión en su cuenta.
GTT para la planificación del tiempo y aumentar la productividad
Precisamente, el software de gestión de tiempo de aggity, GTT, permite que sea el propio capital humano de la empresa el que se involucre en su propia gestión del tiempo y de las tareas. Esta herramienta integra cuadrantes de trabajo para mejorar y optimizar la organización a través del control del calendario laboral, los ciclos de trabajo y los horarios. Además, permite crear calendarios individuales que recogen los descansos legales y controlan las incidencias de cada trabajador. También integra funcionalidades para establecer turnos de trabajo adaptados a las necesidades de trabajador y empresa.
Con esta solución se logra mejora la conciliación laboral-personal del trabajador sin que la satisfacción de las necesidades de la empresa se vea afectadas. GTT tiene así en cuenta los cuatro pilates fundamentales de una empresa: el trabajo, las personas, la administración y las estructuras, con el objetivo de facilitar la toma de decisiones con tiempo y basadas en datos reales y mejorar, por ende, los índices de cobertura y las ratios de productividad.
Además, la herramienta también está disponible en su versión GTT Digital Time Plan, una app que integra sistema de mensajería corporativa, red social corporativa y comunicación vía vídeo para ofrecer una herramienta que permite la geolocalización física de los profesionales, así como el marcaje directo en cualquier lugar en el que se encuentre el trabajador.
De nada sirve que los empleados inviertan horas en sus lugares de trabajo si eso no se traduce en productividad, y, en un momento de transformación digital, resulta imperativo que las empresas hagan uso de las nuevas tecnologías con el objetivo de analizar cuáles son los factores qué deterioran la productividad del capital humano y cómo eliminarlos.
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La gestión del tiempo es la palanca del crecimiento
Dicen que el tiempo es oro, y no hay una certeza más grande que esa. Por ello, saber cómo gestionar ese tiempo se traduce en una mayor productividad, tanto si se refiere al ámbito laboral como al personal. Esta productividad, a su vez, se verá reflejada en un mayor crecimiento en lo que a empresas se refiere.
Pero a veces es más sencillo decirlo que hacerlo; entran en juego aquí las nuevas tecnologías, que como en otros tantos ámbitos de la vida ayudan de manera importante a que esa gestión tan deseada se convierta en una realidad. Contar con un software de gestión del tiempo de trabajo como GTT by aggity puede ser la solución a los problemas.
Gestión del tiempo de trabajo: mayor eficacia y productividad
Un proyecto empresarial siempre va en busca del éxito, y en ese camino no se puede olvidar de la productividad y la eficacia a la hora de desempeñar las diferentes tareas. Estos dos conceptos están íntimamente relacionados con la consecución del objetivo deseado, aunque las estadísticas no demuestren que se pongan en práctica habitualmente.
Según un informe de Eurostat, España cuenta con una productividad del 31,5% por cada hora trabajada. Esta mala cifra se sitúa muy lejos de otros países vecinos de la Unión Europea, y además refleja un síntoma anclado en la vieja cultura empresarial: importa más el número de horas que el uso que se les da en la jornada laboral. Aunque esto haya cambiado, no ha alcanzado cuotas óptimas. Así lo indica la OCDE (Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos), que asegura que la productividad se ha estancado en los últimos 20 años en nuestro país.
Para una correcta gestión del tiempo han de fijarse objetivos en dos direcciones:
- Individual. Planificar las jornadas, controlar las acciones, realizar cuadros de tareas o hacer pausas estipuladas previamente para descansar son algunas de las claves para gestionar el tiempo uno mismo.
- Social. Comunicar debidamente líneas de actuación, delegar responsabilidades en otros perfiles, fomentar el diálogo con colaboradores o priorizar las relaciones en función de los objetivos son pautas que deben primar en la gestión del tiempo a nivel organizacional.
Por tanto, la planificación y la medición y análisis de resultados son clave para mejorar la gestión del tiempo, incidiendo en aquellos aspectos que deben ser corregidos. Se trata de una tarea diaria que se debe desarrollar de manera consciente sin que falte el uso de las nuevas tecnologías.
El software GTT
El software GTT (Gestión del Tiempo de Trabajo) ha sido diseñado para facilitar la gestión del tiempo de la empresa. Cuenta con una definida estructura de la organización empresarial, que servirá a la hora de asignar tareas a perfiles según talento y responsabilidad.
Y como la información es poder, este software reúne y aporta los datos necesarios a todos aquellos mandos intermedios que los necesiten para planificar eficientemente, promoviendo además la autogestión. Con esto se gana eficiencia en tareas como la gestión de calendarios y turnos de trabajo, pero también implica una mayor agilidad en las comunicaciones internas. Esto se consigue a través de una red social corporativa, mensajería instantánea y colaboración en vídeo.
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Registro de la jornada laboral vía app
Gestionar las inversiones en acciones en el banco, comprobar el tiempo de espera hasta la llegada del próximo tren, vender ropa que ya no se usa o buscar el mejor restaurante para cenar en la ciudad a la que se ha viajado. Estas son algunas de las muchas acciones que se llevan a cabo a través de las apps. Tanto estas como las redes sociales llevan años facilitando actividades diarias en ámbitos muy diferentes y, en la actualidad, están completamente integradas en el día a día de los ciudadanos.
En España, un total de 22 millones de personas son usuarios activos de apps y, según un estudio realizado por Neo Labels en colaboración con Microsoft, a diario se registran cuatro millones de descargas de apps. El mismo informe revela que estas cifras doblan las de 2012, cuando se registraban 2,7 millones de descargas de apps al día.
Asimismo, según datos del informe de Ditrendia, ‘Mobile en España y en el Mundo 2018’, un tercio de los españoles dedica 20 horas semanales al uso de aplicaciones móviles. En cuanto a los motivos por los que los usuarios descargan apps, los datos indican que el 72% de los españoles valora a cobertura de una necesidad. Así mismo y frente a un 14% que afirma conservar todas las apps que descarga, el 79% solo mantiene las que realmente necesita. Las principales razones que llevan a un usuario a eliminar una app son, por un lado, fallos en su funcionamiento (64%), y, por otro, falta de uso (46%).
Estos datos no sorprenden si tenemos en cuenta que España ocupa una posición de cabeza en el uso de smartphones y tabletas. Y, además, la utilización que se hace de estos dispositivos es muy elevado. El informe de Neo Labels señala el 72% de los españoles no apaga su móvil para dormir, el 80% no se separa de él durante la comida y uno de cada tres usuarios lo utiliza en el baño.
Es más que evidente que, en la actualidad, prácticamente todas las personas cuentan con dispositivos móviles que utilizan para el desempeño de muchas tareas cotidianas. Sin embargo, ¿qué ocurre en el entorno empresarial? La tecnología está cambiando la manera de gestionarlo todo y las organizaciones pueden y deben aprovechar este avance para digitalizar procesos o acciones que antes se llevaban a cabo de manera manual. Se trata de una pura cuestión de adaptación.
En este contexto y como consecuencia de la aprobación por parte del Gobierno del Real Decreto Ley 8/2019 que modifica el Estatuto de los Trabajadores, las empresas están obligadas, a partir del 12 de mayo, a realizar un registro diario del horario de trabajo de sus trabajadores, incluyendo el inicio y el fin de su jornada. Las empresas también deben guardar durante cuatro años los registros, que permanecerán a disposición del trabajador, sus representantes y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Las empresas vuelven a enfrentarse, por tanto, a la necesidad de dar cumplimiento a estas nuevas exigencias, así como a sanciones en caso de incumplimiento.
Marcaje ágil y geolocalizado en cualquier momento y lugar
Es en este escenario, donde surge la pregunta: ¿es posible llevar a cabo este proceso con una app? Precisamente, aggity dispone de una aplicación para ello, el GTT Digital Time Plan, una herramienta que, de manera sencilla e intuitiva, permite el marcaje directo de los profesionales geolocalizado, un aspecto fundamental es el caso de los trabajadores en movilidad. De esta forma, con esta app los trabajadores pueden registrar su jornada de trabajo desde su smartphone en cualquier momento y lugar.
La solución tiene todo el sentido para un volumen importante de empresas, puesto que alrededor de la mitad de estas (47%) no cuenta con las soluciones necesarias para automatizar el registro de la jornada. Por otra parte, la realidad es que los costes extras asociados al desarrollo manual de esta labor superan al coste de su digitalización, un imperativo en el citado caso de los trabajadores remotos.
GTT Digital Time Plan se integra, además, con las herramientas de mensajería corporativa (Corporate Messenger by aggity), red social corporativa y comunicación vía vídeo de aggity para facilitar el envío, de forma automática y segura, de mensajes directos entre los profesionales de la empresa, promoviendo así un papel más activo en su gestión y desarrollo.
GTT Digital Time Plan es la versión app de GTT by aggity, que también incorpora cuadrantes de trabajo, permite crear calendarios individuales dando cumplimiento a los descansos legales, establecer turnos de trabajo adaptados a las necesidades de la empresa y los profesionales, así como controlar las incidencias de cada trabajador.
Ante los cambios, las empresas tienen que adaptarse de la manera más rápida y eficiente posible y la digitalización ha demostrado ser la mejor vía. La gestión de las personas no es ajena a esta realidad y si podemos dar un paso adelante en movilidad y digitalización, aprovechando el cumplimiento de una exigencia regulatoria, por qué habríamos de detenernos. Más aún cuando, además de ganar en eficiencia, se reducen costes.
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Gestión del tiempo, palanca para mejorar la productividad laboral
España ha recuperado más de la mitad de los puestos de trabajo destruidos en el auge de la crisis que azotó al país entre 2007 y 2013, una cifra que se concreta en que 1,81 millones de personas han vuelto a encontrar un empleo. Sin embargo, no todo son buenas noticias: seguimos a la zaga en lo que a productividad se refiere.
Desde que comenzó la recuperación económica en 2013, el 78% de los empleos creados registra una productividad inferior al promedio de Europa, según se desprende de un informe del servicio de estudios de CaixaBank. En este sentido, y de acuerdo con los datos de Eurostat, la productividad en España es del 31,5% por hora trabajada, muy lejos de la que registran países como Noruega (79,9%), Suiza (57,9%) o Dinamarca (55,3%).
A la hora de analizar por sectores, aquellos en los que la productividad ha crecido menos desde el 2013 son administración pública, educación y sanidad, y las actividades artísticas. Algo que, además de a otros factores, puede deberse a la escasa planificación o la incorrecta gestión de las tareas y a la inexistencia de una comunicación eficaz entre los diferentes trabajadores que integran las organizaciones.
Mejorar la planificación y reducir tiempos
Precisamente y en el caso de las empresas de servicios, en sectores como la sanidad u otros, hablamos de personal que trabaja en turnos en el desarrollo de una actividad 24×7. En este contexto, cualquier aumento en la eficiencia de la gestión del capital humano, la más mínima mejora en la planificación y reducción de tiempos, la posibilidad de tomar decisiones en tiempo real para adecuarse a cualquier eventualidad y elevar el nivel de satisfacción y la motivación del personal tiene un impacto positivo directo en la cuenta de resultados. Por el contrario, las deficiencias en la gestión de los RRHH en una empresa se traducen simplemente en pérdida de tiempo o tiempo mal empleado por parte de los equipos de trabajo, y, por lo tanto, en pérdida de la productividad.
Pero, además, estas deficiencias también se dan en empresas de otros sectores en un entorno laboral como el actual que está sometido a muchos cambios y está brindando a los trabajadores la posibilidad de trabajar bajo unos parámetros de flexibilidad mayores como las medias jornadas, turnos rotativos, bolsas de horas o el teletrabajo. Aunar toda esta amalgama de opciones de trabajo con los avances tecnológicos resulta imperativo para procurar que la productividad no se quede anclada.
Normalizar e identificar los horarios, jornadas, turnos o movilidad de los trabajadores para facilitar la identificación de los aspectos clave a gestionar en el control horario; integrar los turnos de trabajo con el control horario, las vacaciones o el calendario laboral o establecer contadores para delinear la gestión de presencia y ausencia u horas extras; o centralizar la información son algunas de las recomendaciones de los expertos para gestionar de manera eficiente el trabajo de los empleados.
Involucrar al capital humano en su propia gestión
Hacer realidad estas recomendaciones de forma efectiva pasa por involucrar al capital humano en su propia gestión y es una de las posibilidades que GTT, el software de gestión del tiempo de aggity, abre en las organizaciones. GTT facilita la organización del sistema de trabajo gracias a la integración de los cuadrantes de trabajo, la mejora y optimización de la organización a través del control del calendario laboral, los horarios y los ciclos de trabajo. GTT también permite crear calendarios individuales que recogen los descansos legales y controlar las incidencias de cada trabajador, además de integrar funcionalidades para establecer turnos de trabajo adaptados a las necesidades de personal y empresa.
GTT tiene en cuenta cuatro pilares capitales de la empresa -el trabajo, las personas, la administración y las estructuras- con el objetivo de facilitar la toma de decisiones con tiempo y basadas en datos reales y mejorar, como consecuencia, los índices de cobertura y las ratios de productividad.
Bajo una filosofía Social Business, la herramienta está disponible en su versión GTT Digital Time Plan, que integra el sistema de mensajería corporativa, la red social corporativa y la comunicación vía vídeo para ofrecer, en forma de app fácil e intuitiva, una herramienta que permite la geolocalización física de los profesionales, así como el marcaje directo en cualquier lugar en el que se encuentre el profesional.
La aplicación, a la que también se puede acceder desde la web, también permite el envío de forma automática y segura de mensajes directos entre los profesionales de la empresa a través de Corporate Messenger by aggity, así como obtener de manera cómoda y sencilla un informe del registro diario de jornada. De esta forma, los profesionales juegan un papel más activo en su propio desarrollo y gestión.
La mejora de la productividad es, desde hace años, una asignatura pendiente y en un momento de digitalización y transformación en el entorno laboral, hacer uso de la tecnología, más que una opción, es un imperativo.
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