Automatización para elevar el rendimiento laboral
A pesar del avance de la digitalización en las empresas, aún existen muchas tareas rutinarias, repetitivas y escaso valor que realizan personas, cuando la automatización permite su desarrollo en segundos y sin intervención humana.
La automatización se traduce, en una reducción de la entrada manual de datos del 90% y una disminución de los tiempos del 25%, al tiempo que se incrementa un 40% la calidad.
Existen muchas tareas que no solo restan a los profesionales una cantidad importante de tiempo que podrían dedicar a labores que aportan más valor, también impactan negativamente en los costes y elevan, además, el riesgo de introducción de errores. Y hay una derivada adicional, la frustración de los profesionales, que conduce al deterioro del clima laboral, cuando lo deseable es justamente lo contrario: a mejor clima laboral, mayor productividad.
En este contexto, las oportunidades de automatización en las empresas son importantes y la tecnología RPA, en combinación con la tecnología BPM y la analítica de datos, se ha convertido en impulsora del avance.
Entre los campos de aplicación de RPA en las empresas sobresale administración y finanzas, donde los profesionales dedican buena parte de su tiempo a tareas rutinarias, mecánicas y que requieren la toma de decisiones repetitivas como, por ejemplo, la contabilización de facturas. La aplicación de RPA en los procesos financieros ofrece muchos beneficios.
También en el mundo de la producción industrial, aunque la automatización ya ha alcanzado un nivel importante, existen oportunidades de avance con la hiperautomatización de las plantas de fabricación.
Otras áreas potenciales de aplicación de RPA son marketing y RRHH, donde también existen muchos procesos automatizables. RPA permite escalar la automatización del marketing, incluyendo tareas y procesos fundamentales para la puesta en marcha y el desarrollo de las campañas y liberar a los especialistas, de modo que pueden aplicar su talento a actividades que exigen mayor creatividad.
Igualmente, RRHH es un ámbito proclive para explotar la automatización con un impacto positivo tanto en los gestores del talento como en los equipos de trabajo y los profesionales, independientemente del área en el que desarrollen su trabajo. En la primera vertiente, muchos profesionales de RRHH se encargan de tareas rutinarias que les impiden dedicarse a actividades de alto valor como la atracción, la potenciación y la fidelización del talento. Entre estas tareas de escaso valor, y que pueden llegar a resultar frustrantes, se incluyen, por ejemplo, el ajuste de las nóminas cuando se producen cambios en la planificación o los turnos de trabajo, la gestión de solicitudes de días libres o vacaciones, o los distintos procesos necesarios para el onboarding de un nuevo empleado.
Así mismo, RPA eleva de forma notable la productividad y l rendimiento laboral de los profesionales, puesto que, de media, la automatización se traduce en una reducción de la entrada manual de datos del 90% y una disminución de los tiempos del 25%, al tiempo que se incrementar un 40% la calidad de los procesos.
En suma, las ventajas de la implantación de un sistema RPA son múltiples: eleva la velocidad en la ejecución de los procesos, incrementa la fiabilidad, reduce errores, mejora la experiencia de empleados y clientes, disminuye tiempos y ahorra costes, además de imprimir seguridad al tratamiento de la información.
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Las ventajas de digitalizar la gestión del talento
Facilitar el proceso de onboarding, fidelización del talento y mejora continua de la productividad son algunas de las ventajas que aporta el uso de una plataforma de RRHH y gestión del talento en cualquier tipo de empresa.
Es posible liberar de tareas rutinarias a los profesionales del área de RRHH y que dediquen ese tiempo a otras actividades que aporten valor añadido al negocio.
El uso de plataformas de software para la gestión de las personas y el talento en compañías digitalizadas forma parte de la propia estrategia de negocio. Hay sectores con un mayor número de trabajadores, como banca o salud, más proclives a ello; pero en otros ámbitos, como la industria, abordar la digitalización de los procesos de gestión de los empleados, si bien pueden entrañar un desafío, los beneficios son rápidamente constatables.
En cualquier organización, con independencia de su tamaño y actividad, es posible involucrar a los profesionales en la gestión, y al mismo tiempo, liberar a los profesionales de RRHH de tareas rutinarias con escaso valor para dedicar ese tiempo a actividades de valor añadido.
Contar con una plataforma de RRHH y gestión del talento como BesTalent IA by aggity facilita mucho el día a día y potencia las capacidades de estos profesionales. Entre sus principales ventajas figuran:
• Facilitar el proceso de onboarding. Las tareas relacionadas con el mismo se llevarán a cabo de forma eficiente. Los contratos y otros procesos asociados pueden tramitarse de forma ágil, utilizando la firma digital si es necesario y gestionando con seguridad los datos personales.
• Planificación inteligente: La correcta planificación en el área de RRHH, que implica tener en cuenta múltiples variables tales como horarios, turnos, vacaciones, así como imprevistos, es fundamental para asegurar que las necesidades de la organización están siempre cubiertas y se cumplen sus objetivos.
• Mejora continua de la productividad. Analizando “el cómo” trabajan los profesionales y cruzando esa información con su impacto en determinados indicadores de negocio es posible identificar las mejores formas de trabajar.
• Fidelización del talento. Hoy en día es necesario, y factible gracias a la tecnología, tomar constantemente el pulso a la organización, a las inquietudes, impresiones y sentimientos de los profesionales. Solo así es posible contribuir de forma sólida a la fidelización del talento, lo que redundará en mayor productividad y eficiencia.
Disfrutar de estas ventajas implica un trabajo previo de análisis de la situación de partida y de definición de los objetivos que persigue la organización a través de la transformación digital de la gestión del talento. Y, al mismo tiempo, juegan un papel fundamental tecnologías en auge en el mundo de los RRHH como la Analítica y la Inteligencia Artificial (IA), y la Automatización Robótica de Procesos (RPA).
Gracias a People Analytics, los profesionales pueden tomar decisiones en base a datos e informaciones concretas, en lugar de depender de intuiciones e impresiones, un avance que aumenta la credibilidad y capacidad de argumentación de las áreas de RRHH.
Por su parte, RPA, que se extiende a modo de una capa transversal sobre todos los módulos de la plataforma, permite reducir tiempos y costes, y ganar agilidad y calidad, al permitir que sea la tecnología la que se encargue de ejecutar todas esas tareas rutinarias y repetitivas que los responsables de RRHH realizan de forma manual.
Este doble avance en inteligencia y automatización permite a los gestores del talento centrarse en funciones más estratégicas para potenciar y fidelizar el talento, asegurando además la mejora continua de la productividad.
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Aportar valor en la gestión de RRHH
El 40% de los españoles confiesa sufrir estrés laboral, por lo que es imprescindible realizar un trabajo previo de detección que permita establecer estrategias con las que minimizar su malestar.
La detección temprana de posibles problemáticas relacionadas con el bienestar emocional es uno de los puntos destacados en la hoja de ruta a seguir.
Las funciones de los responsables de Recursos Humanos y gestión del talento incluyen tareas repetitivas y poco creativas como la revisión de peticiones de vacaciones, ajustes de nómina, preparación de contratos, envío de certificados de retención por email, cálculo de ratios de igualdad retributiva, entrada en diferentes sistemas para solicitar datos e información a las nuevas incorporaciones, revisión de hojas de cálculo para gestionar turnos de trabajo, etc.
Todas ellas son labores tediosas a las que aportar poco valor añadido, con las que los expertos en RRHH pueden acabar frustrados. Una situación que no es buena para ellos ni para su crecimiento profesional ni tampoco para la organización en la que trabajan.
Las aspiraciones de los profesionales de esta área están dirigidas, mayoritariamente, a aportar valor a la empresa para mejorar su estrategia de formación, evolucionar el modelo de evaluación del desempeño u optimizar los recursos para fidelizar el talento. Cuestiones que no tienen tiempo de abordar ocupados en otro tipo de trabajos más mecánicos.
Transformación digital con criterio
La transformación digital es la panacea que se presenta como solución a este tipo de problemas. La incorporación de plataformas tecnológicas facilita el día a día de estos trabajadores, pero si su implantación no se aborda de la forma correcta las tareas repetitivas y tediosas seguirán persistiendo en la ejecución de los procesos.
Por ejemplo, ante la incorporación de nuevos profesionales, estas soluciones permiten tramitar sus contratos de forma ágil, emplear la firma digital cuando se necesita y gestionar datos personales y contractuales. Pero se sigue requiriendo el empleo de mucho tiempo en tareas rutinarias que, además, pueden inducir a error al tener que introducir datos de manera manual.
Así, algunas estas soluciones requieren la entrada en otra web, con su usuario y contraseña, para solicitar teléfonos móviles; a otra para activar seguros médicos; enviar un correo al departamento de TI con multitud de datos para que se asignen portátiles; otro para conseguir las aplicaciones necesarias; otro para planificar sesiones de acogida…
Plataformas como BesTalent IA by aggity, son capaces, a partir de grandes cantidades de datos (big data), de aplicar algoritmos que facilitan a las máquinas el aprendizaje de tareas complejas (machine learning) para, en consecuencia, tomar decisiones con un margen de error prácticamente inexistente (inteligencia artificial).
Este tipo de soluciones de RPA aplicadas al área de Recursos Humanos consiguen, por un lado, estandarizar procesos y mejorar la consistencia de los datos con los que se trabaja y, por otro, liberar el tiempo de los profesionales de RRHH para que puedan dejar en manos de la tecnología la introducción de datos en un software de gestión de nóminas y eliminar así los riesgos de errores y poder dedicarse a tareas de mayor valor y al desarrollo de nuevas competencias.
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