Qué es la automatización robótica de procesos
Bajo el término RPA se engloban aquellas herramientas que, concretamente, replican acciones humanas, pueden actuar con otras aplicaciones, no necesitan una integración compleja y son capaces de interpretar datos mediante OCR.
Las empresas ya han previsto que aumentarán sus inversiones un promedio del 43% en RPA para 2024.
La automatización robótica de procesos (RPA, por sus siglas en inglés) es un fenómeno cada vez más extendido y que se está incorporando paulatinamente a los flujos de trabajo de las empresas. Se estima que el crecimiento global de este mercado será del 40% en 2024. Las empresas, por su parte, ya han previsto que aumentarán sus inversiones un promedio del 43% en RPA para ese mismo año.
Bajo el término RPA se engloban aquellas herramientas que, concretamente, replican acciones humanas, pueden actuar con otras aplicaciones, no necesitan una integración compleja y son capaces de interpretar datos mediante OCR (Optical Character Recognition). Es el caso de acciones como las de mover archivos y carpetas o las de copiado y pegado de texto, y también el rastreo de datos web o la conexión a las APIS de un sistema.
Para evitar confusiones, es necesario remarcar que dentro de la RPA no están incluidas aquellas aplicaciones que interactúan con los humanos, ni las que tienen cierto grado de entendimiento ni aquellas soluciones completas para todos los problemas relacionados con los procesos.
Se trata más bien de soluciones que permiten automatizar procesos intensivos repetitivos y bajo contenido cognitivo, permitiendo liberar de estas tareas a las personas para que realicen tareas de valor añadido.
¿Cuándo aplicar la RPA?
La RPA es una categoría de soluciones software utilizadas para automatizar procesos que consisten, principalmente, en tareas manuales. Se caracterizan por tratarse de aplicaciones estables múltiples y en las que hay que prestar atención a los errores. La mayoría de ellas basadas en reglas, es decir, que requieren instrucciones formalizadas simples.
Como se señalaba más arriba, uno de los ejemplos más ilustrativos acerca del uso de RPA es la automatización del proceso de mover archivos de una carpeta a otra, cuando la carpeta de origen está completa y la de destino completamente vacía. Si se realizara de forma manual, el operador debería replicar la acción para cada uno de los archivos que quiere trasladar. Con el empleo de una herramienta de RPA, esta se encarga de mover automáticamente todos los archivos. Una vez que se ha completado la tarea, la carpeta de origen estará vacía, mientras que la destino se encontrará completa.
Otro ejemplo de uso más complejo de RPA tiene que ver con los sitios web que alimentan sus datos a partir de un archivo .csv. Si esta tarea se ejecuta manualmente, el operador navega por la web e informa de los datos en el archivo .csv para todos los elementos de interés. Al automatizarse, la aplicación RPA se encarga de capturarlo y devolver los datos dentro de un archivo *.csv.
La descarga de archivos adjuntos de correo con una determinada palabra clave en el asunto o rellenar un formulario con datos de una hoja de Excel también son tareas completamente automatizables con herramientas RPA.
Los beneficios de la implantación de un sistema RPA son múltiples y diversas. Entre ellas se cuentan el aumento de la velocidad de ejecución de los procesos, el incremento de la fiabilidad al reducirse el número de errores, ahorro de costes, mejora de la experiencia de empleados y clientes, y mayor seguridad en el tratamiento de la información.
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Beneficios de RPA en procesos financieros
La implementación de sistemas de gestión financiera modernos, actualizados y automatizados agiliza el control de la economía de la empresa, a la vez que facilita su organización y aporta beneficios en múltiples procesos financieros.
Un sistema RPA permite digitalizar todas las tareas contables, además de facilitar la adaptación antes posibles cambios de manera completamente automatizada.
El trabajo contable está plagado de tareas monótonas que no admiten errores. La introducción de datos, realización de cálculos, comprobación de la información bancaria o la elaboración de informes son parte de ellas. Hasta hace no mucho tiempo, todos estos procesos de realizaban de forma manual y eran susceptibles de incluir fallos, además de consumir mucho tiempo y recursos.
La automatización robotizada de datos (RPA, por sus siglas en inglés) facilita la gestión de todas estas actividades mecánicas que, gracias a las soluciones tecnológicas, ya no precisan de la intervención humana.
De esta forma, no solo se reducen los errores, también se libera a las personas de estos trabajos tediosos y, en su lugar, pueden sacar partido a su creatividad para mejorar la competitividad de las empresas.
La implementación de sistemas de gestión financiera modernos, actualizados y automatizados agiliza el control de la economía de la empresa, a la vez que facilita su organización y aporta beneficios en múltiples procesos financieros:
• Finanzas y activos fijos: facilita el acceso a la información financiera para observar las tendencias y obtener una visión general de la actividad empresarial
• Conciliación bancaria: ofrece un modo eficaz de controlar las cuentas bancarias y monetarias en las instituciones financieras
• Facturación: centraliza la información contable de la empresa, las especificaciones de registro y otros datos importantes
• Gestión de gastos: manejo de grandes volúmenes de tickets y recibos, desde la captación y entrada de tickets hasta los circuitos de validación, contabilización y liquidación
• Gestión de compras y aprovisionamiento: permite gestionar todo lo relacionado con proveedores y aprovisionamiento, así como con licitaciones, reduciendo costes y agilizando el proceso integral de compra
• Gestión documental: unifica y mejorar la operativa documental con la posibilidad de integrar distintos entornos adaptables a las necesidades de cualquier compañía
Para abordar esta automatización, la implantación de un software de gestión financiera como Uniclass by aggity permite a las compañías digitalizar todas las tareas contables, además de facilitar la adaptación antes posibles cambios y cubrir todas las fases del proceso financiero de manera completamente automatizada. Otra de las ventajas de esta plataforma es que se trata de un sistema financiero totalmente independiente e integrable con otras plataformas.
Además, gracias al empleo de sistemas integrados de automatización y análisis es posible detectar discrepancias y se facilita, con todas sus funcionalidades, la concordancia de los registros contables de la empresa con los movimientos bancarios para asegurarse de que las cuentas cuadren.
De esta forma, no solo se dispone de un registro de todos los gastos y la facturación, también es posible el control del presupuesto y la reducción de los riesgos ante posibles desviaciones o imprevistos del mercado. Algo que, tras lo vivido durante la pandemia, resulta de vital importancia para asegurar el éxito y la continuidad operativa de las organizaciones.
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Beneficios de RPA en la cadena de suministro
Mejorar la eficiencia de los costes, los tiempos de procesamiento de servicio y la satisfacción de clientes y empleados son parte de las ventajas de la automatización de la cadena de suministro con herramientas de analítica de datos e inteligencia artificial.
La automatización robótica de procesos tiene un impacto directo en la cadena de suministro gracias a la transformación de gran parte de sus operativas.
La automatización robótica de procesos o RPA, por sus siglas en inglés, permite que las tareas más rutinarias y monótonas dejen de formar parte de la actividad de las personas para que sean ejecutadas por robots o tecnologías informáticas. Su uso en las organizaciones, según Gartner, crecerá del 55% en 2019 al 90% para 2022.
La implementación de RPA supondrá un incremento del 40% en la calidad de los métodos y productos, un aumento de la eficiencia en un 30%, la reducción de la entrada manual de datos en un 90% y la disminución de los tiempos de producción en un 25%.
La automatización robótica de procesos tiene un impacto directo en la cadena de suministro gracias a la transformación de gran parte de sus operativas. Sus principales ventajas son:
1. Mejora la eficiencia de costes
Con la automatización de tareas muchos trabajos y gestiones se agilizan, reduciendo los gastos de algunas partidas y permitiendo ajustar los costes.
2. Reduce los tiempos de procesamiento
Al no depender de la gestión manual de procesos, es posible reducir los tiempos de procesamiento y respuesta de los trabajos y, en consecuencia, eliminar los errores operativos que en ocasiones cometen los profesionales al introducir, por ejemplo, datos de forma manual.
3. Mejora la satisfacción de clientes y empleados
La tramitación de facturas o la gestión de pedidos son parte de esas tareas repetitivas de las que quedan exentos los empleados con la implantación de un sistema RPA. En su lugar, pueden dedicarse a cuestiones más creativas y de valor añadido, que aumentan su satisfacción laboral, al mismo tiempo que los clientes ven mejorada la calidad del servicio.
4. Maximiza el ROI
RPA tiene un período de recuperación de la inversión corto ya que los robots impulsan las aplicaciones existentes con bajos costes de integración. La automatización robótica de procesos proporciona un alto potencial de retorno que se puede aprovechar para impulsar otro tipo de iniciativas dentro de la organización y potenciar el negocio para hacerlo más competitivo.
5. Monitoriza el proceso de principio a fin
La RPA es una tendencia tecnológica estratégica que permite automatizar prácticamente cualquier tarea repetitiva e incluso descubrir qué procesos pueden ser automatizados y crear bots que los ejecuten.
6. Asegura la escalabilidad y multicanalidad de los procesos
Conseguir la gobernabilidad de los procesos al automatizar, combinando sistemas e incluyendo a personas, procesos y tecnología, potencia los beneficios de la RPA y mejora los flujos de trabajo.
Para beneficiarse de todas estas ventajas resulta fundamental seleccionar la herramienta RPA adecuada. El software modular Smart Factory by aggity permite seleccionar las soluciones que mejor se adapten a la cadena de suministro de cada organización para implementar una estrategia de automatización de procesos.
Nuestra plataforma para la digitalización y automatización combina la analítica de datos y la inteligencia artificial para automatizar los procesos de producción y mejorar la interconectividad de toda la cadena de suministro con programas para su planificación, organización y control. De esta forma es posible monitorizar, desde una única solución, todos los activos, informatizarlos y dar paso una gestión más eficiente y competitiva.
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Ventajas de la hiperautomatización de las máquinas
Combinar diferentes tecnologías permite automatizar la fábrica más allá de lo que conocemos hasta ahora y aumentar la productividad, reducir costes e incrementar la competitividad en su aplicación en los procesos industriales.
La principal herramienta para llevar a cabo esa hiperautomatización es el uso de un sistema de automatización robótica de procesos o RPA, por sus siglas en inglés.
La hiperautomatización supone dar un paso más en la automatización tal y como la conocemos hasta ahora. Se trata de combinar diferentes tecnologías para aumentar las posibilidades que cada una de ellas ofrece por separado en su aplicación en los procesos industriales, aunque también en otras áreas y sectores que requieran una mejora en sus procesos para aumentar la productividad, reducir costes e incrementar la competitividad.
En el caso del entorno de la fábrica, la principal herramienta para llevar a cabo esa hiperautomatización es el uso de un sistema de automatización robótica de procesos o RPA, por sus siglas en inglés. RPA permite realizar tareas repetitivas con el uso de tecnologías como big data, machine learning e inteligencia artificial.
De esta manera es posible contar con grandes cantidades de datos (big data) con los que desarrollar algoritmos que facilitan a las máquinas el aprendizaje de tareas complejas (machine learning) y, en consecuencia, dichas máquinas son capaces de tomar decisiones (inteligencia artificial) de un modo similar al que lo haría una persona.
La implantación de estas tecnologías en la industrial para lograr la hiperautomatización aporta las siguientes ventajas, recogidas por la consultora Deloitte en uno de sus informes:
• Los robots pueden ejecutar tareas de manera precisa 24×7, lo que incrementa la capacidad de procesamiento
• El RPA estandariza y optimiza procesos, mejorando la calidad y el coste de la energía
• Es posible lidiar mejor con picos de actividad transaccional
• La automatización de procesos ayuda a liberar el tiempo del talento humano para que puedan desarrollar nuevas competencias e incrementar la competitividad de un negocio
• El RPA abre las puertas para que se utilice el insourcing en los procesos, lo cual otorga mayor control sobre el modelo de entrega de servicios
• Las plataformas RPA son seguras y es posible auditarlas y gestionarlas con facilidad
• Los procesos automatizados mejoran la calidad y la consistencia de los datos, lo cual deriva en mejoras en analytics e ingresos
• El RPA tiene un periodo de retorno de inversión bajo y puede ser implementado con bajos costes de integración
• Generalmente, las aplicaciones de RPA tienen un ROI alto, el cual puede ser utilizado para impulsar iniciativas estratégicas
No obstante, para beneficiarse de todas estas ventajas resulta fundamental seleccionar la herramienta RPA adecuada para cada negocio. Un software modular como Smart Factory by aggity permite seleccionar las soluciones que mejor se adapten a cada empresa para implementar una estrategia de automatización de procesos.
Nuestra plataforma para la digitalización y automatización de la fábrica combina la analítica de datos y la inteligencia artificial para automatizar los procesos de producción y mejorar la interconectividad de la fábrica con programas para la planificación, la organización y el control de planta. De esta forma es posible monitorizar, desde una única solución, todos los activos, informatizarlos y dar el paso hacia una fábrica hiperautomatizada más eficiente y competitiva.
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Qué es y para qué sirve un sistema RPA
Con la utilización de un sistema RPA se consigue que sea la tecnología la que ejecute tareas repetitivas de forma que las personas se dediquen a llevar a cabo otro tipo de acciones más creativas y de valor añadido.
Gartner prevé que la adopción de RPA (Robotic Process Automation) en las organizaciones crecerá del 55% en 2019 al 90% en 2022.
Antes de definir qué es la RPA o automatización robótica de procesos, hay que resaltar que se trata del mercado de software de más rápido crecimiento. Según la consultora Gartner, su adopción en las organizaciones ha pasado de crecer en el entorno del 55% en 2019 a hacerlo al 90% en 2022. El motivo de este desaforado crecimiento no es otro que con el uso de software RPA se consigue que sea la tecnología la que ejecute aquellas tareas repetitivas, monótonas y de escaso valor para que los empleados puedan llevar a cabo labores más creativas, de mayor valor añadido y que, a su vez, generen un impacto más importante en el negocio de la organización.
Ante la madurez de RPA
Aunque el software y los robots RPA no son una novedad del mundo tecnológico actual, es ahora cuando se puede decir que han alcanzado su madurez. En estos momentos, la automatización robótica de procesos ya puede, por ejemplo, llevar a cabo procesos o tareas relativamente complejas.
Empresas pertenecientes a distintos sectores ya están empleando herramientas de RPA para realizar procesos de alta complejidad. Y es que, en realidad, los sistemas RPA no son más que robots capaces de aprender gracias al entrenamiento que se le ha proporcionado a través de diferentes reglas.
Las ventajas de un sistema RPA
Una de las ventajas de introducir en cualquier tipo de proceso productivo de una organización las soluciones de RPA es que éstas se pueden ir incorporando de manera progresiva. Esto supone que las empresas no tienen que realizar cambios repentinos ni variar las dinámicas sobre las que funciona una empresa. Y es que, la principal ventaja de automatizar utilizando tecnología RPA es que no impacta ni interfiere con el resto de los sistemas de la compañía: no se necesita ningún tipo de adaptaciones de los sistemas actuales ya que el automatismo actúa como un usuario más simulando las acciones necesarias.
Otra de las ventajas que proporciona la RPA se encuentra en que disminuye los errores que sí podían cometer los humanos. A fin de cuentas, un robot RPA no se agota ni enferma, por lo que la eficiencia de los procesos se incrementa.
Las ventajas de la implantación n de un sistema RPA son múltiples y diversas. Entre ellas se cuentan el aumento de la velocidad de ejecución de los procesos, el incremento de la fiabilidad al reducirse el número de errores, ahorro de costes operativos gracias a la automatización de tareas complejas pero rutinarias, mejora de la experiencia de empleados y clientes debido a que los procesos son más fluidos y rápidos y mayor seguridad en el tratamiento de la información.
En el caso de la producción industrial, la automatización de procesos lleva produciéndose desde antes de la actual cuarta revolución industrial. Sin embargo, la digitalización ha supuesto un salto cuantitativo y cualitativo que incluye el uso del RPA para apoyar todo el ciclo productivo, desde la mejora de la logística, controles de calidad, mantenimiento predictivo, previsión de la demanda y control del inventario o el marketing.
Atendiendo a los resultados, su implementación se traduce en un incremento del 40% en la calidad de los métodos y productos, un aumento de la eficiencia en un 30%, la reducción de la entrada manual de datos en un 90% y la disminución de los tiempos de producción en un 25%.
Cultura de automatización
Es importante que las organizaciones empiecen a crear una cultura de la automatización, que muestre las ventajas y los beneficios que proporciona RPA no solo para el negocio, sino también para el desarrollo profesional de los propios trabajadores, que pueden liberarse de las tareas tediosas para empezar a desarrollar estrategias más innovadoras y aportar más valor a la organización.
Para el desarrollo de la RPA dentro de las empresas, es muy importante conocer los sistemas involucrados y la funcionalidad de los procesos. Por ejemplo, en el caso de las compañías que tienen un importante número de procesos a robotizar, será necesaria la implementación de una plataforma RPA cuyo coste puede, en un primer momento, resultar elevado, pero que se verá compensado por la reducción de costes obtenida.
Monitorización de procesos
Para implantar este modelo de industria, con la automatización robótica de procesos en el centro de todos los procesos, es imprescindible recurrir a soluciones como Smart Factory by aggity. Al tratarse de un sistema modular, la plataforma es capaz de adaptarse a las necesidades de cada cliente, manejar los grandes volúmenes de información de forma contextualizada y holística, e identificar la raíz de los problemas, además de predecir el comportamiento futuro de la fábrica para tomar las decisiones más adecuadas.
Desde una sola plataforma es posible acceder a informes y monitorización en tiempo real, con visibilidad de todos los procesos, informatización de los muestreos de calidad, y a la planificación, organización y control de los procesos de la fábrica de manera automática y personalizada.
Esta transición hacia un mayor uso de los datos lleva aparejada la digitalización de toda la información y la eliminación de los documentos en papel. Esta evolución supone un cambio en el desempeño y las funciones de los empleados, pero proporciona grandes beneficios: la mejora de la eficiencia, ya que es posible detectar fallos más rápidamente; y la reducción del gasto, al eliminar los costes, directos e indirectos, del uso de papel.
Gracias a la recopilación y análisis de los datos que generan todos los activos, en las fábricas inteligentes es posible mejorar el rendimiento, las competencias laborales, corregir los errores en tiempo real y aumentar la calidad del producto final. El resultado es una empresa más competitiva y un incremento de la rentabilidad.
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