Cómo reducir gastos en la gestión de RRHH
Para implementar un modelo de RRHH que sea práctico, eficiente y sostenible en costes es esencial que los datos con los que trabajen los especialistas sean de calidad, se recopilen y exploten de una manera adecuada.
Un estudio reciente recoge que el coste medio en España durante 2020 en la gestión de recursos humanos ascendió a 236 euros al año por empleado.
En estos casi dos años de pandemia la práctica totalidad de las empresas se han visto obligadas a redefinir sus estrategias, no solo de negocio, también de la gestión de los recursos humanos. Junto a las tareas propias de sus responsabilidades (nóminas, formación y desarrollo del talento…), los expertos de los departamentos RRHH se han enfrentado a un ajuste de los gastos para adaptarse a nuevos presupuestos.
Es lo que se conoce como Total Cost of Ownership (TCO), o coste total de propiedad, en referencia a la fórmula con la que se evalúan los costes y beneficios directos e indirectos relacionados, en este caso, con los recursos humanos. Esto incluye no solo los gastos de salarios y asociados a la nómina, también todos aquellos factores unidos intrínsecamente a la gestión de personal y aquellos que responden a las circunstancias, en este caso de la pandemia, un tiempo de retos para RRHH.
Un estudio reciente revela que en 2020 en España los equipos de RRHH de las empresas de tamaño medio invirtieron casi la mitad de su tiempo (45%) en actividades administrativas repetitivas, como la administración de nóminas (18%), de RRHH (14%) y la gestión de ausencias (13%). También recoge que el coste medio de gestión ascendió a 236 euros al año por empleado (297 euros si se incluyen costes ‘ocultos’).
IA aplicada al control de los gastos
En cualquier contexto, pero sobre todo en el actual, es necesario evaluar e identificar cada uno los costes asociados a la gestión administrativa de los recursos humanos para poder gestionarlos de la manera más optima y eficaz. Esto implica no solo considerar los gastos más evidentes también los menos visibles como:
• Disponibilidad de herramientas tecnológicas para el mantenimiento de la actividad y la gestión de los procesos relacionados con las funciones de recursos humanos (pago de nóminas, control de horarios, gestión de descansos y ausencias, etc.).
• Externalización de servicios para la automatización y gestión de procesos e instalaciones, así como para el cumplimiento de nuevas normativas y requerimientos legales en materia laboral.
• Capacidad de adaptación para sobrellevar situaciones que se escapan a cualquier plan de negocio, lo que implica una actualización constante de los empleados en todos los niveles para afrontar el futuro con más seguridad.
Para implementar un modelo de RRHH que sea práctico, eficiente y sostenible en costes es esencial que los datos con los que trabajen los especialistas sean de calidad y se recopilen y exploten de una manera adecuada por soluciones como BesTalent IA by aggity. Al tratarse de un software de gestión de recursos humanos basado en tecnologías de inteligencia artificial (IA), esta plataforma es capaz de aportar valor en todos los momentos de la relación del empleado con la empresa.
Gracias al uso de algoritmos predictivos aplicados al análisis y la interpretación de la actividad de los empleados en base a indicadores clave, es posible conseguir beneficios en la gestión de personal, la evaluación de su desempeño, la mejora de la productividad, así como en el uso de recursos externos para obtener los resultados deseados con un control adecuado de los gastos.
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Cómo sacar partido a los datos para optimizar el trabajo
Horarios, descanso, tiempo dedicado a la finalización de un proyecto, organización del trabajo o conocimientos y habilidades de los empleados son algunos de los datos que permiten mejorar los resultados de las compañías.
Los departamentos de RRHH tienen la oportunidad de aplicar estrategias a partir de la información que arrojan los datos en todas las áreas objeto de su actividad.
Hasta hace no mucho tiempo los profesionales de los recursos humanos llevaban a cabo la gestión del personal guiándose por los informes que los supervisores realizaban de sus empleados y tomando como referencia los resultados que los trabajadores obtenían en el desempeño de sus funciones. Se puede decir que la toma de decisiones se basaba muchas veces más en criterios subjetivos que objetivos y no siempre con un conocimiento certero de toda la información necesaria.
Con el uso del big data y su análisis, gran parte de los posibles sesgos se eliminan. Los departamentos de recursos humanos tienen la oportunidad de aplicar estrategias a partir de los resultados que arrojan los datos en todas las áreas objeto de su actividad, desde la incorporación de un nuevo trabajador a la empresa, pasando por el seguimiento de sus aptitudes, y hasta la puesta en marcha de acciones para la retención del talento.
Las métricas a tener en cuenta para optimizar el trabajo son principalmente:
• Jornada laboral.
Se trata de los datos relacionados directamente con los reglamentos y normativas, esto es: horarios de trabajo, descansos, vacaciones o cumplimiento de las distintas leyes laborales (por ejemplo, el control de la jornada laboral o la regulación del teletrabajo). Con el análisis de estos factores es posible garantizar el cumplimiento de la normativa.
• Desempeño.
El tiempo que se ha dedicado a un proyecto o trabajo permite saber si los recursos se están utilizando de la manera más favorable para alcanzar los objetivos de la empresa. Estos datos han de medirse durante la realización del trabajo para conocer si la organización y asignación de tareas está alineada con los objetivos de la compañía.
• Productividad.
Medir los resultados obtenidos tras la finalización de un proyecto o trabajo permite conocer si la estrategia adoptada ha sido la más eficiente o si es necesario aplicar cambios. También se pueden analizar las métricas acerca de la productividad de cada empleado y, así, adaptar su jornada a esta métrica.
• Identificación del talento.
Contar con datos acerca del desempeño y la productividad de los trabajadores permite tener un mejor conocimiento de los trabajadores y sus habilidades. Gracias a ello, la empresa tiene localizado a su talento interno para mejorar su eficiencia y favorecer al mismo tiempo su carrera profesional.
Para sacar partido a todos estos datos es fundamental contar con un software como BesTalent IA by aggity, que digitaliza y automatiza todas estas funciones. Por ejemplo, cuadrando horarios para que siempre haya suficientes empleados para responder a las necesidades de la actividad o realizando un control de la jornada, independientemente de si el empleado desempeña su actividad de manera presencial o telemática.
También soluciona de forma flexible y sencilla la planificación de la evaluación del desempeño y la dirección por objetivos, ayudando a gestionar todo el proceso. Permite configurar qué factores definirán el modelo de evaluación de cada organización en consonancia con su escala de valores e, incluso, crear diferentes patrones para aplicarlos a distintas áreas de la compañía en función de sus requerimientos y necesidades.
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Identificar y fidelizar el talento
En el momento de gestionar el talento, ya sea para incorporar nuevos profesionales o promocionar a los propios empleados, es esencial optimizar al máximo la fase de identificación y filtrado de perfiles.
Un software de gestión de talento es la tecnología que ayuda a las organizaciones a reclutar, compensar, evaluar y capacitar a los empleados.
Hasta hace poco y todavía en algunas organizaciones, los departamentos de Recursos Humanos se limitaban, principalmente, a hacer un seguimiento del desempeño de los empleados, completar los formularios de los procesos de contratación y cese de personal, y atender y resolver dudas relacionadas con las condiciones laborales de los trabajadores.
Sin embargo, con la automatización de la mayoría de estas tareas, ahora se les pide que asuman un papel más importante: fomentar el talento como un recurso estratégico indispensable en cualquier empresa. En este nuevo escenario de retos para los profesionales de RRHH, el software de gestión de talento se ha convertido en una pieza fundamental del engranaje de las compañías.
Se trata de “la tecnología que ayuda a las organizaciones a reclutar, compensar, evaluar y capacitar a los empleados”, según la definición que recoge TechTarget en uno de sus informes. Estas aplicaciones están facilitando la transformación de los departamentos de Recursos Humanos en máquinas eficientes de contratación, formación, promoción y retención.
Cómo identificar el talento
En el momento de gestionar el talento, ya sea para incorporar nuevos profesionales o promocionar a los propios empleados, es esencial optimizar al máximo la fase de identificación y filtrado de perfiles.
Como se adelantaba más arriba, la mejora operativa de los departamentos de Recursos Humanos ha de pasar por la incorporación de una solución que automatice parte de las fases de los procesos de selección como BesTalent by aggity. Este software de gestión permite buscar e identificar talento externo e interno de una manera más ágil y efectiva.
Esta solución facilita, por ejemplo, la incorporación de un módulo de selección de personal dentro de la propia página web de la compañía, incluidas grandes empresas y multinacionales. Gracias al empleo de tecnologías de inteligencia artificial, ayuda a los responsables de Recursos Humanos en la puesta en marcha de los procesos de reclutamiento, desde el mismo momento de la elaboración de un perfil con los requisitos que ha de cumplir el candidato.
Una vez creada la posición vacante, la aplicación se encarga automáticamente de comunicar la oferta a través del portal del empleado, en el caso de las promociones internas o, si se trata de la captación de talento externo, publicarla en plataformas de reclutamiento. Los currículos se reciben de manera jerarquizada, según una serie de palabras clave preestablecidas, y ejecutando así el primer filtrado de perfiles.
Con esta primera selección se reduce el número de candidatos que optan al puesto con la seguridad de que todos ellos cumplen, al menos, con los requisitos mínimos especificados en la vacante. De esta forma, se mejora la eficiencia del departamento de Recursos Humanos en el proceso de reclutamiento, al mismo tiempo que aumenta la probabilidad de que el profesional elegido se ajuste mejor a los requerimientos y necesidades de la compañía.
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Evaluación del desempeño, clave en la gestión de talento
Para una adecuada gestión del personal los especialistas en RRHH han de valorar cómo se está desenvolviendo cada empleado en su puesto de trabajo. La planificación de la evaluación del desempeño y la dirección por objetivos con IA ayudan a gestionar este complejo proceso.
El activo más valioso de cualquier organización son las personas que forman parte de ella. El modo en el que lleven a cabo su trabajo facilita a la empresa cumplir con los objetivos propuestos, de ahí que los departamentos de Recursos Humanos tengan entre sus funciones la de evaluar el desempeño de los empleados. Esto incluye la gestión de competencias, descripción y valoración de los puestos de trabajo, dirección por objetivos y formación, entre otros.
Para que los resultados de estas evaluaciones sean una referencia fiable, es imprescindible recurrir a datos objetivos y acordes a la estrategia de la compañía. Si no es así, las decisiones que se tomen basándose en ellos pueden provocar el efecto contrario e influir negativamente sobre el plan empresarial.
No hay que ignorar que se trata de un proceso complejo en el que participan las emociones, las situaciones particulares y las afinidades personales, aunque en ocasiones estas motivaciones sean inconscientes.
Datos objetivos para una mejor evaluación
El uso de técnicas de inteligencia artificial (IA) facilita la medición, control y mejora de la actuación de las personas en sus respectivos puestos de trabajo sin que intervengan cuestiones subjetivas. Para que esto sea así, la mejor opción es automatizar estas valoraciones con una herramienta como People, uno de los módulos de la plataforma de gestión para recursos humanos BesTalent IA by aggity.
Este software soluciona de forma flexible y sencilla la planificación de la evaluación del desempeño y la dirección por objetivos, ayudando a gestionar todo el proceso. El módulo permite configurar qué factores definirán el modelo de evaluación de cada organización en consonancia con su escala de valores e, incluso, permite crear diferentes patrones para aplicarlos a distintas áreas de la compañía según sus requerimientos y necesidades.
En la evaluación del desempeño entran en juego cinco características clave que contempla este módulo. Por un lado, realiza un análisis de los resultados obtenidos por cada empleado, con la posibilidad de efectuar las correcciones oportunas favoreciendo su desarrollo profesional. Con esta información se detectan cuáles son las necesidades de formación y se comprueba si el sistema de selección y promoción interna es correcto.
Gestión de candidatos
Gestión Curricular:
Contiene la trayectoria profesional tanto interna como externa de los empleados de la empresa, en cuanto a tratamiento curricular y gestión por competencias.[/fusion_li_item][fusion_li_item icon=»»]
Catálogo de puestos:
Dispone de la definición y descripción de perfiles competenciales.
Informes:
Definición rápida y fácil por parte de los usuarios de pantallas de consultas, informes, estadísticas, etc. Con exportación a Excel.
Planes de carrera:
Definición y seguimiento del plan teniendo en cuenta la rotación departamental, evolución salarial y formativa.
Gestión de los procesos de selección y tratamiento de candidato Interno y Externo
Junto a estos aspectos formales, también se contemplan cuestiones económicas y se considera si la política retributiva establecida por la compañía se ajusta a los resultados para, en caso contrario, corregirla y plantear otra más equitativa y motivadora. Por último, el uso de un software de evaluación del desempeño ayuda en la planificación adecuada de los recursos humanos desde el trabajador hasta la dirección.
La integración de IA en soluciones de evaluación del desempeño permite una mejor gestión del talento, favoreciendo el desarrollo de la carrera profesional de los empleados de manera mucho más acorde a sus aptitudes y objetivos y, en consecuencia, aumentando la productividad del negocio. Un rendimiento que, de acuerdo con los análisis realizados por aggity, se puede elevar hasta en un 42% en el conjunto de la organización.
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